【状況別の例文あり！】介護現場における事故報告書の書き方とその重要性

介護現場では、利用者さんの安全確保に日々最大限の注意が払われていますが、予期せぬ事故のリスクは常に潜んでいます。万が一事故が発生してしまった場合に必要となるのが「事故報告書」です。事故報告書は単なる事務手続きではなく、介護サービスの質向上や再発防止に向けた重要な役割を担っています。

本コラムでは、介護事故報告書の目的や作成方法、作成時のポイントなどを詳しく解説します。

介護事故報告書の目的と重要性

介護現場における事故報告書には、主に以下の目的があります。

事故の再発防止

介護事故報告書の最大の目的は「事故の再発防止」です。特に、命に関わる事故の場合は、適切な再発防止策が不可欠となります。事故の経緯や原因を詳細に記録・分析することで、同じような事故が再び起こることを防ぐための対策を検討できます。

再発防止策は実施するだけでなく、リスクが減少したか評価し、継続的に実施する必要があります。

全スタッフに事故の内容や再発防止策を周知

事故報告書を作成することで、事故の状況や対応内容を職員間で共有できます。これにより、チーム全体で事故の原因や対策について話し合い、今後の対応について共通認識を持つことができます。

実施した支援内容の証明

事故が発生する前後の利用者さんの様子や介護職員の介助内容などを報告書に記載することは、実施した支援内容の証明となり、事故の隠ぺいを防止します。これは、ご家族への説明や、万が一のトラブル発生時（訴訟など）において、事故の詳細を文書として記録することは、職員を守る役割も果たします。

介護サービスの質の向上

事故発生時にはその原因を検証し、今後の事故防止と介護サービスの質の向上を図る必要があります。事故報告書を通じて、職員全体のスキルアップやケア方法の見直しにつなげることができます。

適切な報告を行う義務があるため

特定の重大な事故については、行政への報告義務があります。事故報告書は、この報告義務を果たすための正式な書類となります。

事故報告書の基本的な作成方法と手順

事故報告書を作成する際は、厚生労働省が推奨する様式を使用することが望ましいとされています。施設独自で様式を作成している場合でも、厚生労働省の様式に含まれる項目が含まれているか確認してみましょう。

作成手順

介護事故報告書の作成は、一般的に以下の手順で行われます。

1.事故を発見する。

2.利用者さんの状態を確認する。利用者さんの安全が最も重要です。

3.周囲の職員に助けを求める。一人で無理に対応しないことが大切です。

4.上司またはリーダーに報告する。

5.必要であれば主治医に報告し指示を仰ぐ。全ての事故で主治医への報告が必要なわけではありませんが、各施設の方針を確認しましょう。

6.対応後は利用者さんの経過観察を行う。

7.職員間で事故の状況や原因、対策を考える。ご家族への報告に備え、情報共有は欠かせません。

事故報告書の項目

事故報告書の様式については、厚生労働省が推奨する標準様式を使用することが勧められています。この様式には、一般的に以下の9つの項目が含まれています。

1.事故状況：事故の程度（受診、入院、死亡など）を記入します。

2.事業所の概要：事故に関わった事業所の情報（法人名、事業所名、所在地など）を記入します。

3.事故の対象者：事故の対象となった利用者さんの基本情報を記入します。

4.事故の概要：発生日時、場所、種別、発生時の状況や事故内容の詳細を具体的に記入します。客観的な事実に基づき、5W1Hを意識して記載します

5.事故発生時の状況と対応：事故発生時の利用者さんへの対応や、医療機関での診断内容などを記入します。

6.事故発生後の状況と対応：事故後の利用者さんの状況、ご家族や関係機関への報告状況などを記入します。

7.事故の原因分析：事故の原因について、「利用者本人」「スタッフ」「環境」などの要因を分析し、具体的に記入します。

8.再発防止策：再発防止のための具体的な対策や、実施した対策の評価結果などを記入します。

9.その他特記事項：その他、共有しておきたい事項を記入します。

報告義務がある事故とは

全ての介護事故に行政への報告義務があるわけではありませんが、以下の事故については原則として報告が必要です。

・死亡に至った事故
・医師（施設の勤務医、配置医を含む）の診断を受け、投薬、処置等何らかの治療が必要となった事故

その他の事故については、各自治体の取扱いによって報告義務があるかどうかが異なる場合があるため、事前に確認しておくことが大切です。

報告期限に関して、第一報は事故報告書を可能な限り記載し、遅くとも5日以内に提出をします。その後、状況の変化等必要に応じて、追加の報告を行い、事故の原因分析や再発防止策等については、作成次第報告することと、厚生労働省より定められています。

