サービス提供責任者（サ責）とは？仕事内容、資格、そしてキャリアの未来

サービス提供責任者（以下、サ責）は、訪問介護サービスの質の高い提供体制を維持するために不可欠な、訪問介護事業所の中核を担う重要な役職名です。

サ責の役割は、単に介護サービスを管理するだけでなく、利用者、ホームヘルパー、そしてケアマネジャーなど多岐にわたる関係者間の調整役として、個々の利用者に合わせた最適な介護を実現することにあります。
今回は、サービス提供責任者の役割や具体的な業務内容をご紹介いたします。

1.サービス提供責任者の役割と重要性

サービス提供責任者は、訪問介護サービスの利用者さんが質の高いサービスを受けられるようにサポートする役割を担っています。
ケアマネジャーが作ったケアプランをもとに、ヘルパーと利用者さんの調整・利用者さんのアセスメント・訪問介護計画書の作成・ケアマネジャーとの連携などサービス提供のための調整を行います。さらに、スタッフの指導や教育も行い、高品質な介護サービスの提供を確保します。各訪問介護事業所に配置されることから、ケアマネジャーより現場寄りの具体的なマネジメントを行う仕事と言えます。

2. サービス提供責任者になるための資格要件と最短ルート

サ責として働くためには、介護の専門知識が必要であるため、厚生労働省によって資格要件が定められています。

必須の資格要件

以下のいずれかの資格を取得している必要があります。
• 介護福祉士（介護に関する唯一の国家資格）。
• 介護福祉士実務者研修修了者。
• 旧介護職員基礎研修修了者。
• 旧ホームヘルパー1級（訪問介護員1級養成研修課程）修了者。

資格要件の重要な変遷（2018年改定）

かつては介護職員初任者研修（旧ヘルパー2級）の修了者も実務経験3年でサ責になれましたが、2018年の改定により、このルートは原則除外されました。ただし、初任者研修修了後、実務経験を540日以上積んでいる場合は、サ責となることが認められることがあります。

サ責を目指す最短ルート

無資格からサービス提供責任者を目指す場合、「介護福祉士実務者研修」を修了することが最短の道筋です。

実務者研修は受講要件がなく誰でも受講可能で、約450時間のカリキュラムを修了することで資格が得られます。この研修を終えれば、実務経験がなくてもサ責の要件を満たすことができます。

3.サービス提供責任者の給与は？

公益財団法人介護労働安定センターが実施した介護労働実態調査によると、令和3年度のサービス提供責任者の年収は399.5万円という結果でした。訪問介護員は339.8万円であるため60万円ほど年収に差があります。ステーションに1名以上は配置しなければならないことと、書類の作成や管理業務から訪問まで、幅広い業務に対応するため、好待遇で求人を出している事業所が多いようです。

出典：公益財団法人介護労働安定センター　介護労働実態調査

4.サービス提供責任者の配置基準は？

訪問介護事業所には1名以上のサービス提供責任者の配置が義務付けられており、以下のように直近3カ月の利用者数が40名増えるごとに、配置人員数も増加します。

また、2015年から配置基準に関する特例が加わり、以下3つの条件を満たしている場合には直近3ヶ月の利用者数50名につきサービス提供責任者の配置は1名で良くなりました。

訪問介護の人員基準では、サービス提供責任者の他に訪問介護員（ヘルパー）が常勤換算2.5人以上、管理者1名と定められています。サービス提供責任者は、「ヘルパー」または「管理者」どちらかと、管理者も「ヘルパー」または「サービス提供責任者」と兼務が可能ですが、『訪問介護員を常勤換算で2.5人以上』配置しなければならないため、兼務する場合でも最低3名の職員が必要となります。また、サービス提供責任者がヘルパーと管理者の両方を兼務することはできないため注意が必要です。

開業初期で利用者数が少ない場合には、兼務することで人的コストを削減することができるというメリットがあります。ただし、利用者数が増えると管理自体も大変になるので、利用者数の増加を確認しながら、採用活動も同時に行なっていく必要があります。

5.サービス提供責任者の具体的な業務内容

サービス提供責任者というと、利用者さんの介護計画書を作成をすることのイメージが強いかもしれませんが、それ以外にはどのような業務を行なっているのでしょうか。サービス提供責任者が行なっている業務を詳しくご紹介します。

利用者及びご家族へのアセスメント・面談

サービス提供責任者の業務として、利用者さんやご家族へのアセスメントが挙げられます。

サービス利用開始時には、利用者さんのご自宅の環境や心身の状況などが十分に分からないため、直接訪問しアセスメントを行います。訪問介護計画書を作成した段階では、ケア内容の説明や契約のために面談を行い、サービスの提供を開始した後は、利用者さんの状況を確認、把握するために定期的に面談を行います。

