今回は、ZESTをご利用くださっている株式会社 ゼロヨンゼロハチ様にお話をうかがってきました。
お話を聞かせてくださったのは、株式会社 ゼロヨンゼロハチ様の代表取締役 田中 裕貴様です。
ー株式会社 ゼロヨンゼロハチ様の特徴を教えてください。
熊本市中央区・北区を中心に「訪問看護ステーションARTE（アルテ）」を京町・渡鹿・八景水谷の3事業所を展開しています。
現在スタッフ数は37名、看護師、理学療法士、作業療法士、言語聴覚士が在籍しており、各事業所が月間でそれぞれ約1,200～1,500件ほどの訪問を行っています。
ー2020年からZESTお使いいただいていると存じます。
どのような課題意識から、ZESTの導入を検討いただいたのでしょうか。
創業前に、別の訪問看護ステーションで管理者を務めているときに、ホワイトボードでスケジュール管理を行っており、その時からスケジュール管理には課題を感じていました。
2つの課題を感じていて、1つ目は、ホワイトボードに貼っているマグネットが落ちてしまい、訪問予定の抜けに繋がってしまうことです。月間の訪問件数が1,000件を超えるステーションのスケジュール調整を行なっていたのですが、手作業でマグネットを張り替えていたため、とても大変でした。スタッフへの共有は、ホワイトボードの写真を撮って共有をしていたのですが、マグネットが落ちてしまう事で、落ちていることに気づかないまま共有してしまい、訪問予定が抜けてしまうことなどがありました。
2つ目は事業所に戻らないと予定の変更ができないことです。変更が起こったら事業所に戻り、調整を行い、また写真撮ってスタッフに送るというのを繰り返し、非常に非効率でした。事業所に戻る手間を削減するために、クラウド上で管理することで、外出中にも予定変更ができ、スタッフにリアルタイムに共有できるのが導入した理由です。
ーデモで実際の画面を見られたときの印象を教えてください。
シンプルな作りですごく見やすく、わかりやすいという印象が大きかったです。また、ステーションではスタッフに看護記録用としてiPadを貸与しておりましたので、出先でも見られるのが非常に良かったなと思います。
ーZEST導入後、特にどのような点が改善されましたか？
他のスタッフがどのような動きをしているのかが一目でわかるようになったのが一番大きいですね。
また、スケジュールを作成するパズルのような作業をZESTに任せて、微調整のみ行えれば良いので、効率は非常に良くなりました。そのため、毎週土曜に訪問スケジュールを作成するために出勤していたのですが、今はそれが無くなり明らかに残業時間が少なくなりました。
また、スケジュールを作成して、次の日に見ると「もっとこの方が良いか？」と新しいアイデアが出てきてしまったりしてしまい、自分でも何が最適なスケジュールなのか分からなくなってしまうことがあるんですよね。それもZESTで作成される、最適なスケジュールに標準を合わせることで、自分でゼロから作ることに時間を使わなくて良いので、残業を減らすことができているなと思います。
さらに、スケジュール作成における公平性と透明性の確保も出来ています。従来は、どんなに公平に作成しても、スタッフから不満が出ることも多く、スケジュール作成を担当する管理者は常にプレッシャーを感じていました。ZESTを活用することで、「AIが最適化したスケジュールだから」という客観的な根拠を示せるため、管理者の負担を軽減し、よりスムーズなチーム運営が可能になります。
ー現場のスタッフの皆様からは、ZESTについてどのような声が上がっていますか？
ホワイトボードで管理していた頃から在籍しているスタッフからは、クラウド上で見られるので、訪問中でも見ることができるというのが非常に便利だと聞いています。
あとは、経営側として一番やってほしくないことが、スタッフが時間を無駄に使ってしまうことです。ZESTではスタッフの空き時間が確認でき、その空き時間にこちらから予定を入れることで、指示を出せますし、「この時間に、この病院に指示書を取りに行く。」など、スタッフが予定を入れていると何をしているのか見える化できるので、非常に良いなと思います。
また、スタッフ間でも他のスタッフが何しているのかは結構気になるので、他のスタッフが営業の予定を入れたりしていたら、「私も行かなくちゃ」と感化されるので、見える化することで良い効果が生まれているという意見も耳にしたことがあります。
ー3拠点の展開をされていると思いますが、それぞれの拠点の管理者さんの業務効率化に対してどのようなお考えがありますか？
弊社にはスーツを着て仕事をしている管理者もいるのですが、スーツを着ているということは”訪問業務ゼロ”ということなので、他の管理者も早く訪問業務を離れて、管理業務に集中してほしいと思っています。そのためにも、ZESTのようなクラウドシステムを活用して、効率化を図っていくことが大切だと考えています。
ーいま改めて、ZESTはどんな存在でしょうか？
確実に訪問を行うための一つのツールであることは間違いないですね。それは利用者さんのために直結してくるので、絶対に外せないものという認識をしています。
常にブラッシュアップされていいものになっていると思うので、それを継続していただき、さらに様々な管理ができるようになると嬉しいなと思います。
導入事例一覧
