今回は、株式会社Shine様にお話をうかがいました。
経営成長の中で直面した管理上の課題を、デジタル化によってどう解決し、売上向上や運用改善へと繋げたのか。経営と現場、双方の視点から詳しく語っていただきました。
■株式会社Shine 代表取締役 河手秀男様インタビュー
会社について教えてください。
当社は2012年に7名で創業し、現在では13年目を迎えました。 全職員を合わせて150名を超える規模に成長しています。
当初は広島市安佐南区のみでの訪問看護事業でした。 現在は広島エリアをはじめ、愛媛エリア、島根エリアと、合計8つの訪問看護事業所を展開しています。
年間の売上は、居宅介護支援事業所を含めて約13億円、うち訪問看護で約12億円に上ります。
また、当社の考え方として、人材育成に対しても 「どこかの訪問看護ステーションが引き抜きたい」と思うようなスタッフが、たくさんいるという風にしたいと思っています。
ZESTを導入いただいたきっかけは何ですか？
職員が20〜30人と増えてきたタイミングで、管理者がシフトを組むのに非常に時間がかかっているという課題がありました。
その際にZESTの広告などを目にし、管理者の負担を大きく軽減できるのではないかと考えたのが一番の理由です。
また、現場のスタッフが 空き時間を有効に使い、利用者様へのケアに集中できるツールを求めていたことも、導入の決め手です。
ZEST導入前に懸念点はありましたか？
経営者として、スタッフの「実際の負荷量」がどの程度なのか、正しく把握できているかという不安がありました。 普段の会話や表情からなんとなくは分かっていても、それが本当に正しいのかどうか疑問で、そのため、ZESTの導入によって稼働件数や時間が数値として可視化され、自分の肌感覚と実際のデータが一致するかどうかをしっかりと検証したいという思いがありました。
ZESTを導入してどのような効果がありましたか？
第一に、スタッフ一人ひとりが自分で段取りを考えるようになったことです。 自分の空き時間を正確に把握し、その時間を記録作業や居宅への挨拶回り、ドクターへの報告などに有効活用できるようになりました。
営業面でも、Googleマップとの連携効果が現れています。 ご挨拶に行けていなかった居宅やクリニックが一目でわかるようになりました。
稼働が伸び悩んでいた事業所があり、ZESTで数値を見て「なぜこの数字が伸びないのかな」というところを確認すると、挨拶回りにいっている頻度がほとんどゼロに近い状態でした。「こういうことか」と気づき、先月から行くようになって、今月になっていきなり5件の新規依頼が来たりしています。
結果として、導入前に年間11億円近かった訪問看護の売上が12億円へと向上しました。 空き時間をうまく使い、利用者様のケアにより集中できるようになったことで、利用者様やご家族様の満足度向上にもつながっていると感じています。
業務効率化の必要性について
訪問看護においては、何よりも「利用者様が第一」です。 満足していただける看護やリハビリを提供することが最優先だと考えています。
質の高いケアを提供するためには、スタッフ自身が自分の頭の中を整理し、段取りをきっちりと組める環境を整えることが非常に大事です。
業務効率化によって、スタッフが目の前のケアに専念できる状態を作ることが不可欠だと感じています。
デジタル化のメリットについて
デジタル化の最大のメリットは、これまでミーティングで「なんとなくの雰囲気」で話していた事象が「数値」として明確に見えるようになることです。
データが可視化されることで、「なぜその数字が出たのか」という原因究明ができます。 そして、数字を改善するための具体的な次の一手を、スタッフと共に考えられるようになりました。
さらに、個人の負荷量が数値化されるため、スタッフの状況を正確に把握できます。 「よく稼働しているように見えて意外と回っていない」スタッフや、「あまり回っていないように見えて、実は負担が大きくパンク寸前だった」スタッフに気づけるようになりました。
これにより、大事なスタッフが疲弊して離職してしまうのを防ぐことができるのが、大きなメリットだと感じています。
■株式会社Shine 訪問看護統括本部長 硎谷美世様 、リハビリ統括本部長 中野敬子様インタビュー