出典：厚生労働省　介護保険施設等における事故の報告様式等について

事故報告書の報告対象となるサービス

事故報告書の報告対象となるサービスは、介護保険施設全般です。 具体的には、通所介護、認知症対応型共同生活介護事業者、特定施設入居者生活介護事業者、有料老人ホーム、サービス付き高齢者向け住宅、養護老人ホーム、軽費老人ホームなど、多くの介護サービスが対象となります。

介護事故報告書の記入例

ここでは、介護現場でよくある事故報告書の記入例をいくつかご紹介します。

施設での転倒事故の報告例

デイサービスでの誤嚥事故の報告例

内出血（痣）を発見した場合の報告例

訪問介護での熱中症の報告例

再発防止策を考える際のポイント

事故の原因分析を踏まえ、効果的な再発防止策を考える際には、以下の視点が有効です。

原因を多角的・客観的に分析する

故の原因は一つとは限りません。「利用者本人」「スタッフ」「環境」といった様々な視点から、何が事故につながったかを多角的に分析することが重要です。客観的な事実に基づき、「〇〇の可能性がある」といった推測も含めて原因を導き出します。

分析した原因に対応した対策を検討する

原因分析で特定した要因それぞれに対応した対策を検討します。例えば、環境要因が影響している場合は、床の濡れをなくす、手すりを設置するなど、環境を改善する対策が考えられます。スタッフ要因の場合は、介助方法の見直しや研修などが対策となり得ます。これにより、事故の原因そのものを排除したり、影響を最小限に抑えることを目指します。

運用・実現可能で効果的な対策を考える

考えた対策が、実際の介護現場で運用可能であるか、現実的に実現できるか、そして本当に事故の再発防止に効果があるかを検討します。

各職種と話し合う前に検討しておく

事故報告書作成後は、介護職員だけでなく他の専門職とも連携して再発防止策を話し合いますが、事故現場を知っている介護職員が事前に再発防止策をある程度考えておくことが、効率的な話し合いにつながります。最終的な対策は、各職種の意見を参考に決定します。

介護事故報告書を上手に書くポイント

事故報告書は、事故現場にいなかった職員や外部の関係者も読む重要な書類です。 誰が読んでも状況が正確に伝わるように、以下のポイントを意識して書きましょう。

ありのままの事実を書く

推測や主観、感情を交えず、客観的に観察した事実のみを記載します。

例えば、「転倒していた」だけでなく「どのように倒れていたか」など、見たままの状況を具体的に書きます。

具体的に分かりやすく書く

文章だけで状況を伝える必要があるため、曖昧な表現は避け、具体的に書くことが重要です。利用者さんの反応や声かけへの応答なども記載すると、当時の状況がより伝わりやすくなります。

5W1Hで簡潔に書く

「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）」の5W1Hを意識して記載すると、事故の基本的な状況が分かりやすく伝わります。

客観的に書く

個人の意見や感情ではなく、誰が見ても同じように理解できる客観的な事実に基づいた記述を心がけましょう。

誰にでもわかりやすい表現で書く

専門用語や略語は避け、簡潔で平易な言葉を使います。文章は時系列に沿って整理し、必要に応じて箇条書きなどを活用すると読みやすくなります。誤薬の事例のように、施設外の人が読む可能性がある場合は特に分かりやすい表現を心がけましょう。

