サービス担当者会議とは？事業所の準備・進め方と照会対応を解説

居宅介護支援事業所から届く開催案内への日程回答、当日に持参する記録の整理、欠席時の照会への回答。会議に呼ばれるたびに、何をどこまで準備すればよいか判断がつかないとお悩みの訪問介護・訪問看護事業所の管理者様も多いのではないでしょうか。

サービス担当者会議を開催するのは介護支援専門員（ケアマネジャー）ですが、招集される事業所側にも運営基準上の役割があります。会議で何を求められるかを知らないまま出席すると、自事業所の役割が曖昧なまま計画に反映されてしまうこともあります。

本記事では、会議に招集される側である事業所の視点で解説します。主催者ではない立場でどこまで踏み込んで発言し、何を記録として残すべきかを、自事業所に当てはめて判断できるようになります。

サービス担当者会議とは

サービス担当者会議は、居宅サービス計画（ケアプラン）の原案について、担当する各サービス事業所の担当者や主治医などが専門的な見地から意見を出し合う会議です。開催は介護支援専門員の運営基準上の義務とされています。対象は、要介護のご利用者様に対する居宅介護支援での会議です。ここでは、会議の目的と参加者、開催のタイミングと頻度を解説します。

会議の目的と話し合う内容

会議の目的は、ケアプランの原案に対して各専門職の意見を求め、必要な調整を行うことです。運営基準でも、原案の内容について担当者から専門的な見地からの意見を求めることとされています。会議で出された意見を踏まえて介護支援専門員が原案を調整し、ご利用者様またはご家族に説明したうえで、ご利用者様の文書による同意を得てケアプランが確定します。

会議で扱われるのは、ご利用者様の生活全体の課題と、それに対する各サービスの役割分担です。自事業所が何を担うかがここで方向づけられるため、出席する事業所にとっては単なる情報共有の場ではありません。

混同されやすいのが、事業所内や病院で行われるケアカンファレンスです。ケアカンファレンス全般に一律の開催義務は定められておらず、目的も主催者も異なります。両者の違いは、以下の記事で解説しています。

関連記事：医療・介護におけるケアカンファレンスとは？目的、効率的な進め方、参加のポイントを解説

主催者と参加メンバー

開催するのは、居宅介護支援事業所の介護支援専門員です。招集の判断も日程調整も主催者側が行うため、事業所は招集を受けて出席する立場です。

運営基準では、ご利用者様およびそのご家族の参加を基本として開催するとされています。主な参加者と、会議で担うことは次のとおりです。

※このほか、通所サービスの生活相談員など、計画に位置づけたサービスの担当者が加わります。

会議はご利用者様の居宅で行われることが多く、難しい場合は事業所などで開かれることもあります。開催場所と所要時間に法令上の定めはありません。事業所側は会議そのものの時間だけでなく、移動時間を含めて予定を空ける必要があります。

専門職が一堂に会するサービス担当者会議は、多職種連携が実際に動く場面のひとつです。連携の全体像は、以下の記事で解説しています。

関連記事：在宅看護に欠かせない多職種連携とは？必要性とそれぞれの役割を解説

開催のタイミングと頻度

サービス担当者会議の開催頻度は、「毎月1回」のように一律に定められているわけではありません。会議が必要となる場面ごとに開催します。

開催の場面は、運営基準で原則として開催が求められるもの、運営基準で必要に応じて随時開催するもの、実務上の判断で開かれるものに分かれます。これらは混同されやすいため、区別して押さえます。

運営基準で原則として開催が求められるのは、居宅サービス計画の新規作成時と変更時、要介護更新認定を受けた場合、要介護状態区分の変更の認定を受けた場合の4つの場面です。ただし、ご利用者様の状態に大きな変化がみられない軽微な変更の場合は、会議を含む一連の手続きを要しない場合があります。

これらで会議を開催しないときは、やむを得ない理由がある場合を除き、居宅介護支援事業所側が運営基準減算の対象になります。所定単位数の50%が減算され、その状態が2か月以上継続すると算定できません。

このほか、福祉用具貸与を計画に位置づけている場合は、必要に応じて随時会議を開催し、継続して貸与を受ける必要性を検証することも運営基準に定められています。

※退院・退所や状態の急変に伴って居宅サービス計画を新規作成・変更する場合は、「原則として開催」の場面にあたります。

なお運営基準では、ご利用者様が末期の悪性腫瘍である場合など、介護支援専門員が主治の医師等の意見を勘案して必要と認めるときは、担当者への照会等により意見を求めることができるとされています。

