今回は、福岡県のエムアイ・ソリューション株式会社 代表取締役 訪問看護ステーション花笑みの間野様と訪問看護事業部 部長の大瀬様にお話を伺いました。

ステーションの特徴について教えてください。

訪問看護ステーション花笑みは2016年に立ち上げて、今は福岡市内で2つ、あとは筑紫野で1つで合計3つの事業所を運営しています。

職員の数は今、看護師が25名、リハビリが26名でそれぞれの拠点に事務員もいるような形になっています。利用者さんの数は3事業所合わせて400近くの利用者さんの訪問に行かせていただいています。

特徴としては、比較的20代30代のスタッフが多くて中でも子育て世代の職員が活躍しているステーションなのかなとは思っています。

ZEST導入前、スケジュール管理に関してどのようなお悩みがありましたか？

やはり当時はGoogleカレンダーを使って管理していたので、ちょっとの操作で動いてしまう。キャンセルになった時の翌週の処理がすごく難しくて、そのせいでもう元々キャンセルじゃないところもキャンセルになって訪問が抜けたことがあって、誰がどれだけ忙しいとかというのも見にくい状況だったので、そう思っている中で紹介があったので、「ZESTを入れてみたら」と話をしたのが、ZESTさんに最初に話をしたきっかけです。

やはり管理者がルートの調整をしていくんですけど、ルートの調整というところにかなり時間を割いていて、他の管理業務であったり、事業所さんにご挨拶に行く動きまで手が回っていない状況だったので、そこは何とか改善したいなと思っていたところにお話をいただいたので興味があって話を聞かせていただきました。

数字に基づいた経営・運営をすることで、ZEST導入前とどんな変化がありましたか？

どこの事業所がどれだけ伸びていて、何に時間を使っているかというのが、ZESTを見たらすぐ分かりますし、ZEST BOARDを見ると、「ここはちょっと移動が多いな」とか「曜日によってここが多い少ない」というのが見られるので次の改善のための行動というのが、そこを見るだけで把握できるようになったので、仕事を任せるという風になってくるには欠かせないのかなと思います。

「1日8時間のうち4時間は訪問時間に充てましょう」というのを目標にしている中で、ZESTを見ると1人この日は何時間稼働しているというのが1発で分かるので、目標まであとどれくらい足りないね、という話がスタッフ全員とスムーズにできますし、スタッフ一人ひとりのこなさないといけない訪問量っていうのを、それぞれ自覚してもらえるので数値がみんなの1個の指標として共通認識であるようになったというところが、運営上スムーズにできるようになったところかなと思っています。

確かに優秀な人は必要なんですけれども、人ありきじゃなくて誰でも運営管理ができるような仕組みづくりというのには心掛けているので、そういった意味ではZEST BOARDがあることによってより管理がしやすいかなと思います。

以前の営業の管理方法を教えてください。

これまでは自分でリストアップして、営業先を管理者が決めて「そこに行ってきてください」という指示にしていたというところと、自分たちでスプレッドシートで表を作って、そこに営業した印象や判定をつけていたので、そういったところもあってスタッフも営業に行きたくないといった声も実際に上がっていたのはあります。

ZEST RRMを導入して、どのような変化がありましたか？

率直に使いやすいんじゃないかなと思いました。

もうZESTの予定の中にそういうRRMで予定が入ってしまっているので、スタッフはそこを押して、項目もある程度絞られているので、そこをポンポンポンとしていくだけで、営業した結果というのが全員に共有できるようになるというところもあって、実際にスタッフにも今使ってもらっていますが、だいぶ使いやすくなったという声はすごく多く上がっています。

ZESTの機能で、やはりGoogleマップの方と連携があるので、前後の訪問の予定との距離を見て「どこに行くのが効率よく営業ができますよ」っていうところを自動で出してくれるので営業先の選択というのも効率がいい形でできているんじゃないかなと思っています。

ZESTはどんな事業所さんにおすすめしたいですか？

これは在宅系でどんどん規模を大きくしていこうと思うのであれば、ぜひ入れるべきかなとは思います。

管理者の感覚に頼ったルート決めになってしまうとどうしても事業所って大きくならないですし、スタッフもやはり増えにくいと思うんですよね。管理者に合わないと働けなかったり、続かなかったりというのがある。じゃなくて、要は誰が入っても同じようにこなしていける仕組みというのがZESTを入れることによって、スケジュールが組んでいけるので、そういった意味では面接で失敗しない限りは人の離脱というのが、すごく抑えれるのかなと思います。

ありがとうございました。

訪問看護ステーション花笑み様が徹底されている数値管理は、スタッフ間の健全なコミュニケーションを育み、結果として事業所の経営の健全性に大きく貢献されていることに感銘を受けております。

この取り組みが花笑み様の事業成長に繋がっていることを拝見し、その先進的な経営手腕に深く共感いたしました。これからも、貴社のさらなる発展のため、お力になれれば幸いです。