「担当固定でも効果はある？」導入前の迷いを覆し、訪問件数1.6倍と業務負担の激減を両立した方法

訪問看護

公開日時：2026.9.29

今回は、大阪府泉大津市で「訪問看護ステーションなな」を運営されている、株式会社ななステーション管理者の橋本様にお話を伺いしました。

ZEST導入をご検討いただいたきっかけと、当時の課題についてお聞かせください。

導入前は、ホワイトボードに利用者さんのマグネットを貼り、2週間分ずつスケジュールを管理していました。

スタッフが増えるにつれてスペースが足りなくなり、毎週マグネットを貼り替える作業も必要でした。また2週間より先の予定が把握しにくく、外出先では全体のスケジュールを確認することもできませんでした。

そのため新規の依頼や急な予定変更、担当者会議などの連絡が入っても、その場で空き状況を確認して返事をすることが難しく、一度事務所に戻って確認する必要がありました。

さらにホワイトボードとは別にカイポケへのスケジュール入力、利用者さんへ渡す訪問カレンダーの作成、利用者さん毎の曜日、時間の一覧表も作成しており、特に月末はスケジュール管理にかなりの時間と労力がかかっていました。

数あるシステムの中から、ZESTを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

スケジュール管理をもっと効率化したいと思い、知り合いの訪問看護ステーションに「どうやって管理している？」と色々聞いていました。

その中で「カイポケを使っているならZESTが便利だと思う」と教えてもらい、担当者さんにつないでいただきました。

説明を聞いて便利そうだとは思いましたが、最初は「うちで使いこなせるのかな」という不安もありましたし、費用面での迷いもありました。ただ導入後もしっかりサポートしてもらえるという安心感があったことが最終的な決め手になりました。

導入後の成果と、訪問件数が約1.6倍になった要因はどこにあるとお考えですか？

2025年8月にZESTを導入して、約1年で訪問件数が528件から861件まで増えました。ただこれはZESTを導入したことだけが理由ではありません。この1年間で看護師2名が増え、リハビリの訪問件数も増えています。

その一方で、増えたスタッフや訪問を効率よく回せるようになったことには、ZESTが大きく影響していると感じています。

以前は管理者が中心となってスケジュールを把握していましたが、今はスタッフ全員が全員の予定を共有できます。

空き時間だけでなく移動ルートも見えるため「この利用者さんなら誰がいけば効率がいいか」「この時間なら誰が空いているか」をスタッフ自身も考えて、スタッフ同士で相談してくれるようになりました。その結果、空き時間や移動時間を有効に使えるようになり、無理に訪問を詰め込むのではなく、効率よく1日の訪問件数を増やせるようになったと思います。

また新規の依頼をいただいたときにも、その場で空き状況を確認して返事ができ、そのまま予定を入れられます。こうした対応の早さも、新規の受け入れや訪問件数の増加につながっていると思います。

費用対効果の観点から、導入前後のコストパフォーマンスについてどのように評価されていますか？

当ステーションは「担当者固定」での訪問が中心だったため、「自動最適化ルートなどの機能を活かしきれないのではないか」と、導入前は費用対効果について迷いがありました。実際に、担当を固定しないシャッフル訪問への移行を検討したこともありましたが、利用者様のご希望を優先し、現在も固定訪問を維持しています。しかし、使ってみた結果、固定運用のままでもZEST導入の効果は費用以上に大きいと感じています。

特に大きいのは、スケジュール管理にかかっていた時間と労力が大幅に減ったことです。これまで当たり前のように行っていた、ホワイトボードでの管理やマグネットの張り替え、カイポケへのスケジュール入力、利用者様へお渡しする訪問カレンダーや個別予定表の作成といった作業が、一切必要なくなりました。

さらに、スケジュールが可視化されたことで、新規のご依頼や急な予定変更、担当者会議などにも即座に対応でき、空き時間を無駄なく有効活用できるようになりました。

また、これまで私と事務担当者の2名で2〜3日かけて行っていた月末のレセプト作業も、ZESTとカイポケが連携しているおかげで一気に解消されました。当時は「もう2人くらいスタッフがほしい」と感じていたほどの負担だったため、この業務削減効果は絶大です。

ZESTにかかる費用は、単なる「スケジュール管理のための費用」ではなく、管理業務の削減と訪問件数を増やせる体制づくりの両方を考えると十分に費用対効果を感じています。