訪問看護におけるケアマネジャーの役割とは？営業のポイントも確認しよう

ケアマネジャーは、訪問看護と関わる際にどのような役割を果たしているのでしょうか？ケアマネジャーの役割をしっかり理解することで、営業の際に伝える内容や日々の報告の内容もより良いものにすることができます。

営業のポイントもご紹介しますので、是非今後の営業活動にお役立てください。

訪問看護におけるケアマネジャーの役割

ケアマネジャーは利用者さんやご家族と福祉サービスを繋いでいます。実際にどのような役割をはたしていて、どのような流れで訪問看護ステーションに依頼が来ているのかをご紹介いたします。

利用者さんとご家族のニーズの把握

ケアマネジャーの主な仕事はケアプランの作成や給付管理です。このケアプランを作成するために利用者さんとご家族が今後どのようになりたいのか、どのような生活をしたいのかを明確にします。利用者さんやご家族の福祉に関する相談に乗ることで、不安に感じている原因を理解し、より良い生活に向けたケアプランの立案ができます。さらに利用者さんのお身体の状態から、どのようなサービスを利用すると良いのかを検討し、利用者さんとご家族に提案します。

要介護認定の支援とケアプランの作成

先ほどもご紹介した通り、ケアマネジャーの主な仕事はケアプランの立案です。アセスメントから抽出した課題に加え、利用者さんとご家族の希望を踏まえた支援目標を設定し、それを基にケアプランを作成します。基本的には、介護保険サービスを中心に計画を立てますが、利用者さんの状態やご希望に応じて、その他のサービスも含めて検討をします。

多職種への連絡と調整

立案したケアプランに沿ったサービスを提供するために、それぞれの担当の事業所へ連絡をし、支援内容やスケジュールを調整する役割を担っています。ケアマネジャーがサービス担当者会議を開催し、利用者さん、ご家族の課題や希望、ケアプランを利用者さんに関わる福祉サービスの事業者と共有をします。さらに、各担当者から専門的な意見を聞くことで、具体的なケア内容を計画に反映し、より円滑にサービスを提供できるようにしています。そのため、訪問看護師は、訪問中に気が付いたこと、関係者に共有したいことや多職種に相談したいことなどを、サービス担当者会議で共有します。また、サービス担当者会議以外にも、利用者さんと関わる中で気づくことがあれば、その都度ケアマネジャーに連絡を取り情報を共有しておきましょう。

給付額・負担額の把握と管理

ケアマネジャーはケアプランに基づいて、サービス事業所に送付するサービス提供表と利用者さんに交付するサービス利用表を作成します。それに基づき、利用者さんとサービス事業者に毎月のサービスの実績を確認し、その実績を基に給付管理表を作成します。さらに、利用者さんの負担額がいくらになるのか確認し、介護保険の給付管理を行っています。そのため訪問看護のサービスコードが間違っていないか、訪問時間の変更や訪問追加・キャンセルがあった場合には報告が必要となります。

必要に応じてケアプランの調整

利用者さんの状況は毎日変化する可能性があります。例えば、転倒や病状の悪化で入浴に支援が必要になってしまった場合や食事に介助が必要になった場合など、必要に応じてケアプランの修正やサービス内容の変更、調整を行います。

また、予定通りサービスが提供されているか、利用者さんは不満がないかを確認し、変更が必要な際は再調整を実施します。

訪問看護ステーションとケアマネジャーとの直接的な関わりとは

ケアマネジャーと訪問看護ステーションの関わりは、ケアマネジャーが作成したケアプランを基に訪問看護ステーションがサービスを提供するという関係性です。サービス提供が開始後、お互いに情報交換などの連携を取り合うことが一般的です。

しかし、ケアマネジャーから利用者さんを紹介してもらう為には、まずケアマネジャーとの接点が必要となります。その接点を作るためには最初はケアマネジャーのもとに訪問し、営業を行うことで知ってもらうことができます。

ケアマネジャーへの営業のポイント

訪問看護ステーションが新規依頼を受けるためには、ケアマネジャーへの営業が必要不可欠となります。より良い関係性を築くために営業のポイントを4つご紹介いたします。

忙しい時期・時間帯の訪問は避ける

ケアマネジャーは、一人で何人もの利用者さんを担当しているため、請求業務やケアプランの作成が月末月初に集中します。そのため多忙な時期を考慮し、10日〜25日の間で訪問を行うことで、ゆっくり話を聞いていただく時間を確保しやすくなります。また朝一番や昼食の時間帯などは忙しかったり休憩の時間を削って対応頂くことになってしまうので避けることがおすすめです。