ZEST導入前はどんな悩みがありましたか？
導入前は紙やExcelを使ってスケジュールを管理しており、数週間先、1ヶ月先の見通しを持った予定が立てられないことが大きな悩みでした。紙で印刷していたのですが、スタッフが多すぎるため、紙に入りきらない人数に膨れ上がってしまっていました。そのため、特定のスタッフのスケジュールを確認しようと思っても、視覚的に確認するのが非常に難しかったです。今思えば、すごく難しいスケジュール管理に慣れてやってしまっていたなと思います。 やはりミスも多く、スケジュールを変えたつもりなのに変わっていなかったり、誰かが変更しても元がどうだったか分からなくなってしまったりという混乱もありました。
ZEST導入前に懸念点はありましたか？
一言で言えば、最初は不安でしかありませんでした。「ワイズマンと同期する」という点についても、分からなかった部分がありましたし、まずは新しいものを取り入れること、自分自身も今までのやり方を変えるという切り替えがすごく難しかったです。予定を管理する方法自体がどういったものなのか全く分からず、説明を受けても切り替えができるかどうかというところで一番つまずいていた状況でした。
ZESTを導入して何か変化はありましたでしょうか？
導入当初は操作に戸惑ったものの、1週間ほどで慣れ、スムーズに運用できるようになりました。 大きな変化として、空き枠が可視化されたことが挙げられます。緊急の連絡が入っても、iPadですぐに近くの空いているスタッフを確認して指示を出せるようになり、利用者をお待たせする時間が削減され、ケアの質向上に繋がりました。
また、子育て世代のスタッフの急な欠勤時にも、出先からスマホなどでスケジュール調整ができ、利用者の住所もすぐに確認できるため、代行スタッフの手配が劇的に早くなりました。 他拠点をまたいで勤務するスタッフの予定も、ボタンひとつで切り替えて調整できるようになり、業務が非常に楽になったと感じています。
ワイズマンさんとの連携のメリットを教えてください。
ZESTで作成した予定が、ボタンひとつでワイズマンの基本パターンとして反映される点が最大のメリットです。
一番スムーズになったのは、隔週の訪問や月1回の訪問です。ワイズマンだと「第2・第4」と入れると、次の月に週がずれてもそのまま反映してしまうので、それを一生懸命私が手打ちで全部直していたんですよ。それがゼストの予定であれば、しっかりカレンダーを拾って記録の方に反映してくれるので、私自身がすごく楽になったという感じです。
ワイズマンで基本パターンを作らなくて良くなるというのはすごい良いなと思ったのですが、実際に使い始めてみると、職員も紐づいていたり、サービスコードや保険情報なども全て紐づいているので、思ったよりすごく便利なんだなと分かりました。
経営指標や営業ツールはどのように使っていますか？
以前は会社からの「売上」しか把握できていませんでしたが、ZEST導入後は、スタッフごとの訪問件数、稼働率、空き枠やアイドル時間などが一目でわかるようになりました。 これにより、「どのチームに負荷がかかっているか」「人を増やすべきか」といった判断ができるようになりました。また、キャンセルの理由や数も可視化されたため、キャンセルを減らすための具体的な対策を考えるなど、経営判断に役立てています。
営業に関しても、一応フォーマットを作ってExcelで管理はしていたのですが、ドライブの中にしまい込んでいるとどこにあるのかみんな分からなくなり、そのうちよく分からなくなって使われなくなっていました。ZESTで管理するようになってからは、誰がどこの居宅や医療機関に行き、どんな感触だったかが見えるため、次に営業に行く時に参考にすることができます。また、「最近依頼が少ない事業所」を把握し、優先的に営業へ行かせていただいています。
最後に「ZEST」とは、どのような存在か教えてください。
自分自身も、出勤したら必ず最初にゼストを開いて予定を確認するということに、半年以上経ってすごく慣れてきています。今はもう当たり前のように、うちの会社はゼストとワイズマンで仕事をしているという感じになっているので、これがなくなると多分困るなという感じです。
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