今回は、ZESTをご利用くださっている株式会社SORUKKA様にお話をうかがってきました。
お話を聞かせてくださったのは、株式会社SORUKKAの代表取締役 嶋津 裕介様と取締役を務める尾上 晃様です。
ーSORUKKA様のステーション・エリア・ご利用者さんの人数・その他ステーションの特徴などを教えてください
2025年の4月で開業6年目になり、訪問エリアは、和歌山市、海南市、有田市の3拠点を展開しています。一番遠い所では、山間部で片道1時間15分ほどかかります。市内でも、片道40分くらいかかる所もあるようなエリアを訪問しています。
利用者数は3拠点全てで270～280名、スタッフは40名おり、看護師、理学療法士、作業療法士、言語聴覚士など様々な職種のスタッフが在籍しています。
ーどんなお悩みがあったか教えてください。
スケジュール調整に時間かかっていて、訪問予定の抜けもありました。管理業務のほとんどがスケジュール調整のようになっていたので、何とかしないといけないと思い、藁にもすがる思いでZESTさんに連絡しました。
ーもともと、どのようにスケジュールを管理していたか教えてください
もともとは、一人でエクセルで作成し、ホワイトボードに貼って、可視化をしていました。エクセルは僕しか見ることができなかったので、完全に属人化していた状態でした。
スケジュール管理にかかる時間は、以前の5分の1程度に削減されました。また、訪問予定が抜けてしまっているのではないかという精神的な不安が無くなりましたね。
ー導入前に不安に感じていたことなど、何か懸念点があれば教えてください
一番は操作性ですね。システムを使いこなせるのかというところと、本当に訪問を抜けなく作成できるのかというのが不安でした。
あとは導入時の初期設定が不安でした。特に、利用者さんの情報登録に時間がかかるのではないかと心配していました。
また、コストがかかるものなので、費用対効果がどれほどなのかというのも考えましたが、スケジュール作成によって生まれていた残業時間が削減でき、労働時間を他の時間に回せるようになりました。
ー導入前の不安が解消された理由があれば教えてください
今のZESTになる前、旧版のZESTの時に一度デモを受けた時には、導入を見送っていたのですが、リニューアル後に改めてデモを受けたときにかなりの進化を感じました。スムーズなドラックアンドドロップなどエクセルでは絶対にできないので、初めて見たときは、「こんなことできるの！」と驚いたことを覚えています。また、クラウドシステムなので、外出先でもスケジュールを確認できる点が良かったです。ホワイトボードを使用していた時は、事務所に戻らないと確認できなかったので、事務所に行って変更をかけたり、休みの日にも事務所に行かずに確認できるということが、不安が解消された理由です。
ーZESTが事業所経営・運営をどのような部分でサポートできていますでしょうか？
ZESTでスケジュールを作成するだけで、自動でZEST BOARDがスタッフの移動時間や訪問時間を可視化してくれることが助かっています。可視化されていることで、例えば、スタッフから「自分だけ移動時間が多くてしんどいです」といわれたときに、移動時間が偏っていないかなどを確認できますし、数字上偏っていなかった場合は、根拠を持って、負担度合いの平等性を伝えることができるので、職員も納得してくれるようになり、前向きな議論が出来るので助かっていますね。
ー訪問スケジュールに費やしていた時間を他のことに使えるようになったことなどあれば教えてください。
ZESTで生まれた時間で、利用者さんのカンファレンスや営業・SNS発信に時間を使うことができています。
以前は利用者さんのカンファレンスや営業は、必要だとは感じていましたが、十分に時間を確保できておらず、なかなか実行できていませんでした。
現在、4事業所分のスケジュールをZESTで作成しているのですが、事業所を横断して、ZEST BOARDでデータを管理できるのはメリットだと感じています。稼働率や利用者数を確認することで、新規スタッフを入れた方が良いのか、新しく事業所を増やそうかという判断基準にもなるので、ありがたいです。
また、全社的な会議やセミナーを実施したいときに各事業所の都合が良さそうな時間が確認できるので、その時間を踏まえたうえで各管理者に確認できるので、効率的に確認できるようになっていますね。
僕は、和歌山と有田の訪問にまだ行っているのですが、複数事業所に所属していても、ZEST上でスケジュールを照らし合わせて、自分の空いている時間を確認できるので、会議やカンファレンスの時間が調整でき助かっています。
ーこういう事業所さんはZEST導入したほうがいいと思う！と思われるところがあれば教えてください。
開業当初から入れていたら、スタッフさんも慣れて使いやすいと思います。僕たちは月間の訪問件数500件くらいの時に導入しましたが、もっと早い段階で入れておく方がステーション内のオペレーションの変更や管理者さんの手間も減るのでよいと思いました。あとは、同じようにホワイトボードやエクセルを使用されているステーションさんは間違いなくZESTの導入を検討してみても良いと思っています。
また、受け持ち制ではないところや受け持ち制をやめていきたいところは、かなりスケジュールが流動的になると思うので、みなさんにZESTをおすすめしたいです！
ー貴社にとって、ZESTはどんな存在でしょうか？
僕にはなくてはならない存在だと思っていますね。
ZESTさんは初期のころから知っていて、我々もZESTがサービスを開始した時と同じくらいの時期から開業しているので、切磋琢磨しているように感じています。僕たちが「こんな風に改善してほしい」というところもすぐに反映してくださったりとか、そういう意味では良きライバルであり、バディです。
導入事例一覧
