今回は、長崎県の合同会社MYSの代表 岩田様にお話しを伺いました。

ZEST導入前、経営に関して特に感じられていた課題はありますか？

従来のシステムでは訪問件数の確認はできるものの、移動負荷や作業負荷は確認できず、個人の感覚に頼っていました。同じスケジュールでも「疲れた」というスタッフと「何ともなかった」というスタッフが混在していました。特に島内全域を回る業務において、最大で50分から1時間にも及ぶ長い移動時間が発生しており、効率的な訪問スケジュールを組むことも急務でした。

ZEST導入後は、負荷を具体的な数値で提示し、それがどういう状態なのかを客観的に落とし込めるようになりました。これにより、個々の能力に応じた評価も可能になったと感じています。また、アイドリング時間（待機時間）が確認できる点も重要でした。これらが具体的な数値で把握できることで、個人の業務効率化の改善や、個人評価の明確な指標になると考え、ZESTを選定しました。

ZEST導入後に感じられた効果や、今後期待される改善点があれば教えてください。

職員からは、他の職員の全体のスケジュールも把握できるようになったという声が挙がっています。これにより、「もしこの場面でこういうことが起こったらどう動こうか」と先を見越した行動や準備ができるようになりました。他者の動きが可視化されたことで、緊急時の対応準備などが大きく変わりました。

さらに、緊急訪問が入った際に、どのスタッフに割り振れば回れるかといった判断が、全体のスケジュールを見ながら簡単にクリック操作でできるようになりました。

ZESTが遠方を含めた最適なルートを瞬時に反映してくれるため、移動時間削減に非常に役立っています。緊急対応が必要なエリアにいるスタッフをすぐに特定し、フォローに回れるかといった判断も、迅速にできるようになりました。

移動時間は平均14分程度になり、導入前の最大1時間かかっていた状況から考えると、大幅に削減できています。

利用者様をエリアごとに集める努力もしていますが、その中でも最短ルートを導き出してくれるため、平均移動時間は効率的に下がっていると感じています。

在宅医療業界でDX化を進めていくことの重要性について、どのようにお考えですか。

サービス提供は必ず人でなければならないと考えています。

そのため、人でなければいけない部分には人材を全力投入し、人じゃなくてもできる作業はAIやIT技術を導入することで、限りある人材がサービス提供に最大限に活用できる体制を作ることが非常に重要だと感じています。

ZEST導入前のスケジュールはどのように作成されていましたか。

導入前はカイポケを利用して、月間スケジュールなどを入力していました。

当時は週に1回、約1時間程度かけて作成していました。

ZEST導入後のスケジュール管理の変化はございますか？

月末に翌月1ヶ月分の割り当てを組むのに、10分程度です。

その後、毎週金曜日に先の2週分ずつをしっかり組んでいますが、それも10分程度で完了できており、大幅な時間削減に繋がっています。

また、画面の見え方が大きく変わりました。以前のシステムは縦に時間が並ぶ形式でしたが、ZESTは横に個別に時間ごとで見れるため、空き枠が非常にわかりやすくなり、割り当てがしやすくなったのが大きな違いです。

訪問以外の一般予定も活用されていますか？

はい、活用しています。移動時間も考慮できるので、事業所に戻る必要がある業務も訪問と訪問の間に入れることができます。「この時間にカンファレンスができる」「10分、15分程度の研修ができる」「面談ができる」など、隙間時間の活用方法がわかりやすくなりました。

以前は面談を最終訪問後に取る傾向がありましたが、「こことここ、意外と時間あるね」という発見があり、オンラインであれば参加できるスタッフがいるなど、具体的な調整の把握が容易になりました。

ZEST導入による業務効率化の効果はありますか？

以前のシステムでは、一つの作業をするのに多くの画面遷移が必要で時間がかかっていました。しかし、ZESTでは1画面である程度の業務が完結できます。これにより、訪問、スタッフの同行、管理業務などを並行して行う中で、スケジュール管理を業務時間内にサクサクと進められるようになり、業務効率化に繋がりました。

また、訪問の変更や、突然のキャンセルなどがあった際も、ZEST上で迅速に操作ができるのが非常に助かっています。さらに、一人のスタッフが何件回ったかという情報がすぐに見てわかる点も良いです。

ZEST BOARDはどのように活用されていますか。

直接画面を見ることは少なく、主に情報を共有する形で活用しています。共有している情報は、件数、平均移動時間、アイドリング時間などです。

計画書や報告書の作成も含めて、時間内で業務を終わらせることを目標にしているので、訪問と訪問の間の隙間時間でそうした作業ができないか現在検証中です。スタッフから「今月はできなかった」という声が出た際、「これだけアイドリング時間があるけど、なぜできなかったのか」を話し合いながら、どうすれば隙間時間を活用できるようになるかを振り返るために活用しています。

ZESTとカイポケを連携して感じられているメリットや効果をお聞かせください。

スケジュール作成はZEST、カルテ記録はカイポケという役割分担が明確になりました。ZESTが自動的にスケジュール作成を行っている間に、カイポケの方で他の作業ができる、つまり、スケジュール作成と他の作業が同時進行でできるようになったのが最大のメリットだと感じています。

ZESTはどういう事業所さんに使っていただくのが良いと思われますか。

都会のように複雑な中で最短ルートを導き出すのはもちろんですが、地方のように移動距離が短いところから非常に長いところまで混在している中で、最短ルートを導き出してくれるという、どちらの環境にも対応できるのがZESTの魅力です。

規模感としては、立ち上げ当初など利用者が少ないうちは必要ないかもしれませんが、利用者数が50人を超え、月の訪問件数が250〜300件ぐらいになり、スケジュール作成に時間がかかり始めた頃に導入すると、非常に効果を発揮すると思います。