山口県で訪問看護・介護をはじめ多岐にわたる事業を展開されている合同会社Cs improving Lab代表の周田様、にじいろヘルパーステーション管理者の三輪様に、お話を伺いました。
ZEST導入をご検討いただいたきっかけ、導入前の課題についてお聞かせください。
導入前は、ルート作成などのスケジュール管理をExcelとスプレッドシートで行っていました。全員がリアルタイムで予定を共有できるよう工夫していましたが、電話を受けてすぐにシートを更新できない場面もあり、情報の遅れや予定が崩れるなどのミスが発生していました。
事業規模が拡大し人数が増えると、Excelでの調整には膨大な時間がかかるようになりました。当時は管理者が実際のケア業務と並行して調整を行っており、料理をしながら耳に携帯を当ててタブレットで予定を組むこともあったほどです。専任スタッフがおらず、月半ばと月末には月に2〜3日、合計で月6日ほどは訪問業務に出られず、ルート管理に付きっきりにならざるを得ない「地獄の作業」となっており、管理者への負担増が深刻な悩みでした。
ZEST導入の決め手と、スムーズな運用開始の秘訣についてお聞かせください。
最大の決め手は、圧倒的なコストパフォーマンスの良さです。当初は、訪問スケジュール管理の業務ためだけに事務員を1人雇うことも考えていたほどでした。しかし、ZESTは人件費よりはるかに安く導入でき、画面が綺麗で使いやすいため「導入しない選択肢はなかった」というのが率直な感想です。
また、稼働率や移動距離などの経営状況を示す数字が可視化される「ZEST BOARD（ゼスト ボード）」の存在も決め手となりました。
導入に際しては、約2週間という短期間で運用を開始することができました。導入推進者がパソコン操作に苦手意識のないメンバーだったこともあり、「これを押したら消えるんだ」と失敗も繰り返しながらも、夜遅くまで時間を忘れてルートを組むほどゲーム感覚で楽しみながら操作を覚えたことが、スムーズな定着に繋がったのだと思います。
ZEST導入後、スケジュール作成や業務効率にどのような変化がありましたか？
最も大きな変化は、スケジュール調整にかかる時間が劇的に削減されたことです。導入前は毎月合計6日間ほどかけて行っていたルート作成が、今では半日あれば翌月のルートの7割程度が完成するようになりました。残りの予定もボタン1つで穴埋めしていくだけなので、毎日のスケジュール作成にかける時間はほぼなくなりました。
空いた時間で管理者自身が訪問業務に出ることができるようになり、売上向上にも直結しています。本来やるべきケア業務や経営面での業務にしっかりと時間を当てられるようになったことは、非常に大きな効果だと感じています。
カイポケと連携できることで、どのようなメリットがありましたか？
これまではスプレッドシートの予定を手作業でカイポケへ転記する必要があり、本当に面倒な作業でした。反映のタイムラグにより、現場から「どちらの予定が本当ですか？」と問い合わせが来ることも多くありました。ZEST導入後は、連携機能によってZESTで作成したスケジュールがカイポケに飛ぶようになったため現場の混乱もなくなり、予定に関する混乱は大幅に減りました。
ZESTの活用による、経営面の効果についてお聞かせください。
ZESTで空き時間が視覚的に把握できるようになったことで、新規のご依頼を取りやすくなりました。以前は1週間ごとの予定表をアナログな方法で管理していたため、空き枠の把握が困難でした。しかし今では、新規の電話があった際にも、ZEST内にある空き枠管理表を見れば「この日程なら大丈夫です」と即答できるようになり、返事のスピードが格段に上がりました。結果として隙間時間に案件を効率よく組み込めるようになり、稼働率の向上に繋がっています。
実際に、当ステーションの介護スタッフの稼働率は常に40%から45%程度を維持しています。1回の車移動に10分〜15分程度かかる地域性を考慮すると、この数字は高い水準になるかと思います。
さらに、ZEST BOARDで見ることができる「エリアマップ機能」も営業活動に役立っています。地図上で利用者様が少ないエリアを一目で確認できるため、ケアマネジャーさんへ連絡する際も「このエリアの利用者様はいらっしゃいますか？」とピンポイントで提案できるため重宝しています。
最後に、今後の展望やステーション運営の工夫についてお聞かせください。
訪問看護、訪問介護のほかに、2025年10月に居宅介護支援をはじめて、今後は障害福祉など、新しい事業展開も視野に入れています。事業が拡大しサービス内容が多岐にわたるほど、ZESTによる一元管理の重要性は増していくと考えています。
ZEST BOARDから得られる数値を分析して、スタッフの負担を減らしながら安定した事業運営を目指していきたいと考えています。
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