清潔感のある身だしなみか確認する

営業に行く前に一度身だしなみを確認しましょう。スタッフの方が営業に行く場合でも、訪問看護ステーションの代表者として、ケアマネジャーのもとに訪問をします。可能な限り清潔感がある身だしなみを心がけましょう。特に服装や、匂いには気を使い、髪が長い場合にはまとめることで好印象を持ってくれやすくなります。このステーションさんにお願いしたいと思ってもらうことが重要なので、意識しておきましょう。

社会人としてふさわしい言動を心がける

社会人としてのマナーを守ることは信頼関係の構築、新規依頼の獲得に繫がります。基本的な挨拶や、時間を守る、連絡を怠らないといった基本的なことを守るだけでも、「丁寧に対応をしてくれそう」という印象になります。また、看護師のほとんどは名刺交換を行ったことがありません。ステーション名や担当者名を覚えてもらうために、名刺交換は必須となりますので、名刺交換をしたことがない場合は、調べたりステーション内で練習をして、失礼のないように対応をしましょう。

要点を簡潔に分かりやすく伝える

ケアマネジャーは、忙しい中時間をとって話を聞いてくれていることを忘れてはなりません。あまり時間をかけないよう、簡潔にわかりやすくステーションの特徴を伝えるように意識をしましょう。また一方的に伝えるのではなく、ケアマネジャーが知りたい情報を明確にし、その項目について話すことも大切です。
さらに、パンフレットなど後から見返してもらえるような資料を持参して、渡しておくことも効果的です。

ケアマネジャーとの信頼関係を築くためにできること

利用者さんを紹介頂いた後も、ケアマネジャーとの連携は続きます。さらに信頼関係を築いていることで紹介をいただきやすくなります。こちらの章では信頼関係を築くためにできることを詳しくご紹介します。

訪問前にはアポイントを取る

営業はなるべく事前にアポイントをとってから行きましょう。基本的に月末月初が繁忙期の方が多いですが、それ以外の期間が繁忙期の方もいらっしゃいます。忙しく対応ができなかったり、利用者さんやご家族との面談で外出していている場合もあるため、自分自身の時間を無駄にしないためにもアポをとってから訪問をしましょう。

また、飛び込みの営業を行う際は簡単な挨拶だけにして、その場でアポイントを調整することで次回の営業に繫げることができます。

伝える内容は訪問前にまとめておく

ステーションの特徴やアピールポイントを整理し、同じ地域のステーションと差別化を図れるようにしておきましょう。

また、営業先の方が知りたい情報を明確に伝えることを意識しましょう。ケアマネジャーが知りたい情報は、例として下記の項目が挙げられます。

• サービスを提供する地域の範囲

• サービス提供地域以外の依頼は受けられるか？

• どのような症状・状態の利用者の依頼を受けられるのか？

• 事業所の営業時間、休業日

• オンコール対応、24時間必要に応じて訪問できる体制の有無

• 現在の訪問可能な時間帯や曜日などの空き状況

• どのような資格や特徴のあるスタッフが在籍しているのか？

• 各種加算の算定の有無

このような基本的な情報はチラシやパンフレットに記載して、いつでも見ていただけるようにするのがおすすめです。

誠実かつ迅速な対応を心がける

新規依頼の連絡が来た際やサービス提供が始まってからの対応が、営業にも繫がってきます。新規依頼の連絡がきても、訪問をしていたり、スケジュールをすぐに確認できないことですぐに返答ができない場合があります。そうなると、ケアマネジャーの仕事が止まってしまうので、なるべく早く返答ができる方が次の依頼に繫がりやすくなります。また、ケアマネジャーの横の繋がりで、口コミのように紹介してくれることもあるので、日々の誠実で迅速な対応が売上に繫がります。

定期的に情報共有を行う

利用者さんへのサービス提供後にも、定期的に情報共有を行います。全てのサービスを考慮してケアプランを作成しているケアマネジャーなので、利用者さんと関わる頻度の高い訪問看護師が、日々の変化などを細かく共有することが大切です。また、ケアマネジャーと連携を取っておくことで多職種との連携も取りやすくなり、より質の高いサービスを提供することが可能となります。定期的な情報共有を行っておくことで安心感や信頼を構築することができるので、ステーション全体で取り組むことがおすすめです。

