舞鶴赤十字訪問看護ステーション様の特徴を教えてください

訪問エリアは端から端まで約17キロあり、広い範囲の訪問を行なっており、1件の訪問に30分ほど時間がかかるようなエリアです。現在は約178名のご利用者様より依頼をいただいており、看護師、理学療法士、言語聴覚士、事務員が所属しています。

病院に併設されており、医療的ケア児、難病、看取り、入浴介助など医療度の高い方や介護度の高い方など幅広いケアを提供しております。

ZEST導入前、スケジュール作成に関してどのようなお悩みがありましたか？

以前はエクセルで作成しており、1週間ごとに作成をしていました。管理者が交代したばかりで、ご利用者様の層やどこに住んでるのか、どんなケアが必要なのかを把握することに時間を要していたので、業務時間のほとんどをスケジュール作成に費やしていました。

ZESTの説明を受けて率直にどのように感じましたか？

私たちのステーションでは、ご利用者様の入退院や休み、振替等が多いので、デモでZESTさんの説明を受けた際には、その部分まで抜け漏れなく作成ができるのかが不安でした。

また、記録のICT化も進めていたので、さらにツールを導入することをスタッフに受け入れてもらえるのか、スケジュール管理をエクセルからZESTに変えることにリスクは伴わないか懸念がありました。前任者が作成していたエクセルを利用しやすく修正したところだったので、「これ以上に使いやすいものになるのか？」とも感じていました。

ただ、エクセル管理では可視化できない、あらゆる経営指標等のデータ分析や、自分達で手作業で作成をしていたご利用者様の分布図もすぐに出せる点は魅力的だと感じました。

懸念を払しょくできた理由はなんでしたか？

Zoomやお電話でやりとりをさせていただく中で、私たちの困りごとやリスクを減らすための提案をしていただいたり、相談した際の早急な対応によって安心できるようになっていきました。その結果、どんどん見やすく、作業もしやすくなり、「これなら利用していけそう！」と思えるようになりました。

実際に利用していく中でも私のリクエストや意見を聞いていただき、本当に利用しやすいものになっています。また、要望をお伝えした際に、「いつまでに改善される」などの改善のスケジュールも教えて頂けるのも安心でした。

また、記録のICT化もZEST導入の1年前ほどから行っていたため、業務の中でタブレットを使用するのが当たり前になっていました。ZESTもタブレットで操作しやすい仕様になっているので、思っていた以上にスムーズに導入できたと思います。

ZESTを導入することで、訪問スケジュール管理はどのように変わりましたか？

スタッフは皆訪問時にもタブレットを持って行くので、当日のスケジュールや先のスケジュールを訪問先でも確認することができるようになりました。その為、急な変更などもタイムリーに情報連携できることに加え、予定の変更などもスタッフが個々に判断しやすくなりました。

また、入院予定やショートステイ等のスケジュール変更が起きた際にも、タブレットで操作が可能なため、リアルタイムで修正や確認ができ、迅速な対応ができるようになりました。

スケジュールの空いている時間も視覚的に確認できるようになったので、実習の受け入れや研修等の検討もできるようになりました。さらに、リハビリスタッフが病院の業務と兼務しているので、予定が分かるようになることで、モニタリング訪問の調整がしやすくなり、リハビリとの共同を強化できるのではないかと思います。

スケジュール作成をZESTでデジタル化することで得られる一番のメリットは何だと思われますか？

以前は、修正の度に印刷を出していたので、毎月何枚かの用紙が無駄になってましたが、ZESTではそもそも紙に印刷する必要が無くなりました。

また、時間軸でスケジュールを確認できるため、ToDoリストのように一日の動きがわかりやすくなりました。空いている時間も一目で分かるので、どこに新規を入れるかも確認しやすく助かっています。

より良い業務のあり方を継承していくことやスタッフの負担軽減など、いろいろな面で課題意識を持たれて今回の導入に至ったかと思いますが、得られたメリットの中で一番だと思うものをお聞かせください。

車での移動時間が多いので、 無駄なく、そして効率化が測れるというところと 数値として確認ができるので、削減できた時間と訪問に行けた時間の費用対効果も計算でき、目標値も明確に設定できることがメリットだと感じています。

病院併設のため、病院の師長などから異動でステーションの管理者になるので「経営者」という認識が薄いように感じますが、訪問看護ステーションの管理者にも、経営視点が必要だと考えています。

病院併設であってもステーションとして経営を成り立たせる必要があります。そのため「地域のニーズなどを踏まえて訪問地域を固める」などができ、一人でも多くの利用者に訪問できる等、データを分析し、経営効率を高める判断をすることが必要になります。それがZESTでは、集計や分析を自動で行い可視化してくれるので、判断材料にできたり、目標値が数値で設定できるようになりました。

もちろん地域のご利用者様へのサービスを充実させることが最終的な目標であることには変わりありません。しかし、そのためには継続的に運営できる経営状態であることやスタッフが働きやすい 労働環境の整備が必要であり、経営面にも目を向けることで、地域のご利用者様のニーズを叶えていくことができるのではないかと考えています。

他の日本赤十字社様系列のステーション様であったり、地域の要となっている他のステーション様であっても、ZESTのようなデジタルツールの導入は効果的であると思われますか？

当ステーションのように、病院に併設しているステーションでは特に必要だと感じます。

病院併設であることで、人事異動で管理者が入れ替わりやすいと思います。そのようなときに、以前のようなエクセルでは、属人化してしまい引継ぎや全員が同じように運営することが難しいです。しかし、ZESTでは、誰でも同じように管理ができるので、管理者が苦労したり、抜け漏れなどが発生してしまうリスクが抑えられます。

いま改めて、ZESTはどんな存在でしょうか？

導入当初の印象とは違い、今は欠かせない存在となっています。

診療報酬改定を含め、国としてもICT化を推進するように言われてます。そのため、ステーションとしてもICT化を進めていく方針になっていますが、 初めはスタッフがついていけるか不安でした。今では、訪問先などでいろんな記録が見れたり、ZESTではスケジュールも確認できるので、初めの不安以上にスタッフもメリットを感じてくれていると思います。