今回は、サステナース訪問看護リハビリステーションの管理者である山敷様にお話を伺いました。
ZEST導入前の課題と導入の決め手についてお聞かせください。
導入前は、記録システムの中で訪問スケジュールを作成していました。当時はエクセル等も使っておらず、「誰をどこに配置するか」「利用者様の住所やおおよその移動ルート」は全て私の頭の中にありました。他のスタッフはスケジュールをいじることができず、私にしかできない属人化した作業でした。
スタッフが増え、訪問件数が300件以上に達したころには、手作業でのスケジュール入力に限界を感じるようになりました。 加えて、当ステーションは、特指示による突発的な予定変更も多いという特徴があります。そのため、規模が拡大するにつれてスケジュール調整はどんどん複雑になり、まさに『お手上げ状態』でした。
そうした課題を抱える中でZESTのトライアルを行い、スケジュール画面の「見やすさ」や「操作性」が格段に良かったこと、そしてAIによるスケジュールの「スマート割り当て機能」があったことが導入の最大の決め手となりました。
ZEST導入後のスケジュール作成や管理の運用方法、具体的な成果について教えてください。
導入前は私一人でスケジュール作成を抱え込んでいましたが、現在は現場のスタッフ全員でスケジュールを柔軟に調整できる体制が構築できました。 管理者側でZESTを使って一括でパパッと割り振りを行った後、常勤スタッフ全員がZESTにアクセスし、自身が受け持つ利用者様のスケジュールを微調整するという運用方法にしています。 これにより、今まで1週間かかっていた1ヶ月分のスケジュール作成が、わずか1〜2日で完了するようになり、管理者の業務負担が劇的に軽減されました。また、配置ミスがあったとしても、ZEST上で「移動距離のエラー」などが視覚的に表示されるため、すぐに組み直しができるのも助かっています。
ZEST BOARDを活用した経営面での成果はいかがでしょうか。
ZEST BOARDを導入したことで、これまで可視化されていなかった様々なデータが明確な数字として把握できるようになり、経営の指標として大いに役立っています。
一つ目は、スタッフ間の稼働状況の均等化です。個人単位の稼働率や訪問時間がグラフで一目でわかるようになったため、「一人は130時間も稼働しているのに、もう一人は90時間しか稼働していない」といった業務負荷の偏りを防げるようになりました。負荷が一部のスタッフに集中することを防ぐことで、結果的に全体の残業時間の削減にも繋がっています。
二つ目は、稼働率の向上と売上目標に向けた戦略的な営業です。当ステーションでは「介護保険7〜8割、医療保険3割」という割合を目標としています。ZEST BOARDでは現在の利用者の保険割合のパーセンテージが自動的に計算されるので、もし介護保険の訪問予定総時間が目標に届いていなければ、「今月は介護保険の新規を5〜6件獲得するための営業に注力しよう」といった具体的な対策を立てることができます。
また、スケジュールの空き時間が視覚的にパッと把握できるようになったことで、新規の利用者様の受け入れ可否の判断がスムーズになり、全体の稼働率向上にも直結していると実感しています。
LINE WORKS連携の運用方法と、導入によるメリットを教えてください。
LINE WORKSとの連携は、業務効率の改善とミス防止において非常に大きな役割を果たしています。
以前は、スケジュールの変更や調整を行うたびに、対象となるスタッフへ個別にチャット等で連絡をする必要がありました。時には業務時間外に連絡しなければならないこともあり、事務的な連絡をする側も受ける側もそれが大きなストレスとなっていました。
連携後は、「誰がどのスケジュールをどう変更したか」が自動で通知されるようになったため、個別の連絡のやり取りが劇的に減りました。通知の運用ルールとして、管理者には「すべての変更通知」を受信して全体の動きを把握し、現場のスタッフは情報過多を防ぐために「自分に関係する通知のみ」を受け取るように設定を工夫しています。 これにより、誰かが誤って不自然な時間に予定を入れてしまったり、未経験の利用者を担当に入れてしまったりした際も、管理者側ですぐに気づくことができ、現場に出る前にミスを回避できています。
また、スケジュール変更などの事務連絡が自動化されたことで、LINE上で本当に必要な「ケアに関する申し送り」が他のやり取りに埋もれることなくしっかりと共有できるようになり、ケアの質の担保にもなると感じています。
現在、他社システム（iBow）とZESTはどのように使い分けて運用されていますか。
現在、事業所内では「ZEST」と「iBow」を用途に合わせて併用しています。
iBowは、AIによる計画書・報告書作成機能を活かし、書類業務の負荷軽減を目的としたカルテ・記録入力システムとして使用しています。
スケジュールの操作性や作成に関してはZESTの方が当ステーションの運用に合っているため、ZESTでスケジュールを作成し、経営指標を確認するという使い分けをしています。
そして、これら2つのシステムを掛け合わせることで、「記録漏れの二重チェック」という効果も生まれています。ZESTのスケジュールを「正」としているため、月末のレセプト提出時にZESTの訪問予定とiBowの記録カレンダーを見比べます。ZESTに予定があるのにiBowに記録がない場合は「訪問しているはずなのに記録が漏れている」とすぐに分かり、担当者に確認できるため、毎月発生しがちな記録漏れを確実に防ぐことができています。
ZESTはどのような事業所におすすめだと思われますか。
Excelや紙を使って手作業でスケジュールを管理しており、利用者数が100名を超えてきたような規模のステーションにはぜひおすすめしたいです。手作業での作成は、管理者の負担が計り知れません。 特に当ステーションのように、特指示などによる突発的な予定変更が多く、日々スケジュールが複雑に動くステーションには、空き時間を素早く見つけられるZESTの「スケジュールの視認性の良さ」が非常にマッチすると思います。 また、管理者一人にスケジュール作成が属人化してしまうと、管理者が病気や怪我で急に休んだ際に現場が立ち行かなくなってしまいます。ZESTは直感的に操作できるため、誰でも簡単にスケジュールの調整が可能です。特定のスタッフに負荷を偏らせず、スタッフ全員で柔軟にスケジュールを組める体制を作りたい事業所には、最適なシステムだと思います。
最後に、ZESTはどのような存在か、今後の展望とあわせてお聞かせください。
ZESTを導入したことで、ステーション全体の業務効率が飛躍的に向上しました。もはや単なるシステムではなく、「従業員の一人」のような存在です。 今後の展望としては、スタッフ全員が自分たちでスケジュールを考え、主体的に調整できるようなシステムの活用をさらに広げていきたいです。訪問業務は一人ひとりの受け持ちですから、「この人ばかり遠方に行っている」「この利用者のところに行ったことがない」といった偏りがないよう、お互いに配慮し合いながら、柔軟で働きやすい体制づくりをZESTとともに進めていきたいと考えています。
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