時系列を整える

事故発生から対応までの流れを時系列に沿って整理して書くと、状況が明確になり理解しやすくなります。

事故報告書作成における注意点

事故報告書を作成する際には、いくつか注意すべき点があります。

虚偽の記載は絶対にしない

事故報告書に事実に基づかない情報を記載してはなりません。虚偽の記載は、適切な再発防止策の妨げとなるだけでなく、職員や施設への信頼失墜、さらには法的な問題に発展する可能性があります。客観的な事実に基づいた正確な情報を記載しましょう。

十分に調査し、事故要因を分析する

事故の再発防止という最も重要な目的を達成するためには、事故が発生した状況を十分に調査し、原因を適切に分析することが不可欠です。原因分析が不十分だと、効果的な再発防止策を講じることができません。

裁判の証拠となる可能性に留意する

事故が発生した場合、利用者さんやそのご家族から訴訟を起こされる可能性があります。そのような場合、事故報告書は、介護施設や職員に安全配慮義務違反や注意義務違反がなかったかを判断する上で、重要な証拠となる可能性があります。この点を踏まえ、事実を正確かつ詳細に記録することが重要です。

その他、事故報告書について知っておくべきこと

事故報告書は誰が書くべきか

基本的に、事故を最初に発見・対応した職員が中心となって記載します。なぜなら、事故発生時の状況や初期対応の事実を最もよく把握しているためです。ただし、施設のルールによっては、上司や管理者が内容を確認し、必要に応じて加筆・修正を行って正式な文書として完成させる場合もあります。この際も、管理者は事実に基づいて報告書を作成する必要があります。

介護の事故報告書の保存期間

事故報告書の保存期間に関する法令上の明確な規定がない場合もありますが、多くの施設では2年～5年間程度の保存が一般的です。行政からの指導や、万が一の法的対応に備えるため、施設内で保管期間をルール化しておくことが大切です。

事故報告書とヒヤリハット報告書の違い

事故報告書は、実際に利用者さんが負傷したり、被害が発生したりした「被害が発生した事象」に対して作成されます。一方、ヒヤリハット報告書は、「重大な事故には至らなかったが、一歩間違えれば事故につながっていたような事例」に対して記録されるものです。どちらも再発防止に向けた重要な資料として活用されます。

事故報告書を活用したスタッフの教育方法

事故報告書は、再発防止策の検討だけでなく、スタッフの教育にも有効です。過去の事故事例を共有することで、具体的なシチュエーションをイメージさせ、注意喚起や適切な対応方法の習得につなげることができます。職種ごとに起こりやすい事故事例を共有することも効果的です

ICTツールの活用について

近年、介護現場ではICT化が進んでおり、事故報告書の作成や分析に役立つツールも登場しています。例えば、見守りシステムは転倒事故の予防に、服薬介助支援ツールは誤薬防止に効果が期待できます。電子的な報告書の作成やデータ管理は、分析や情報共有を効率化する狙いもあります。

事故報告書など、ケアに直結する業務の時間を確保するためには『ZEST』

訪問介護の現場でも、事故報告書の作成や事故発生後のカンファレンスの時間は十分に確保しなければなりません。しかし、事故報告書の作成時間が確保できず、残業になってしまったり、職員を集めてカンファレンスを行う時間が確保しづらいという現状があります。

このような、利用者さんのケアに直結する業務の時間を確保するために、訪問スケジュールから収益最大化を実現する『ZEST』をご紹介します。

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収益最大化に貢献する『ZEST』の機能をご紹介します。

「ZESTSCHEDULE」で稼働率の高い効率的なスケジュールを自動で作成

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さらには、Googleマップと連携しているため、効率的な移動ルートを自動で計算し、効率的な訪問ルートで1日の訪問可能件数を増やし、スタッフの移動による負担を軽減します。

利用者さんの情報を登録する時点で、保険種別の登録を行い、訪問頻度や曜日の登録も行うので、保険種別や訪問時間、頻度を間違えてしまう心配も不要です。さらに、サービスによって色の変更がカスタマイズできるため、保険種別や特指示などによって、スケジュールの色をカスタマイズして、一目で見分けがつくようにすることも可能です。

