今回は、岐阜県岐阜市で「てんしん訪問看護ステーション」を運営されている、株式会社Tensin代表の宮﨑様にお話を伺いました。開業前からZESTを導入し、将来的な多店舗展開も見据える宮﨑様に、システム導入の決め手や日々のスケジュール管理、営業活動の効率化、そしてデータを活用した経営戦略について詳しくお話いただきました。
ご自身で訪問看護ステーションを立ち上げようと思ったきっかけについて教えてください。
看護師として病院で数年勤務した後、退職して世界一周の旅に出ました。帰国後に訪問看護の仕事を始めたのですが、利用者様が最期を迎えていく姿を目の当たりにした際、「もっと多様な選択肢があり、誰もが自分の人生の主人公として自分らしい生き方を選べる世の中の方が良いのではないか」と強く思うようになりました。
そうした想いから、利用者様の側に立ち、その方のご希望をしっかりとサポートできるステーションを作りたいと考え、独立を決意しました。
なぜ開業前からZESTを利用しようと思われたのですか？
一番の理由は「営業活動」の管理がしやすいと感じたからです。開業の半年以上前から市内の居宅を回っていましたが、当時は手探りで場所を調べ、記録を残すという方法をとっていました。
その後ZESTを知り、開業2ヵ月前から営業管理ツール（ZEST RRM）を導入しました。やはり何もない状態と比べると、訪問効率や記録のしやすさは格段に違います。当初は「自分以外のスタッフが営業に行った時も、前回の会話の続きができるようにしたかった」というのが一番の希望だったのですが、結果として、居宅や往診クリニック、相談支援事業所などを同じページで一元管理でき、記録の絞り込みもしやすいので、とても助かりました。
実は、導入前には他社のシステムとも迷っていました。そちらは営業管理には良さそうでしたが、スケジュール機能がないんです。ZESTは営業記録を全員で共有でき、かつ効率よく移動ができるスケジュールも組めるので、泥臭い「どぶ板営業」のやりづらい点をカバーしてくれていると感じます。
スケジュール作成にかかる時間や業務の効率化のご状況はいかがでしょうか？
スケジュール作成の業務は、ZESTの導入によって効率化できています。特に、ボタンをワンクリックするだけで担当を振り分けられる「自動割り当て」の機能には非常に助けられています。
実際の運用としては、勤務シフトを作成した時点で、まずは1ヶ月分の予定を一気に割り振ってしまいます。手作業で予定を調整する作業を含めても、わずか20～30分ほどで1ヶ月の基本スケジュールが完成します。
あとは、週ごとに管理者やリーダーが状況を見て調整し、日々の急な変更については各担当者がスケジュールをずらして柔軟に対応する、という流れでスムーズに回せていますし、システム自体が直感的でわかりやすいため、新人のスタッフでも操作に慣れるのも早く、現場全体でZESTがしっかりと活躍してくれています。
前職では、予定を組んだり請求システムに実績のデータを入力したりする作業は事務員さんに任せていました。当ステーションには事務員がいないのですが、今はその役割を、ZESTが「優秀な事務員の代わり」として担ってくれている感覚です。
ZEST BOARD活用による経営面の効果や営業活動についてお聞かせください。
ZEST BOARDでは稼働率や訪問件数などがパッと出るので便利ですね。自分で計算表などを自作して管理していたら、もっと時間がかかると思います。
経営指標として特に着目しているのは「稼働率」です。当事業所では、8時間の勤務時間に対して「最大訪問時間＝5時間」を100%の基準としています。現在はその8割にあたる「1日4時間の訪問」を目標値に設定して管理を行っています。
また、スタッフそれぞれの「空き時間」が確認できるのも良い点だと思っています。前職の訪問看護ステーションでは、訪問業務以外の空き時間を持て余してしまうことに課題を感じており、「自分が運営するなら、隙間時間を無駄にせず効率的に活用する仕組みを作りたい」という思いがありました。そのため、現在は「空き時間ができたら営業活動にあてる」という方針を徹底しています。
ただし、闇雲に営業へ向かっているわけではありません。スタッフ一人ひとりに「担当地域」「グループホーム」「相談支援事業所」などの役割を明確に振り分け、事前に月間のアクションプランを決めています。
事業所全体としての目標営業数は、月に300〜350件程度です。そこから5%の成約率を見込み、月に15〜20名ほどの新規獲得ができるよう計画に落とし込んでいます。こうした営業活動の記録もすべてZEST BOARD上で見ることができるので、営業活動の戦略立てにも活かしています。
カイポケと連携できることで、どのようなメリットがありましたか？
カイポケに訪問予定を手打ちしなくていいので、負担がだいぶ減りました。また、サービス内容に変更があった時にはZEST上で調整して反映させればいいので、入職したばかりの人でもわかりやすいのも良いです。
ZESTはどんな事業所様に向いていると思いますか？
あまり運営資金がない事業所こそ、開業前から入れた方がいいと思います。ZESTは従量課金ですから、最初のうちは訪問時間も多くはないため、従量課金を気にせず使えるうちに使っておいた方がいいです。
固定費を懸念される方もいるかもしれませんが、スケジュール管理や営業管理のために事務員を雇うくらいなら、こういう使えるシステムを使っていった方が、長い目で見るとコストも抑えられ良いと思います。
最後に、今後の展望に向けたZESTの活用イメージについてお聞かせください。
今後は、岐阜県内で多店舗展開を進めていきたいと考えています。次に事業所を立ち上げるエリアについては、人口や要介護認定者数、ケアマネジャーさんの人数が今後どう増えていくかを事前にリサーチした上で、そのエリアを集中的に営業活動しようと考えています。
その際にも、ZESTに蓄積された営業記録がすごく役に立つと思っています。今後展開していきたいエリアでの営業履歴をしっかり残しておくことで、その地域の居宅なども効率的に回れると思います。
また、現在すでに私以外のスタッフもZESTを操作してスケジュール調整ができるようになっているので、将来いまの店舗の管理者が新しい店舗へ立ち上げに行くような場面でも、属人化を防いでスムーズに引き継ぎができると考えています。
限られた時間の中で、スタッフ全員で手分けして営業を回し、スケジュール管理もこなしていかなければならない私たちにとって、ZESTは本当に役立っています。
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