皆さんは、訪問介護のスケジュール管理でどのようなお悩みを抱えていますか？
今回はよく耳にするスケジュールに関するお悩みと、そもそも望ましい訪問スケジュール管理とは何か？をご紹介いたします。
スケジュール管理でこんなことに困っていませんか？
こちらの章では、訪問介護業界特有の訪問スケジュール管理に関するお悩みを5つご紹介いたします。実際にスケジュール作成担当者さんがどんなことにお悩みなのか、ご確認ください。
利用者さんの希望に合わせたスケジュール管理が大変
訪問介護では、モーニングケアやイブニングケア、昼食時の訪問など一定の時間に集中した訪問を希望される利用者さんが多く、訪問の依頼が重なってしまいがちです。また、他の訪問看護やデイサービスなどの福祉サービスを受けている場合も多く、それらの時間も避けなければなりません。さらに、男性が良い、女性が良いなどの希望や、利用者さんとヘルパーの相性が合わなかった場合には配慮してあげるなど、考慮すべき条件が多々あるため、作成することにご苦労されている方が多いようです。
ヘルパーの都合に合わせたスケジュール管理が大変
土日休みや大型連休など休みの希望が多い場合、働ける職員数がどうしても手薄になってしまいます。しかし、利用者さんの中には毎日のケアが必要な方もいらっしゃるので、こういった時期にはシフトの調整をする必要があります。
また、喀痰吸引や経管栄養は資格が必要なため、どのスタッフが資格を取得していて、どの利用者さんに必要なのかを考慮してスケジュール作成を行なわなければなりません。ご利用者さんへのケアと、ヘルパーの希望をどう調整するか？といったお悩みの方がとても多いようです。
急なキャンセルや予定変更への対応
利用者さんの体調不良やご家族のご都合などで急なキャンセルや追加訪問が必要になる場合もあります。急な変更があった場合には、早急にスケジュールを変更し、タイムリーにヘルパーに共有しなければなりません。共有漏れにより、訪問のミスがあると利用者さんに迷惑が掛かり満足度低下に繋がってしまいます。
また、ヘルパーの急なお休みにも迅速に対応しなければなりません。お休みになったヘルパーの訪問予定を誰が代わりに訪問できるかを確認し、代わりに行くことが難しい場合には、訪問時間の調整と利用者さんへの打診が必要になります。この調整ややりとりだけで数時間も掛かってしまうこともあるようです。
精神的な負担が大きい
訪問スケジュールは考慮すべきことが非常に多いですが、それらの情報は全てスケジュール作成者の記憶に頼っていることが多いです。しかし、あらゆる条件を人の頭で記憶しておくには限界もあり、ミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。完璧に作ったつもりでも、「スケジュールに間違いがあったらどうしよう」と常に不安を感じている方も少なくありません。さらに、ヘルパーからの訪問スケジュールに関する不満も作成者に集中してしまいやすく、精神的な負担を感じやすいという課題も多いようです。
登録ヘルパー・パートのスタッフが多く管理が大変
訪問介護の特徴として、パートや登録ヘルパーの方が多いという実態があります。出勤する時間や働ける曜日がそれぞれ異なっている場合、訪問スケジュール管理は複雑になります。ヘルパーの出勤希望時間と訪問予定のバランスが取れないこともあるので、出勤時間の調整をお願いしたりなど、ステーションのやりとりも多くなってしまい管理が大変なってしまいます。
理想的な訪問スケジュール管理とは
前項で解説したルールや利用者さんのご希望を守るだけでは「理想的な訪問スケジュール管理」とは言えません。それでは、どんなことに注意すると良いのか、こちらの章では４つご紹介いたします。
スタッフの希望を叶える
ヘルパーの希望休は可能な限り叶えることでヘルパーの満足度が上がります。ただし、1日当たりの希望休の制限などを行なわなければ、他の職員に負担がかかってしまうこともあるので、訪問数と職員数のバランスを確認し、1か月の希望数を制限し、公平に休みを振り分けることが大切です。
また希望休に加え、ライフイベントの変化などへの柔軟な働き方への対応も必要です。産休・育休の取得はもちろんのこと、残業が発生しない環境作りや短時間勤務、直行直帰、中抜け等にも柔軟に対応することで、ライフイベントの変化による離職を防ぐことができます。
利用者とヘルパーが１対１の関係にならないようにする
訪問スケジュールには、担当固定制やチーム制、ローテーション等様々な組み方がありますが、訪問スケジュールの作成の手軽さから、担当固定制を採用している事業所が多いかと思います。ただし、スタッフの希望を叶え、柔軟な働き方を実現する為には、担当固定制ではなく複数の方が誰でも行けるようにしておくことが重要です。誰が訪問に行っても高い質を担保することができるよう、同行を強化するなどしてスケジュール作成の幅を広げておくことが重要です。
