今回は、医療法人社団健育会ひまわり在宅サポートグループ「大崎ひまわり訪問看護ステーション」統括管理者の阿部様にお話を伺いました。
同法人はICT化やDXの推進を目標に掲げており、その一環として「ZEST」を導入されました。近年、採用難が叫ばれる中でも、今いる人員で訪問件数を伸ばし、高い稼働率を維持している大規模ステーションならではの工夫や、スケジュール管理の属人化解消に向けた取り組み、そしてZEST導入がもたらした組織の変化について、詳しくお話しいただきました。
ZEST導入をご検討いただいたきっかけと、当時の課題についてお聞かせください。
当時、法人内でも歴史の長い事業所ほど、訪問スケジュール作成の担当者が固定化し、管理者やリーダーが業務を抱え込んでしまうという課題がありました。
これにより業務負荷に偏りが生じ、現場のスタッフからは「管理者は負担の少ない訪問ばかりで、自分たちに大変な案件が押し付けられているのではないか」といった不満の声が上がり始めていました。
さらには、にスケジュール作成にかかる時間も長く、作成後は5重チェックを行っているような非効率な状況もあり、こうした無駄を省きつつ、業務の属人化と不公平感を同時に解消できる環境を作りたいと考えたのが、導入のきっかけです。
数あるシステムの中から、ZESTを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
最大の決め手は、本格導入の前にしっかりとトライアルができたことです。複数のシステムを比較検討しましたが、実際に試した中で「ZEST」が最も簡単に操作できそうだと感じました。
また、初期導入時のサポートが非常に手厚かったことも大きな理由です。現場の状況に合わせて、じっくりとトレーニングを実施できたのは大変ありがたかったです。
さらに、今後ステーションの規模を拡大していくにあたり、経営指標が見られる「ZEST BOARD（ゼストボード）」が今後の事業展開にむけた分析ツールとして活用できるとご提案いただいたことも、導入を強く後押ししてくれました。
ZEST導入後、スケジュール作成や業務効率にはどのような変化がありましたか？
昨年に比べてスタッフ数は増えていませんが、訪問件数や訪問時間は増加しています。前年同月と比較すると、ほとんどの月で約100件も訪問件数が増加しました。
ただ、「ZEST」を導入して得られた一番の成果は、「スタッフ個人のスケジュール管理能力が向上したこと」だと感じています。
すべてを管理者がトップダウンで決めるのではなく、スタッフ自身がシステム上で自分のスケジュールを確認・調整する「全員参加型」の運用に変えました。
たとえば訪問と訪問の間に中途半端な時間が空いた際、ただ指示通りに動くのではなく、『一度事務所に戻るよりも、空いた時間で報告書や計画書の作成、必須研修動画の視聴にあてよう』といったように、一人ひとりが効率的な働き方を考えて自ら判断できるようになりました。自分で自分の予定をコントロールできるようになったことで、以前のようなスケジュールに束縛されている感覚や過度な忙しさが減り、かえって責任感を持って仕事に取り組めるようになっています。
さらに、ZESTの機能を活かして、1人の利用者様に対して担当をガチガチに固定するのではなく、「訪問可能なスタッフ」を複数人登録しておく「柔軟な割り当て」を行っています。毎回同じスタッフが同じルートを回るという固定観念をなくしたことで、大変な訪問先でも特定のスタッフに負担を偏らせず、チーム全体でカバーし合うという意識が生まれました。これにより、「こうでなければならない」という考え方や不公平感が解消されただけでなく、普段とは違う利用者様のケアに入ることでスタッフにとっても新たな学びに繋がっています。
また、1人あたりの訪問件数も1〜2件アップし、稼働率が50%近くに達するスタッフも多くなりました。
管理業務の効率化以外にも、何か波及効果はありましたでしょうか？
最近では、キャンセルの分析などにも活用し始めています。ZEST BOARDでは「キャンセルの詳細」を見ることができ、「キャンセル理由」のほかにも「キャンセルされる回数が多いスタッフ」なども可視化できます。感覚ではなく、実際に数値で見てみて「利用者様との相性の問題か、それとも別の原因があるのか」と振り返るきっかけになりました。
また、他事業所が実践されていた「よくお休みされる利用者様には前日に訪問確認のお電話をする」といった対策も、ZEST BOARDで確認しながらスムーズに行えます。数字が見えるようになったことでキャンセルの減少に取り組むなど、前向きな意識改革にも繋がっています。
ワイズマン（電子カルテ）と連携できることのメリットはいかがですか？
以前は、毎朝ワイズマンを開いて、その日の予定入力を手作業で行わなければなりませんでした。しかしZESTと連携してからは、ZEST上で作成した訪問予定がそのままワイズマンに自動反映されるようになったため、朝の予定入力の手間がすっかり省けました。この朝の大幅な時間短縮が、現場のスタッフにとって一番のメリットだと感じています。
また、私たちのステーションは請求業務などを支えてくれる事務スタッフの協力がとても大きいので、事務の作業負担もできるだけ減らしたいという思いがありました。現場だけでなく、裏方で支えるスタッフの業務効率化にも繋がっていくのは大変ありがたいですね。
最後に、今後の展望と、ZESTはどのような事業所に向いているかをお聞かせください。
特定のスタッフに業務が偏っていたり、不公平感の声が生まれていたりする事業所には非常に有効だと思います。ただ、訪問看護運営では様々な課題があるので、まずは一度トライアルを利用して、自社の課題を整理するきっかけにするのも良いのではないでしょうか。
もちろん、最初は操作にハードルを感じるスタッフもいると思います。そういった方には、まずは予定が少ない土日などに、自分のスケジュールをスマートフォンやiPadで簡単に動かしてみることから始めてもらうと、抵抗感が下がるはずです。今後、60代以上のベテランスタッフが増えることを考えると、システムがシンプルで分かりやすいことは本当に大切です。
業務効率化やデジタル化の本来の目的は、「質の高いサービスを提供し、働きやすい職場を作ること」です。これからもZESTをしっかりと活用して費用対効果を高め、大規模ステーションの役割を担っていきたいと考えています
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