サービス担当者会議への参加

サービス担当者会議は、ケアマネジャーが作成したプランの内容や方向性を決定するときに、関係者が集まり開催されます。主に、ケアプランの内容を利用者さんに関わる医師や訪問看護・訪問介護などの事業者に情報を共有します。サービスを利用開始するとき以外には、要介護更新認定や要介護区分の変更を申請をするとき、利用者さんの身体状況や居住環境が大きく変化したとき、ケアプランの内容が変更になった時などに開催されます。利用者さんの状況に合わせて急に開催されることもあるため、急な日程調整が必要になる場合も多いようです。

訪問介護計画書の作成と管理

面談で得た情報やサービス担当者会議で話合われた内容、ケアマネジャーが立てたケアプランを基に、利用者さんに提供する介護サービスの具体的な計画を作成します。

訪問介護計画書では、アセスメントで得た、利用者さんの日常生活全般の状況を簡潔に記載し、利用者さん・ご家族が抱える課題、長期的・短期的に達成したい援助目標、1週間の訪問介護サービスの内容、提供する具体的なサービス内容・所要時間などを記載します。作成した訪問介護計画書は、利用者さんとご家族に同意を得ることで、サービス提供が可能になります。

ヘルパーのシフト調整・指導

サービス提供責任者は、利用者さんの状況やご希望、ヘルパーの能力や勤務可能時間を考慮し、ヘルパーのスケジュール管理や、提供サービスの内容・実施状況を確認・管理します。さらに、ヘルパーの指導や研修計画の作成などを行い、スキルアップをサポートします。また、サービス開始時や慣れていないヘルパーの業務開始時には訪問に同行してサポートをすることもあります。

モニタリング

モニタリングは、提供されるサービスの質を維持・向上させるために利用者さんやご家族と面談を行い、日常生活のお困りごとなどの現在の状況や目標設定が達成可能かどうかをコミュニケーションの中で確認していきます。訪問開始から1か月後に1回目のモニタリングを行い、その後はケアマネジャーと連携し、数カ月おきに実施します。

6. サービス提供責任者として働くメリットと課題

働く上での課題（デメリット）

• 人間関係の複雑さ: ケアマネジャーや、自身より年上のベテランホームヘルパーなど、さまざまな職種や立場の人との連携が多く、人間関係の調整やコミュニケーションに負担を感じる可能性があります。

• 業務量の過多: 人手不足の事業所では、事務作業に加え、ヘルパー業務のフォローや急な欠勤時の代行訪問が増え、全体の業務量が多くなりがちです。

• 直接介護機会の減少: 事務やマネジメント業務が増える分、利用者さんの介助に直接関わる機会は減ります。介護業務自体にやりがいを感じている人にとっては、この点がデメリットとなる場合があります。

7.訪問介護のDX化の取り組みでサ責の業務負担を軽減

サービス提供責任者の業務はご紹介した通り、サービスの管理からヘルパーのスケジュール管理、指導まで多岐に渡り、管理者やヘルパーを兼任していると、さらに多くの業務を行なわなければなりません。人員基準の条件にもあるように、IT活用で業務を効率化し、負担を軽減していくことが重要です。サービス提供責任者の様々な業務を効率化するツールがあるので、うまく活用しサービス提供責任者の生産性向上を目指しましょう。

訪問介護計画書作成のデジタル化

厚生労働省の調査によるとサービス提供責任者が新規利用者を受け入れるために、アセスメント訪問、ケアマネジャーとの調整に要する時間が1～3時間が34.4%、3～5時間が34.8%という結果となり、計画書の作成のみに要する時間は1～3時間が62.8%を占めていました。最大で40人の訪問介護計画書を1人で行なわなければならないため、これを全て1から作成しなければいけないのはとても大変で膨大な時間がかかります。さらに、計画書の作成は、サービス提供責任者の経験値によっても作成時間やクオリティに差が出やすく、経験が浅ければ確認や修正等でさらに作成時間がかかってしまいます。

そこで、訪問介護計画書の作成をデジタル化することで、アセスメントからシステムに入力していくことで、自動作成が可能なものやAI搭載のシステムも多くあります。
それらを活用することで作成時間を大幅に削減し、経験値による計画書のクオリティの差も軽減することが可能になります。

スタッフ管理システムの導入

訪問介護ではスタッフのシフト管理と訪問スケジュールの管理が発生します。スタッフの希望や夜勤、短時間勤務などを考慮したシフト作成やそのシフトを反映した上で利用者さんの希望を考慮しながら、訪問スケジュールを作成しなければなりません。