ケアマネジャー以外にも？訪問看護は多職種連携が重要

【看護師】

訪問看護師は、主治医からの指示書によりカテーテルの交換や点滴、血糖値などの健康状態の管理など様々な病気の方のケアにあたるため、病棟の看護師よりも幅広いスキルが必要になります。また、医療行為だけでなく、生活面でのサポートも行います。さらに、在宅の場合、家族の精神的な負担も大きくなりますので、精神的なケアも訪問看護師の大きな仕事です。
訪問看護師は臨機応変に対応できるスキルと、幅広い知識、高いコミュニケーション能力が必要になります。

【保健師】

保健師は、地域住民の幅広い年齢層に対して健康管理や保険指導を行うため、コミュニケーション能力や豊富な知識が必要です。国家資格が必要であり、専門的な知識を持って利用者や家族が健やかに成長、生活できる場を作り上げる支援を行います

【介護福祉士】

介護福祉士は、利用者の自立支援のため、生活援助、身体介助、介護用品のアドバイスや指導などを行います。資格を取得するためには大学での専門的な知識や在職期間、研修の修了が必要です。介護に関わる全般的な業務に加えて、現場の管理や指導といった責任ある業務も担当します。

【ホームヘルパー】

介護福祉士と同様に、身体介助や生活援助を行うホームヘルパーは、介護福祉士よりも実務が多く、訪問看護の場合には医療行為が伴わないため、ホームヘルパーが活躍することが多いです。ホームヘルパーは、要介護者とその家族が快適で充実した生活を送るためのサポートを行い、在宅療養では精神的な安定もサポートも行います。

【理学療法士・作業療法士・言語聴覚士】

理学療法士は生活に必要な、「立ち上がる」「歩く」などの動作が行えるようにリハビリを行い、作業療法士は「食事をする」「字を書く」といった応用動作に対するリハビリをおこないます。言語聴覚士は言語や聴覚、発声に必要な嚥下機能、認知機能に障害のある方に対して必要な訓練や指導を行います。

このように、訪問看護を利用するにあたって、多くの職種が関わっており、ケアマネジャーをはじめ全ての専門職が訪問看護の利用者さんやご家族の負担を少しでも減らすべくトレーニングや指導、サポートを行っています。

スムーズな多職種連携をZESTがサポート

訪問看護を提供するうえでケアマネジャーを初め、様々な職種と連携を取ります。その方々と円滑に連携をとるために、訪問スケジュール自動作成ツール『ZEST』がサポートをします。

スケジュール作成の自動化で作業時間を短縮

『ZEST』とは、移動距離、勤務シフト、利用者さんの情報、スタッフの資格・スキル、担当チームなどすべてを考慮した「使えるスケジュール」をボタン１つで自動作成することができるクラウドサービスです。訪問スケジュールの作成を自動化することで、スケジュール作成時間を月間で28時間（77%）削減、移動時間を30時間（14%）削することができるため、その時間を営業活動を行う時間に充てることが可能となります。

ケアマネさんからの連絡に即レス対応が可能に

『ZEST』でスケジュールを作成することで、空き時間も一目で確認することができます。そのため、訪問先や外出中にケアマネジャーから電話がかかってきた際にも、スマホやタブレットを使えばその場で予定の確認ができ、即レスが可能になります。また、簡単に調整などの操作もできるので、予定の入れ忘れによるヌケモレも防ぐことができます。即レスができることは、大きなメリットとなるのでシステムを導入し、予定の見える化を実現しましょう。

更に営業活動の効率性アップにも

さらに実際に営業に行く際には、空き枠を簡単に共有できる『ZEST MEET』をご活用いただけます。スケジュールの空き枠をケアマネジャーに共有することができるため、ケアマネジャーは新規利用者さんの受け入れ可否の目途を立てたうえで連絡が可能になり、サービス担当者会議などの調整業務もスムーズになります。こういったスムーズなやりとりが密なコミュニケーションや信頼構築につながり、連携の強化につなげることができます。

また、「ST・PTが在籍」「小児や精神の対応可能」などステーションの特徴もアピールできるため、チラシやパンフレットの代わりの営業ツールとしても活用が可能です。
営業もこういったICTツールを活用し、戦略的かつ効率的な活動を心がけましょう。

まとめ

ケアマネジャーがどのような仕事を行っているかイメージがつくことで、営業活動も行いやすくなるのではないでしょうか？ケアマネジャーとのより良い関係づくりで、新規の依頼をいただきやすくなるためポイントを抑え、営業活動を行いましょう。

システムも上手に活用し、迅速な対応ができるように心がけましょう。

無料オンライン説明会以外にもお役立ち情報の他に無料セミナーなどを行っております。実際に経営に成功しているステーションの経営者にご登壇いただくセミナーもございますので、是非ご参加ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。