今回は、神奈川県鎌倉市のLECK株式会社「雪ノ下訪問看護リハビリケア」の代表・大舘様と、チームリーダー・手嶋様、事務・内山様にお話を伺いました。
他社が参入しづらいと言われる鎌倉エリアで、独自の戦略とスタッフ主体の営業体制により急成長を続ける同ステーション。規模拡大に伴うアナログ管理の限界という経営課題に対し、「ZEST」の導入がどのような変化をもたらしたのかを伺いました。
ステーション立ち上げの背景を教えてください。
大舘様：診療所や介護老人保健施設、訪問看護、訪問リハビリ、自費診療などでの現場経験、そして介護保険事業所立ち上げや、地域医師会運営の訪問看護においてのリハビリチームの立ち上げ、地域の診療所の立ち上げや再建などに携わりました。そのつながりから、鎌倉での訪問看護ステーション開設に至ります。
鎌倉は高齢化率が高い一方で、「道が狭く訪問しづらい」「特徴的な地域性がある」といった理由から、訪問看護ステーションが生き残りにくい特殊なエリアと言われています。しかし、東京や神奈川などで培った実績とノウハウ、そしてその地域特性を活かすことができれば、長く事業を継続できると考え開設を決意しました。
なぜZESTの導入をご検討いただいたのか、導入前の課題についてお聞かせください。
大舘様：開設当初から「やるからには、ある程度の規模感を持つステーションにしたい」という強い思いがありました。しかし、事業を拡大していくにあたり、大きな壁となったのが「スケジュールの管理」です。
立ち上げ当初はホワイトボード、その後はLINE WORKSのカレンダーで予定を組み、実績は介護ソフトの「カイポケ」に入力していました。ただ、このLINE WORKSでの管理にはかなり苦労しました。予定と実績が連動していないため、「実際に訪問したのかがわからない」「訪問していないのに実績だけが登録されてしまう」といったズレが頻発したのです。
かといって、当初のホワイトボード管理に戻す選択肢はありませんでした。過去に勤務した多くの事業所でもホワイトボードが使われていましたが、この手法ではスタッフ10名程度の管理が限界です。Excelで組んだ予定をホワイトボードに転記する運用も経験しましたが、手間が増えるばかりで「あの苦労は二度と繰り返したくない」と強く感じていました。だからこそ、規模を拡大していくためには、確実なシステム化が避けられないと考えていたのです。
ちょうどカイポケを導入したタイミングで、知人の訪問看護管理者から「ZESTが良いよ」と勧められました。訪問看護において、スケジュール管理はまさに「命」です。ZESTのお話を伺って直感的に使い勝手の良さを感じましたし、最大の悩みだった「予定と実績が連動する」という点が非常に魅力的で、導入を決めました。
スケジュール作成にかかる時間や業務の効率化のご状況はいかがでしょうか？
大舘様：圧倒的に楽になりました。以前はカレンダーツールで予定を作り、さらに「カイポケ」でも予定を作らなければならないという二度手間が発生していました。しかし、ZEST導入後は、ZESTに入力するだけでカイポケにも連携できるため、作業が1回で済むようになりました。スケジュール作成にかかる時間も体感で半分ほどになり、転記ミスも激減しています。
手嶋様：訪問スケジュールの管理はチームリーダーが行っています。私自身、訪問看護の経験はこの会社が初めてですが、ZESTは「今、チームの誰がどこにいるのか」が一目でわかるので非常に便利です。また、詳しい操作説明を受けなくても、直感的にパッと操作できる点も本当に助かっています。
カイポケと連携できることで、どのようなメリットがありましたか？
大舘様：やはり「予定と実績が一致する」というのが一番のメリットですね。規模が拡大しスタッフが増えるほど、どうしてもヒューマンエラーは起こりやすくなります。それをシステムで未然に防ぎ、実績ミスを減らしていくことは、会社として常に考えていかなければならない重要なポイントだと思っています。
内山様：利用者数が100名を超えてくると、利用者様すべての必要情報を記憶しておくのは困難になります。その点、ZEST上では「医療保険」と「介護保険」のどちらが適用されているのか、「この方は医療保険の特別指示書が出ている」といった詳細な情報までしっかりと可視化され、なおかつカイポケにも情報が連携します。事務方の視点からも、本当に助かっています。
鎌倉エリアでの事業拡大にあたり、どのような営業戦略を立てていらっしゃいますか？
大舘様：この地域は、しっかりと営業をかければお仕事をいただける環境だったため、当初はとにかくひたすら足を運んでいました。スタッフ全員が「空き時間があれば営業に行こう」と前向きに動いてくれたのは、非常にありがたかったですね。
初めのころは「月に新規依頼を10〜15件ほどいただければ」という大まかな目標を立て、それに対して「どれくらいの行動（営業件数）が必要か」をみんなで話し合って行動目標を作っていました。各チームで忙しさも異なるため、状況に合わせて柔軟に目標を設定し、忙しくなってきたら営業目標を少し下げるなど、無理のない設定にしていました。その結果、「これくらい動けば、これくらい新規依頼をいただける」という感覚が徐々に掴めるようになってきました。
現在は、月に20件以上の新規依頼をいただけるようになっています。そのため、営業のフェーズとしては次のステップに入っており、営業を猛烈にかけるというより、いただいた一つひとつのお仕事を大切にして、リピートに繋げていくことを重視しています。
また、リーダー陣が築いてきたコネクションを、徐々に一般スタッフへ引き継ぐ取り組みも進めています。1つの居宅介護支援事業所に対して、あえて何人ものスタッフが交代で訪問することで、「今日も雪ノ下さんが来てくれたね」と、さまざまなスタッフの顔を覚えていただけるようになりました。そして、リーダー陣は今後、病院等への営業へとシフトしていき、営業範囲を拡大していく方針です。
ベースとして、営業活動において「特定の誰かに依存しない体制」を作ることが重要だと考えています。今後は、スタッフの営業実績や「どこからの依頼が多いのか」といったデータを分析することで、「どこに営業に行くと良いか」や「どこの依頼先が多いのか」を把握し、より戦略的な営業展開に活かしたいですね。
ZESTはどんな事業所様に向いていると思いますか？
大舘様：利用者数が100名を超え始めた事業所様には特におすすめです。また、日々の忙しさから予定と実績のズレやミスが頻発している事業所様にも向いていると思います。実績ミスはスタッフの大きな精神的負担になるので、それをシステムや仕組み作りで解決できるのであれば、導入する価値は十分にあります。
最後に、今後の展望に向けたZESTの活用イメージについてお聞かせください。
大舘様：ZESTを導入する前と現在を比べると、売上は約2倍になり、スタッフ数も2倍に成長しました。今後は訪問看護以外の新事業立ち上げも検討しており、さらなる法人の成長において「採用」が最大の鍵になってきます。
SNSなどで「当法人ではZESTを導入して業務効率化を図っている」とアピールし、働きやすさをリクルート活動の強みとしても役立てていければと考えています。
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