今回は、広島県の株式会社PilinaOne ひゅっげ訪問看護リハビリステーションの代表 星山様と事務の佐藤様にお話を伺いました。

ZEST導入前の課題についてお聞かせください。

開設当初から効率的ながらも、スタッフに配慮した運営を目指しておりましたが、実際にはスケジュール、訪問調整、実績管理をExcelやGoogleカレンダーなどの複数のツールで管理しており、非効率的な運営になっていました。

その結果、情報の分散や入力内容の重複が多く、確認に工数がかかるといった課題がありました。事業拡大に伴い利用者数が増加し、スタッフも増える中で、情報の分散によって管理が追いつかなくなることを強く感じておりました。

このような属人的な運営から、仕組みで組織を支える運営へと移行する必要性を感じていました。

開業からZEST導入までの期間で、利用者数はどれぐらい増えましたか。また、新規依頼の判断はどのようにされていましたか。

開業初月で利用者数が約20名でしたが、ZEST導入までの約1年間で純増約60名となり、毎月10名から20名ほどの依頼がありました。このペースでの増加は管理が非常に困難でした。

新規依頼の判断には、前後の訪問ルートや他サービス利用の制限などをアナログな方法でで判断していたため、エラーが増えるという課題がありました。管理者や担当者が常にスケジュールのことを考えているような状況でした。

また、以前はスケジュール変更のたびに口頭やチャットで連絡していたため、情報共有に時間を要し、ダブルブッキングや連絡の漏れといったリスクが生じていました。現場スタッフもスケジュール調整に時間を取られ、記録が後回しになったり、実際のご支援に支障が出るという課題が多かったです。

そのような課題を抱えながら、ZESTの導入を決めた理由についてお聞かせください。

導入の決め手は、直感的な操作性とサポートの丁寧さでした。以前は分散していた情報が1つのツールに集約されることによる使いやすさ、見やすさが管理側にとって魅力的でした。

特に大きかったのは、現場スタッフへの配慮です。ITが苦手な60代のスタッフなど、訪問看護という新しい分野に来た方でも、操作がシンプルであるため、驚くほど早く自然に使いこなせるという確信が持てました。これが現場にとって非常に大きな価値だと判断し、導入を決めました。また、営業担当者からの迅速かつ丁寧なサポートがあったからこそ、スムーズにな運用開始ができたと思います。

　また、運用開始後も混乱が起きないように、事前に準備を行いました。ゼストからもらったの資料をもとに、当事業所向けに作成した資料をスタッフに配布し、事前に周知するといったオリエンテーションを実施しました。

ZEST導入後の効果や変化はありましたか？

ZESTの最大の目的であるスケジュール調整にかかる時間が大幅に削減されました。これにより、管理者やスケジュール作成担当者の業務負担が軽減しました。時間ができたことで、営業活動やスタッフ教育、そして訪問という直接業務に集中できるようになったことは、経営において重要な成果です。

さらに、間接的な効果として、睡眠時間の確保にも繋がりました。睡眠時間を削ってまでスケジュール調整をしていた状況が改善されたのは、大きな価値だと感じています。

ZEST BOARD活用による経営面の効果についてお聞かせください。

ZEST BOARDの活用によって、スタッフの訪問件数や時間分配の数値が見える化されました。これは経営者側の視点で重要であり、インセンティブや評価基準を決める際の判断のスピードと精度が格段に向上したと感じています。

また、ZESTはスタッフの負担軽減に大きく貢献しており、最終的に収益の向上、つまり利益率の向上に直結しました。収益改善だけでなく、スタッフの働き方への貢献も重要な要素です。

経営面でのその他のメリットについてお聞かせください。

経営面のメリットとして、属人的な感覚に基づく経営からデータに基づく経営へとシフトできたことです。現場視点が強かった経営に、データという確固たる根拠が加わりました。

また、カイポケとの連携が非常にスムーズであるため、入力の二度手間がなくなり、精神的なストレスやミスが減少しました。このストレス軽減が、最終的に離職防止に繋がっています。訪問看護以外の業務負担による離職が多い中で、業務負担の軽減は非常に大きな経営メリットです。

最も変わったのは、管理者やリーダーといったマネジメント層の動きです。空き時間などが誰にでも見えることで、他のスタッフのフォローができるようになり、結果的に働きやすさが増したという実感を伴っています。時間が作れることで、訪問や営業、スタッフのフォローといった直接的な活動に集中できるようになりました。

ZEST導入前は、採用や配置の判断は何を基にされていましたか？

以前は、完全に感覚に頼っていました。特定の月は依頼が減るだろう、といった経験則や、「不足しそうだ」といった感覚的な判断で採用や配置を行っていました。

ZEST導入後は、「感覚」から「自信を持って判断」できるようになりました。

ZESTをご活用いただいている場面はどのようなところですか。

＜事務 佐藤様＞

主な活用場面は、利用者さんが増えた際の予定の作成や入力です。ZESTに直接入力する作業は増えていますが、スタッフの目線では楽になっていると感じます。

例えば、特記事項にデイサービスの日程や緊急連絡先の電話番号などを入力することで、スタッフがスケジュールの箇所を見ればすぐに情報が確認できるようになりました。

ZEST導入前のカイポケ入力にかかる時間はどれくらいでしたか。また、現在はどれぐらい削減されていますか。

＜事務 佐藤様＞

以前は、仕事時間の約50%をカイポケへの転記作業に費やしていました。

当時は今よりも利用者数が少ない状況でそれだけの時間がかかっていたため、今ZESTを使わずに手入力していたら、仕事時間のほぼ全てを費やしていたと思います。

ZEST導入後は、ほぼ入力が不要になったため、カイポケ入力にかかる時間が90%以上削減されました。

また、自動反映により、入力ミスや転記作業がほぼなくなりました。これは現場とバックオフィスの業務をつなぐ架け橋の役割を果たしています。請求処理や訪問後の記録がスムーズになり、時間が空くことで、スタッフ同士や外部の関係者と向き合う時間に集中できるようになっています。

スタッフのお立場として、ZESTを抵抗なく受け入れられた理由があればお伺いできればと思います。

＜事務 佐藤様＞

導入前の段階で、わからないことがあれば、営業担当者の方に直接電話で質問していました。

メールでは言語化が難しかったためですが、すぐに電話に出て答えてくれたことが、非常に大きかったと感じています。導入後のフォロー体制が整っていることは大変心強かったです。

ZESTはどのような事業所さんに向いていると思われますか。

ZESTは単なるスケジュール管理ツールではなく、チーム全員が訪問看護を支え合うための基盤づくりを支援してくれるシステムです。複数の職種（看護師、准看護師、STなど）が関わる事業所では、情報の流れが整うことで職員満足度と利用者満足度が上がります。

最終的には、時間創出を必要とする事業所にZESTは向いています。業務に追われている事業所に対して、詰まっていたものを解消して時間を作り出すことができるからです。

ZESTはどのような存在ですか？

ZESTは数字のためではなく、「人と時間を大切にするための仕組み」だと感じています。

現場の小さなストレスが積み重なることで、最終的に取り返しのつかない事態になるのを防いでくれます。つまり、現場のチームストレスを軽減することが、エンドユーザーである利用者様への大きな安心に繋がるという存在です。