記録・請求ソフト「カイポケ」と訪問スケジュール自動作成クラウド「ZEST」の連携が、 より簡単に、見やすく、使いやすく進化！ 〜両社のクラウドサービスの連携で業界のDXをさらに促進！従事者の業務効率化に貢献～

在宅医療・介護の訪問スケジュールを自動作成するクラウドサービス「ZEST」を展開する株式会社ゼスト（本社：東京都新宿区、代表取締役社長：一色淳之介 以下：ゼスト）は、株式会社エス･エム･エス（東京都港区、代表取締役社長：後藤夏樹、東証プライム：2175）が提供する介護事業者向け経営支援サービス「カイポケ」との間で実施しているRPAによるデータ連携機能をアップデートしたことをお知らせします。

■「カイポケ」と「ZEST」の連携とは？

訪問スケジュール自動作成クラウド「ZEST」と介護事業者向け経営支援サービス「カイポケ」では、利用者情報と訪問の予定を連携することが可能です。
「ZEST」を使用開始するためには、利用者情報を入力する必要があります。「カイポケ」には既に利用者情報が入力されているため、「ZEST」への登録・更新は、情報の大元になる「カイポケ」からのデータ連携で行うことができます。この連携により、利用者情報の二重管理が不要となります。

また、訪問看護事業所では訪問スケジュールを作成するだけでなく、「カイポケ」内で訪問ごとの内容を記録し、実績として請求する業務も行っています。「カイポケ」と「ZEST」それぞれへの訪問予定の二重登録を防ぐために、「ZEST」から「カイポケ」への訪問予定情報の転送が可能です。また、多くの訪問看護事業所では、訪問スケジュール管理を「カイポケ」内ではなく、エクセルやホワイトボードで行っており、訪問予定の転記漏れにおける課題が多く発生しておりました。転記漏れが発生すると、最終的に請求漏れにつながり、事業所の経営に影響を及ぼす可能性があります。そこで、「ZEST」はスケジュール転記の手間や漏れを防ぐために、ボタン一つで利用者情報と予定を連携させる業務提携を「カイポケ」と行っています。

■連携によって訪問看護事業所に提供できる3つのメリット

①転記作業の負担軽減

訪問スケジュールを紙やエクセル、ホワイトボードなどカイポケのシステム外で管理している場合、予定をカイポケに手入力する必要があります。例えば、月間訪問件数が200件の場合、1件あたり3分の作業時間と仮定すると、総作業時間は10時間になります。しかし、ZESTで作成した予定をカイポケに連携すると「ボタンを押すだけ」で転記作業が完了するため、時間も負担も大幅に軽減できます。

②ヒューマンエラー防止

カイポケに手入力で転記する場合、登録漏れなどのミスは避けられません。急な予定変更が多い業態であるため、予定が変更されるたびにカイポケへの転記を行う必要があり、その際にヒューマンエラーが発生しやすくなります。さらに、登録漏れが発生すると、訪問漏れや請求漏れにつながり、事業所の経営や運営に影響を与える可能性があります。ZESTとカイポケの連携をご利用いただくと、転記作業をシステムに任せることが出来るため、ヒューマンエラーを防止することが可能です。

③複数ツール使用の複雑さを解消

訪問看護業界のスケジュール管理方法は、訪問予定とそれ以外の会議やカンファレンス、研修などの予定を別々のツールで管理することがほとんどです。ZESTは、訪問予定とそれ以外の予定を一元管理できるため、スケジュール管理ツールを分ける必要がありません。また、ZEST HUBというスマホで予定を確認できる機能も搭載しており、訪問先の利用者の詳細（お名前、住所、サービスプランなど）も確認することができます。さらに、ZEST HUB上からボタンを押すだけでカイポケに遷移でき、訪問先での記録作業もスムーズに行うことが可能です。さまざまなツールや情報をスマホ一つで管理・確認・連携できるため、現場で働くスタッフが快適に活動することができます。

■さらに使いやすくなった連携のポイント

①複雑さゼロ！簡単操作で反映完了

従来のカイポケ連携よりも格段に簡単な操作で、カイポケへの予定連携が可能になりました。ZEST内の予定表画面にある「カイポケ反映」ボタンを押すだけで簡単に反映できます。さらに、1日単位だけでなく、週単位での反映も可能なため、作業効率の向上も見込めます。また、予定の変更があった際には、「カイポケ反映」ボタンを押すことで、カイポケ側の予定情報を反映することが出来るので、変更の度に発生する複雑な作業による転記漏れを防ぐことが出来ます。

②反映状況の表示が一目で確認可能

カイポケへの予定の反映状況を一目で確認できるようになりました。進捗の把握により、反映漏れを防ぐことが出来るため、正確性を担保しながら、安心して反映作業を行うことが出来ます。

③反映エラー時の対応も安心・丁寧

何らかの理由で反映エラーが発生した際には、進捗確認欄でエラーの発生を確認できます。さらに、エラー原因の表示はもちろん、その後の対応についても丁寧に分かりやすく表示されるため、エラー発生時でも安心して対応できます。

④利用者情報もボタン1つで連携可能

「カイポケ」から利用者情報をボタン1つで取得し、「ZEST」側で利用者情報を新規登録・更新することが可能です。二重管理にならないため、登録・更新漏れの心配がなく、「ZEST」の使用をすぐに開始できるとともに、運用時のオペレーションもスムーズに行うことが可能です。

今回は訪問看護事業所の皆様の記録・請求の作業負担を減らすために、これまでのカイポケ連携からさらに現場に即した形でのアップデートをリリースさせていただきました。更に使いやすくなったZESTとカイポケの連携によって、少しでも多くの事業所の業務効率化のお役に立てればと思っております。