参考：独立行政法人福祉医療機構 WAM NET「ケアマネジャーのしごとガイド ６．サービス担当者会議」

訪問介護・訪問看護事業所に求められる役割

会議で事業所に求められるのは、原案が実行できるかどうかの判断材料を示すことです。出席するには訪問予定の組み替えが必要で、負担は小さくありません。ここでは、事業所が報告すべき情報と、訪問看護の場合・オンラインで参加する場合それぞれの留意点を解説します。

サービス提供事業者として報告すべき情報

訪問介護については、指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準で、サービス提供責任者の責務として会議への出席等による連携が定められています。

一方、訪問看護には出席そのものを義務づける規定はありません。同基準の指定訪問看護の具体的取扱方針では、常にご利用者様の病状や心身の状況、置かれている環境の的確な把握に努めることが求められており、サービス担当者会議は、その把握と多職種連携の手段のひとつです。

参考：厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」

事業所に期待されるのは、ケアプランの原案に対して提供する側から見た実現可能性を示すことです。伝えるべき情報は次の4点です。

・直近の提供実績と、そこで見えたご利用者様の状態の変化

・原案の内容を、提示された時間帯・回数で提供できるかどうか

・提供のうえで支障になる住環境や生活リズムの事情

・他のサービスとの役割分担で調整が必要な点

このうち最も求められるのが、時間帯・回数で提供できるかの確認です。原案の段階で無理を伝えないままだと、提供できない予定が残ることになります。人員配置や移動時間の制約は、その場で伝えることで原案の調整に反映されます。

訪問看護が参加する場合の留意点

訪問看護は、適用される保険によって会議での立場が変わります。

介護保険の訪問看護は、居宅サービス計画に位置づくサービスです。区分支給限度基準額の管理対象となるため、原案の段階で他のサービスとの配分も論点になります。

訪問看護では、要介護・要支援の認定を受けている方について介護保険の給付が医療保険の給付に優先し、厚生労働大臣が定める疾病等に該当する場合、特別訪問看護指示書が交付された場合、精神科訪問看護基本療養費が算定される場合などに限って医療保険の訪問看護となります。医療保険の訪問看護は、区分支給限度基準額の管理対象になりません。

参考：厚生労働省「訪問看護療養費に係る指定訪問看護の費用の額の算定方法」

医療保険の訪問看護は給付管理の枠組みが異なるため、会議に招集されるかどうかも介護保険の場合と同じとは限りません。ただし在宅での療養を支える情報は共有される必要があり、招集の有無にかかわらず、介護支援専門員との情報共有の経路を確保しておくことが望まれます。

なお、退院の場面で行われる退院時カンファレンスは、サービス担当者会議とは別の枠組みです。目的も参加者も異なるため、以下の記事で違いを確認できます。

関連記事：【訪問看護師向け】退院時カンファレンスとは？目的や進め方、加算要件を徹底解説

オンライン開催で参加する場合の留意点

サービス担当者会議は、テレビ電話装置等を活用して開催することが認められています。運営基準では、ご利用者様またはそのご家族が参加する場合に限り、テレビ電話装置等の活用について当該ご利用者様等の同意を得なければならないとされています。

同意を得る責務は開催者である介護支援専門員にありますが、事業所側にも準備が必要です。参加する環境が整っていなければ、発言が伝わらないまま調整が進みます。確認しておきたいのは次の3点です。

・通信が安定し、映像と音声が途切れない場所を確保できるか

・ご利用者様の情報を扱うため、第三者に会話が聞こえない環境か

・訪問の合間に車内から参加する場合も、上の2点を満たせるか

オンラインでの参加なら移動時間がかからないため、日程を合わせやすくなります。一方で、画面越しでは伝わりにくい情報もあります。原案に対する意見のうち要点は、事前に文書で共有しておくと確実です。

報告につながる介護記録の書き方

サービス担当者会議で求められる情報の多くは、日々の記録の中にあります。記録が整理されていないと、当日に思い出せる範囲でしか報告できません。ここでは、記録の基本と、会議での報告につなげる押さえどころを解説します。

介護記録の基本の書き方

介護記録の書き方には、事業所の様式に関わらず共通する基本があります。指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準では、提供した具体的なサービスの内容等の記録を整備し、完結の日から2年間保存することが求められています。