※データ量、ネット環境、条件の複雑さによって時間は変動します。

『ZEST HUB』で生産性の高い働き方を実現し人材定着アップ

スマートフォンから、自分の1日の予定を確認できる『ZEST HUB』では、訪問予定に加え、訪問以外の予定、移動時間と空き時間も確認ができます。サービス担当者会議などの訪問以外の予定や空き時間を一目で確認できるので、「この空き時間でこの作業をしよう」と先を見据えたスケジュール管理が可能になり、空き時間を有効活用する生産性の高い働き方が可能になります。

さらに『ZEST HUB』上で利用者さん情報、申し送りのメモが確認でき、カルテやレセプト、チャットツールなどにも簡単に遷移できるため、時間がない中でもスムーズに記録・参照ができ、業務を効率的に進めることができます。

空いている時間を管理し、効率的に業務を進められることで生産性の向上や記録による残業を減らすことも可能です。

効率的な営業活動を『ZEST RRM』で実現

在宅特化型の営業DXクラウド『ZEST RRM』では、営業経験の少ない医療・介護従事者の皆様が、効率的に地域連携強化を実現するためのソリューションです。

訪問介護の営業は一般企業の営業とは違い、営業が主な活動ではなく、訪問と訪問の合間などの空き時間などに地域連携先に訪問することが多いかと思います。ZEST RRMでは、ZEST SCHEDULEと連携しているため、スケジュール上の空き時間から、地域連携活動を追加することが可能で、自動レコメンド機能により営業効果の高い地域連携先を前後の訪問予定とエリアが近い順で提案されるため、空き時間で効率的な営業活動を実現します。

また、営業活動後はスマートフォンやタブレットなどから記録を残すことが可能です。相手の書簡などは4種類のアイコンを選択するだけなど、感覚的に記録を残せるようになっています。さらに、記録した営業活動の結果を、自動で集計し一覧で確認することができます。地域連携先からの紹介実績や接触数、課題発見率、解決率などの活動状況も数値で確認できるため分析結果から連携活動の質を高めることが可能です。

このようにZEST RRMを活用した営業活動を行っていくことで、より効率的に、効果の高い営業活動を実現することが可能です。

これらの、スケジュールの効率化による事業所全体の稼働率向上、ステーションの働き方改革の推進でスタッフの採用・定着、営業活動の効率化で引き合いの拡大、新規依頼の増加により売上向上に繋がり、継続的に収益を最大化し続けられるサイクルを回すことが可能です。

『ZEST BOARD』で必要な数値を見える化し、正しい評価を

さらに、今までご紹介した、スケジュールデータ、RRMにより蓄積したデータから経営指標を見える化する『ZEST BOARD』では、訪問に関する、訪問件数、移動時間、新規利用者数など経営に必要なデータを自動で集計・グラフ化ができます。RRMで蓄積した営業活動量や紹介数なども自動で集計。エンゲージメント状況を客観的に評価し、営業活動の的確な方針を立てることが可能です。これにより地域連携先とのお引き合いを拡大できます。

また、スタッフ別の訪問件数・訪問時間、移動時間やアイドリングタイム、弊社独自のアルゴリズムで算出するスタッフの負荷指数も算出できるため、数値をもとに正しい評価が可能になり、スタッフの働く満足度や環境整備に繫がり、スタッフの採用・定着に繫がります。

まとめ

介護現場における事故報告書は、事故の再発防止、サービスの質向上、そして実施した支援内容の証明という重要な目的を持っています。特に転倒事故は発生しやすいため、適切な報告書の作成とその活用が不可欠です。

報告書を書く際は、厚生労働省推奨の様式を参考に、ありのままの事実を、具体的に、5W1Hを意識して客観的に記載することがポイントです。また、原因を多角的に分析し、原因の排除や環境変更といった視点から具体的な再発防止策を検討・実施することで、利用者さんの安全な生活を守り、介護の質を高めることに繋がります。

正確で分かりやすい事故報告書を作成することで、施設全体の安全管理体制が強化され、利用者さんが安心して過ごせる環境を提供できるでしょう。

ZESTでは、毎日無料オンライン説明会を行っておりますので、ご興味がございましたら是非お申込みください。

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最後までお読みいただきありがとうございました。