スタッフのシフトや利用者さんの希望時間、移動時間など複雑な条件を考慮しながら訪問スケジュールを作成するのは膨大な時間がかかってしまいます。さらに、職員の急なお休みや利用者さんの時間変更などが発生すると変更も発生し、日々の調整でも時間がかかってしまいます。シフトの作成を自動化するシステムや訪問スケジュールを自動作成するシステムを活用することで条件を設定するだけで自動で作成できたり、調整も簡単に行なえることで作成や調整にかけている時間を大幅に削減することが可能になります。

利用者情報のデジタル管理と共有

利用者さんの情報管理を電子カルテなどのツールで管理することで、効率的な情報管理が可能となります。訪問介護では特に、訪問先で利用者さんの情報を確認する場面があります。1日に訪問する利用者さんのカルテを持って訪問に行くことは体力的にも負担ですし、個人情報保護の観点でもあまり良くないでしょう。デジタル化することにより、訪問先や担当者会議など出先でも、利用者さんの医療情報やケアプランを簡単にアクセスでき、タイムリーなケア提供が可能となります。さらに、データのセキュリティ強化やバックアップの容易化により、情報の安全性も確保できます。

チャットツールの活用

サービス提供責任者は、緊急訪問の対応をすることが多く、担当者会議やモニタリングなど変則的に行動することが多いため、職員間で迅速かつ効果的なコミュニケーションをとるためには、チャットツールを活用することがおすすめです。スタッフ間のリアルタイムな情報共有が促進され、緊急時の対応も迅速に行えます。また、利用者さんやそのご家族との連絡もスムーズに行えるため、信頼関係の構築にも寄与します。さらに、履歴が残るため、過去のやり取りを簡単に確認でき、ミスの防止や業務の効率化にも繋がります。

訪問スケジュールのデジタル化は『ZEST』にお任せ

先ほども解説した通り、訪問スケジュールを作成する際には考慮しなければならないことが多くあります。作成に膨大な時間がかかる訪問スケジュールを自動作成可能な『ZEST』をご紹介します。

訪問スケジュールを自動作成・抜け漏れなくす簡単調整

訪問スケジュール自動作成クラウド『ZEST』は、スケジュール作成者に代わって、利用者さんの希望時間や利用者さんと職員のマッチング項目、職員の勤務シフトなどの条件に加え、担当者の固定やチーム制、ローテーション、複数名による同行訪問、施設やご夫婦への訪問など業界ならではの条件まで考慮し、人が考え抜いたかのような最適解をご提案し、スケジュール作成するサービス提供責任者の負担を軽減します。
スタッフ別で1日の訪問数の上限を決めることも可能なため、管理者やサービス提供責任者は件数を少なくする設定も可能です。また、隔週や隔月の訪問設定も可能なため、モニタリング訪問の計画も忘れずに立てることができます。

さらには、Googleマップと連携しているため、効率的な移動ルートを自動で計算し、効率的な訪問ルートで1日の訪問可能件数を増やし、スタッフの移動による負担を軽減します。

スマホ1台で予定・利用者情報を一元化

スマートフォンから、自分の1日の予定を確認できる『ZEST HUB』では、訪問予定に加え、訪問以外の予定、移動時間と空き時間も確認ができます。サービス担当者会議などの訪問以外の予定や空き時間を一目で確認できるので、「この空き時間でこの作業をしよう」と先を見据えたスケジュール管理が可能になり、空き時間を有効活用する生産性の高い働き方が可能になります。

さらに『ZEST HUB』上で利用者さん情報、申し送りのメモが確認でき、カルテやレセプト、チャットツールなどにも簡単に遷移できるため、時間がない中でもスムーズに記録・参照ができ、業務を効率的に進めることができます。

『ZEST BOARD』でスタッフの稼働率、空き時間を管理

訪問スケジュールのデータから経営指標を見える化する『ZEST BOARD』では、訪問件数・時間はもちろんのこと、移動時間や新規利用者数など経営に必要な情報をすぐに集計・グラフ化ができます。

また、スタッフ別の訪問件数・時間、移動時間やアイドリングタイム、弊社独自のアルゴリズムで算出するスタッフの負荷指数も算出できるため、数値をもとに正しい評価が可能になり、スタッフ本人も納得感を持つことができます。また、改善が必要な場合でも、数値として見えていることで、曖昧なアドバイスでは無く、建設的な会話が可能になります。

まとめ

多職種と連携しながら多くの業務を行なっているサービス提供責任者は大変ですが、やりがいも大きい仕事です。ステーションを維持するためにもサービス提供責任者の確保は重要になるため、デジタル化を推進し業務負担を軽減することで、利用者さん、ヘルパーのために時間を使うことができるのではないでしょうか。

ZESTでは、毎日無料オンライン説明会を行っておりますので、ご興味がございましたら是非お申込みください。

お役立ち情報の他に無料セミナーなどを行っております。実際に『ZEST』を導入して業務効率化に成功している事業所の経営者にご登壇いただくセミナーもございますので、是非ご参加ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。