効率的な訪問ルートを作成する
移動時間だけではなく、距離も考慮して作成することが大切です。特に夏の暑い日や冬の寒い日などに長時間の移動が発生してしまうと、スタッフも疲弊してしまいます。可能な限り移動に時間を割かずに訪問ができるよう効率的なルートを考えることが重要です。
また、効率的なルートにすることで稼働率が向上し、1日あたりの訪問件数を増やすことができれば収益性の向上にもつながり、スタッフに還元する可能性も出てきます。
2時間ルールに注意する
訪問介護では、一人の利用者さんに対し1日の中で複数回の訪問を行うことが可能です。しかし、その間隔を2時間以上空けなければならないというルールが存在します。
2時間空いていない場合は、それらの訪問時間を合わせて1回の訪問として算定しなければならず、合算した単位数では、1回ずつの訪問の単位よりも単位数が下がってしまいます。収益性の観点を考慮すると、複数回の訪問が必要な場合は必ず2時間以上空けられるよう注意が必要です。
ただし、緊急時・看取り期・通院等乗降介助サービスの利用時などは2時間ルールの対象外となるため、スケジュール作成者はこのようなルールも頭に入れながら、スケジュールを組んでいく必要があります。
『ZEST』の活用で訪問スケジュールの悩みを解消！
訪問スケジュール自動作成クラウド『ZEST』では、訪問スケジュール管理に関するお悩みを解消し、より良い訪問スケジュール管理を叶えることが可能です。
冒頭でご紹介したお悩みがどのように解決できるのかをご紹介いたします。
利用者さんの希望・ヘルパーの都合に合わせたスケジュール管理
『ZEST』では、利用者さんの希望時間や利用者さんと職員のマッチング、職員の勤務シフトなどの条件に加え、担当者の固定やチーム制、ローテーション、複数名による同行訪問、施設やご夫婦への訪問など業界ならではの条件をすべて考慮し、スケジュール作成者に代わって最適解をご提案します。
このスキルがなければいけない、このヘルパーは相性等の観点でNGといった情報も考慮して作成が可能なので、スケジュール作成の負担を大きく軽減できます。
さらに、変則的な勤務となる登録ヘルパーやパートさんの勤務シフトも自由に設定することができるため、非常勤の方が多いステーションでも効率的な訪問スケジュールを簡単に組むことができるようになります。
急なキャンセルや予定変更の対応
利用者さんの体調不良やご家族のご都合、ヘルパーの急な欠勤でスケジュールの調整が必要な場合も『ZEST』なら簡単に調整を行うことができます。
利用者さんのご都合で1件だけ予定を変更する際は、ドラック＆ドロップで他の時間に簡単に調整が可能です。さらに、職員に必要なスキルがない、移動時間が足りないなど、ミスを防ぐためのアラート機能も搭載している為、連絡が来たタイミングで誰でもミスなく調整が可能になります。
また、職員の急なお休み等で複数の方の調整が必要になった時も、ロック機能で動かしたくない予定をロックし、それ以外の予定をすべて最適化する調整方法も可能です。状況に合わせて自由自在に調整が可能なため、調整に掛ける時間と手間を大幅に削減することができます。
精神的な負担を軽減
先ほどもご紹介した通り、『ZEST』は自動でスケジュールを作成するため、予定の間違いや抜け漏れの発生を防ぐことができます。さらに作成していることにより、スタッフの不満が作成者に集中することを防ぐことも可能になります。
また、スケジュールデータから経営指標を見える化する『ZEST BOARD』では、スタッフ別の訪問件数や時間、稼働率、空き時間、負荷指数等をグラフ化することができます。データがないと定性的な会話しかできませんが、数値として見られることでヘルパーと建設的な会話が可能になり、適正な評価も行うことができます。
まとめ
今回は、訪問介護の訪問スケジュール管理について、お悩みやルール、ZESTを活用して解決する方法をご紹介しました。より良いスケジュール管理を実現するためにもツールのご活用をご検討ください。
ZESTでは毎日無料オンライン説明会を行っておりますので、ご興味がございましたら是非お申込みください。
お役立ち情報の他に無料セミナーなどを行っております。実際に『ZEST』を導入して業務効率化に成功している事業所の経営者にご登壇いただくセミナーもございますので、是非ご参加ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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