読み手に伝わる記録にするための基本は、5W1Hを揃えること、事実と解釈を分けること、略語や曖昧な表現を避けることの3つです。

記録には、いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように行ったかという5W1Hを揃えます。5W1Hが揃っていれば、その場にいなかった人にも状況が伝わります。

客観的な事実と、書き手の解釈を分けて書きます。「元気がなかった」は書き手の解釈で、根拠が読み取れません。「朝食を半分残し、居間で横になっている時間が普段より長かった」と事実を書けば、読み手は状況を判断できます。

略語や曖昧な表現も、できるだけ避けます。記録はご本人やご家族が開示を求めることもある書類であり、多職種が読む書類でもあるためです。

特に注意したいのが、ご利用者様の状態を評価する言葉です。書き手の主観が入りやすく、開示を求められた際に誤解を招くこともあるため、次のように具体的な行動や場面に置き換えて記載します。

・「認知がある」→ 同じ質問を3回繰り返された

・「徘徊していた」→ 屋外に出て自宅に戻れない場面があった

・「不潔行為」→ 排泄物に手が触れている場面があった

・「暴言があった」→ 大きな声で「帰ってほしい」と言われた

関連記事：看護記録の書き方完全ガイド：記録の基本から効率化まで、看護業務をサポート

会議で報告できる記録にするためのポイント

日々の記録は個別の出来事が中心のため、そのままではサービス担当者会議で報告すべき変化を整理しにくい場合があります。報告で求められるのは「変化」であり、記録とは着眼点が異なるためです。

表のとおり、不足しがちなのは変化の前後の対比とその頻度です。会議で「最近少し大変になってきた」だけでは、計画を見直すための判断材料として十分ではありません。いつと比べてどう変わり、どのくらいの頻度で起きているかまで記録してあれば、そのまま報告の材料になります。

会議当日までの準備と当日の流れ

開催の連絡を受けてから当日までにやることは、主に書類の確認と意見の整理です。ここでは、事前に確認する書類、当日の発言、欠席する場合の照会への対応を解説します。

事前準備と持参する書類の確認

サービス担当者会議の開催案内を受けたら、まず原案を事前に受け取れるかを確認します。ケアプランの原案を当日その場で初めて見る状態では、実現可能性の判断ができません。

持参または手元で確認する書類は、次の4点です。

・ケアプランの原案（第1表から第3表）

・自事業所の直近の提供記録とサービス提供実績

・自事業所のサービス計画書（訪問介護計画書・訪問看護計画書）

・原案に対して伝えたい意見のメモ

このうち意見のメモは、当日の発言時間が限られることを踏まえた準備です。伝える順番を決めておくと、要点を落とさずに済みます。

当日の進行と発言のポイント

進行は介護支援専門員が担い、ご利用者様の状況の説明、原案の提示、各担当者からの意見、結論の確認という流れで進むのが一般的です。

事業所側が発言すべきなのは、原案どおりに提供できるかどうかです。提供できない条件があるなら、その場で伝えます。会議の結論を踏まえて原案が調整され、確定した計画に沿って提供することになるためです。

意見を述べる際は、記録に基づいて具体的に伝えます。「難しいと思います」ではなく、「この時間帯は他のご利用者様の訪問が入っており、30分後であれば対応できます」と代案まで示せば、その場で調整が進みます。

欠席する場合の照会への対応

出席できない担当者がいる場合、運営基準では、やむを得ない理由があるときに限り、介護支援専門員が担当者への照会等により意見を求めることができるとされています。

照会は、やむを得ない理由がある場合に認められる代替の方法です。事業所側は出席を前提に日程を調整し、難しい場合は理由を伝えたうえで照会に回答する、という順序で考えるのが確実です。なお軽微な変更は、前述のとおり会議を含む一連の手続き自体を要しない場合があり、照会による代替とは別の整理です。

前述の運営基準減算は居宅介護支援事業所側の減算であり、自事業所が減算されるわけではありません。ただし出席や照会への回答が滞ると、担当者の意見収集や計画の確定が遅れる可能性があります。

照会への回答では、次の3点を押さえます。

・原案に対する意見と、そう判断した理由

・自事業所として提供できる内容と、提供できない条件

・回答した日付と、回答した職員の氏名

回答は定型の文面で構いません。「原案の内容で提供可能です。ただし入浴介助を含む日は所要時間が延びるため、週2回までであれば対応できます」のように、可否と条件を分けて書き、末尾に回答日と回答者名を添えます。条件を具体的に書いておくと、そのまま会議の記録に反映されます。

