今回は、東京都台東区に位置する「訪問看護ステーションコスモス」の管理者・平野様（以下、平野様）と、事務担当・西山様（以下、西山様）にお話を伺いました。利用者数約330名、月の訪問数2,200〜2,400件という大規模なステーションならではの課題と、ZEST導入による組織の大きな変化についてお話しいただきました。
ステーションの特徴を教えてください。
平野様：当事業所はスタッフ数30名弱、利用者様は約330名と規模が大きく、多様な疾患・背景を持つ方を受け入れています。特徴的なのは、利用者様の約46％が単身世帯である点です。独居の方が多い分、急な体調変化による入退院やショートステイの利用も多く、常に予定が流動的です。また、利用者様の状況に応じて「担当固定」と「チーム制」を設定しており、複雑な調整が求められます。
ZEST導入前はどんな悩みがありましたか？
平野様：ZEST導入前は、月2,000〜2,400件にのぼる訪問予定を一度Excelで作成し、さらに1週間分の予定を壁一面の巨大なホワイトボードへマグネットや手書きで転記して管理していました。
マグネットをテプラで一つひとつ作成する労力や金銭的コストもかかっていたうえ、ショートステイや入退院といった日々の予定変更が反映しきれず、訪問の抜けや重複、利用者様と担当者の相性などの細かい情報の共有が難しく、訪問トラブルが頻発していました。
また、スケジュール作成業務が私一人に集中しており、1週間分の予定をホワイトボードに書き写すだけで2〜3時間かかっていたうえに、スタッフが各自で予定変更も行うため、修正作業がエンドレスに続くような状況でした。
加えて、コロナ禍などを経て強く感じたこととして、朝、急な休み連絡があった際に「今日1日が回るかどうか」が事務所に行かないと分からないというリスクについても課題を感じていました。
西山様：事務目線ではありますが、ホワイトボード管理では時系列が分かりづらいという悩みもありました。利用者様からの「今日何時に来ますか？」「午前と午後どちらですか？」といった電話の問い合わせに対し、壁一面の予定から探し出して答えるのに時間がかかり、探し出せたとしても「この予定が30分なのか1時間の訪問なのか」「何時からなのか」がパッとわからず、返答までにお時間をいただいてしまうことが事務方の負担になっていました。
ZEST導入前に懸念点はありましたか？
平野様：ホワイトボードでの管理は「1週間分の予定や誰がどこにいるかが一目でパッと分かる」「みんなでミーティングをしながら予定を組める」というメリットもあったため、最初はシステム化に対して難色を示すスタッフもいました。ただ、規模が大きくなるにつれてアナログ管理では事故が増えており、限界を感じていたため、導入へと踏み切りました。
ZESTを導入して何か変化はありましたでしょうか？
平野様：スケジュール作成業務を管理者一人で抱え込まず、事務の西山さんと分担できるようになり、抜け漏れが大きく減りました。また、スキルや相性なども配慮した予定組みをAIでサポートしてもらえるようになり、非常に助かっています。
緊急訪問が必要になった際も、出先からスマートフォンなどで「誰がどこにいるか」が見える化されたため、スムーズに指示が出せるようになりました。急なスタッフの欠勤時も、朝事務所に来てからバタバタするのではなく、リモートでも調整できるので、焦らず1日をスタートできるようになりました。
西山様：予定に関するお問い合わせはかなり減ったかなと思いますし、あってもその場ですぐに答えられるようになりました。スケジュールも2週間分くらい作られているので、担当者が訪問時に、利用者様からの「来週は誰が何時に来るの？」といった質問に答えられるようになったことも大きいと思います。
管理業務の効率化の他で、変化はありましたでしょうか？
平野様：ZESTを導入して良かったと感じるのは、スタッフの「動き」だけでなく「余裕」まで見えるようになったことです。
スケジュールの隙間時間が見えるようになったことで、「このスタッフはスケジュールが詰まっていて食事休憩がないな」と事前に気づけるようになりました。
そんな時は、管理者の私が先回りして、スケジュールの中に「食事休憩」という予定を直接入れ込めるので、この機能により、スタッフに対して「ここで休んでね」というメッセージとして伝えることができ、休憩を促すことができています。
また、勤務時間が可視化されたことで、連勤が続いているスタッフに休みの声掛けができるようになるなど、働き方のサポートがしやすくなったのも大きな変化です。
ワイズマン（電子カルテ）さんとの連携のメリットを教えてください。
平野様：ZESTで作った予定が、自動でワイズマンの電子カルテに飛ぶ連携機能が非常に役立っています。以前は朝一でカルテに予定を入力する手間がありましたが、これが省けて大きな時短になりました。また、手入力による日付間違いなどのミスも減りました。
西山様：事務側としては、スタッフの皆さんの実績の入力漏れが激減したと感じています。導入前は、記録は入れたけど実績が飛んでいないということもあり、事務側で実績チェックや手直し作業に多くの時間がかかっていました。ZESTとワイズマンが連携されたことで作業が簡略化されたからか、今ではレセプトチェックの時間も以前の半分ほどに短縮できたと感じています。
さらに、ワイズマンからZESTへ住所などの基本情報も自動で飛ぶため、新規利用者様の情報を一件一件入力する手間も省けており、情報連携のメリットを強く感じています。
ZESTはどんな事業所様に向いていると思いますか？
平野様：ある程度規模が大きく、利用者数やスタッフ数が多い事業所様には必須だと思います。利用者数が100名に近づいたり、スタッフが10名を超えてきたりすると、情報共有の漏れによる事故が増えるため、システムでの管理が必要不可欠だと感じます。
また、私のように管理者自身が現場の訪問に多く出ていて、スケジュール作成などの事務作業に割く時間がなく、効率的に業務を行いたい事業所様にもおすすめです。管理業務を事務担当者と分担できることで業務効率も改善してミスも減らせています。
西山様：管理者の方が現場に出入りしていて、事務担当者がいるような体制の事業所様にも向いていると思います。お互いの情報共有がしやすくなり、チーム全体の連携がスムーズになります。
最後に「ZEST」とは、どのような存在か教えてください。
平野様：ZESTがないとこれからどうしようと思うくらい、過去には戻れない、なくてはならない存在になっています。
西山様：看護師さんと事務との「架け橋」的な存在になってくれています。情報共有がスムーズにできることで日々の業務が安定してできるので、そういった意味ではZESTに支えられています。
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