回答の期限に法令上の定めはありませんが、開催日の前までに提出しておくのが確実です。会議の場で共有され、記録に反映されることが多いためです。

回答した文書は、自事業所にも控えを残します。どのような意見を出したかは、後日の運営指導や、計画と実際の提供内容にずれが生じた際の説明の根拠になります。

参考：厚生労働省「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」

出席と照会のどちらで対応するにせよ準備は必要ですが、出席する場合はその時間帯の訪問予定を組み替えて確保することになり、日程調整と予定の再作成の負担が特定の職員に集中しがちです。

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会議後の対応と記録の残し方

会議が終わると、結論を踏まえて原案が調整され、会議の要点が記録として残ります。ここでは、その記録が共有された場合に確認すべき点と、自事業所側での記録の扱いを解説します。

第4表の位置づけと事業所が確認すべき項目

第4表「サービス担当者会議の要点」は、会議の要点を記録する居宅サービス計画書の標準様式です。議事録と呼ばれることもあります。作成するのは介護支援専門員です。第4表が共有された場合は、自事業所に関する内容を確認します。

※表は事業所が確認する観点から主な記載欄を抜粋したものです。全記載欄と記入要領は、独立行政法人福祉医療機構 WAM NET「介護サービス計画書の様式及び課題分析標準項目の提示について」でご確認いただけます。

特に確認したいのが結論の欄です。会議で口頭で合意した内容と記載された結論に食い違いがあれば、後の提供内容がずれます。共有を受けた場合は、認識との相違がないかを確認します。

欠席して照会で回答した場合、記載要領では、原則として「会議出席者」の欄に出席できない担当者の所属・氏名と出席できない理由を、「検討した項目」の欄に照会した年月日・内容・回答を記載することとされています。ただし、これらを他の書類等で確認できる場合は、第4表への記載を省略できます。第4表が共有された場合は、自事業所に関する記載や照会への回答が適切に反映されているかを確認します。

自事業所の計画書・記録への反映と保存期間

事業所は、確定したケアプランに沿って自事業所のサービス計画書を作成または変更します。訪問介護であれば訪問介護計画書、訪問看護であれば訪問看護計画書が該当します。

訪問介護計画書の作成の流れと記入例は、以下の記事にまとめています。

関連記事：訪問介護計画書（ケアプラン）の作成の流れや記入例、作成のポイントを徹底解説

会議に関連して事業所側で保管するのは、照会への回答文書と、自事業所で作成・変更したサービス計画書です。第4表は、共有された場合にあわせて保管します。

ただし、保存期間を条例で5年と定めている自治体もあります。省令の2年を前提に運用していると条例に反する状態になるため、事業所所在地の自治体の条例を確認してください。

まとめ

サービス担当者会議は介護支援専門員が開催義務を負う会議ですが、招集される事業所にとっても自事業所の役割が固まる場です。運営基準で原則として開催が求められるのは、居宅サービス計画の新規作成時と変更時（軽微な変更を除く）、要介護更新認定時、要介護状態区分の変更認定時の4つの場面です。出席できない場合の照会は、やむを得ない理由がある場合に認められる代替の方法です。

まず着手できるのは、次に招集を受けたときに何を持参するかを決めておくことです。ケアプランの原案、直近の提供記録、伝えたい意見のメモの3つが揃っていれば、限られた発言時間でも要点を伝えられます。あわせて、日々の記録に日付・事実・頻度が残っているかを確認しておくと、報告の材料を探し直す手間が減ります。

会議に出席するには、その時間帯の訪問予定を動かす必要があります。訪問スケジュール・訪問ルートを自動で作成する『ZEST SCHEDULE』は、ご利用者様の希望時間や職員の勤務シフト、移動効率といった条件を考慮した予定を自動で作成し、会議や急な予定変更に伴う組み替えの負担軽減を支援します。作成にかかる時間的・精神的な負担を抑えることで、会議に充てる時間を確保しやすくなります。

あわせて、現場スタッフ向けモバイルアプリ『ZEST HUB』では、スマートフォンから訪問予定や移動時間、空き時間を一目で確認できます。訪問以外の予定も同じ画面で確認できるため、外出先から会議に参加する場合でも、その前後の訪問との間隔を把握しながら動けます。

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