レセプトへのスケジュール転記負荷を約94％削減！データ連携機能を大幅リニューアル！訪問看護業界の超過勤務改善に貢献

在宅医療・介護のスケジュール調整を自動化する『ZEST』を展開する株式会社ゼスト（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：一色淳之介）は、介護事業者向け経営支援サービス「カイポケ」とのデータ連携機能において、より感覚的に使いやすいUI改善やミスやモレを防ぐ機能を追加いたしました。また、本機能によりレセプト業務の実績入力作業時間を、『約94％』削減可能なことが自社の調査によって明らかになったことをお知らせいたします。

ZESTとカイポケのデータ連携で実現できるメリット

データ連携のメリット一覧

訪問スケジュールをカイポケ内ではなく、ホワイトボードやExcel、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリを活用して作成している場合、作ったスケジュールを全てカイポケ側に転記する必要があります。この転記作業に多くの時間がとられてしまっている実態があり、その中でZESTを使用したメリットをご紹介いたします。 

メリット①スケジュール転記作業の負荷を大幅削減

ZESTは、利用者さんの希望日や希望時間、ケアに必要な資格や技能、さらにはスタッフと利用者さんとの相性、訪問にかかる移動時間など様々な条件を考慮し、最適な訪問スケジュールを組むことができます。その最適な訪問スケジュールをカイポケ側にクリック1つで転送することができるため、多くの時間を費やしていた転記作業を大幅に削減することが可能です。

メリット②請求モレ防止

ホワイトボードやエクセルなどから転記を行うと、どうしてもヌケモレが発生しやすく、実績入力のヌケモレ＝請求モレとなり、ステーションの経営に大きな影響を与えてしまいます。しかし、システムで自動的に転送できることでヌケモレを削減することが可能です。

メリット③初期導入の負担軽減

訪問スケジュールを作成するのに必要な利用者さんやスタッフの情報もZEST側に簡単に取り込むことができます。そのため、初期導入に時間を要すことなく、すぐにZESTをご利用できます。

ZEST導入による実際の効果

ZESTのお客様であり、かつカイポケユーザー様への実態調査を行ったところ、レセプト業務における実績入力作業は、ZEST導入前で平均24時間もかかっていました。ZEST導入後は平均1時間に短縮、約94％の削減を実現し、23時間もの時間を創出することができたという調査結果を得ることができております。

また同時に、訪問スケジュールの作成時間を28時間、ルート最適化により移動時間を30時間削減することができたという調査結果も得ることができております。 

 リニューアルの背景

日本訪問看護協会の「訪問看護実態調査報告書」によると、フルタイム勤務正職員の場合、1ヵ月間に81.9％ものスタッフが超過勤務をしたことがわかっています。また、平均超過勤務時間は「フルタイム勤務正職員」が14時間57分であり、超過勤務の業務内容の割合は「記録・報告書の作成」が67.2％と最も高く、次いで「緊急の訪問」が45.9%、「他職種・他機関との連絡調整」が39.7%という数字となっています。

出展：日本訪問看護協会（https://www.nurse.or.jp/nursing/home/publication/pdf/report/2015/homonjittai.pdf）

実際に弊社でも

• レセプト業務の為に深夜まで残業していたことがあった

• 日々のスケジュールはどうしても変更が起きてしまうため、その都度変更するのに毎日何時間もかかっていた

などのお声をお聞きしておりました。そこで、多くの在宅医療・介護事業者の業務負荷軽減を目的に、レセプト業務の実績入力作業を簡便にする機能を誰でも使いやすいUIへと進化させ、更なる浸透加速を目指すことといたしました。

今回のリニューアル内容

大きなメリットのあるZESTとカイポケのデータ連携ですが、その機能を更に使いやすくリニューアル。

①パソコン操作に不安があっても使いやすいデザインへ

誰でも見やすく使いやすいUIへと一新。パソコン操作などに不安を抱えていらっしゃる方でも簡単に操作できるようになっております。

②入力ミスなどを軽減するガイド機能

入力ミスなどによりデータ送信エラーが発生してしまった場合でも、エラー理由と対処法が表示されるガイド機能を搭載。これまで以上に感覚的な操作でデータ送信を完了できるようになりました。

③請求モレを防止するアラート機能

ZESTないしカイポケどちらか一方のみで予定を編集してしまうことで発生するズレをお知らせするアラート機能を搭載。これにより、差異に気付くことができ、請求モレを減らすことにもつながります。

ゼストのミッション

「護りたい。その想いを護る。」

住み慣れた自宅で過ごしたい。その願いを叶えるために、お医者さんも、看護師さんも、介護士さんも、ケアマネジャーさんも、みんなが一人ひとりの人生に寄り添い、護る仕事をしています。それは、誰もが必要とする絶対に欠かせないもの。

しかし、医療・介護の現場が過酷であることは今もなお変わらぬまま。特に在宅医療・介護の仕事は寒い日も暑い日も雨の日も雪の日もどんなときでも待っている人のもとへ向かわなければなりません。訪問から帰ってきても事務作業がたくさんあるし、勉強しないといけないこともたくさん。

でも、そんな過酷な日々を我慢できるのは、「一人ひとりの人生を護りたい」という強い想いがあるから。どれだけ世の中が進歩しようとも「一人の人生を護る」という仕事が人の手で支えられていることは、今も今後も変わりありません。

そんな素晴らしい仕事を、テクノロジーの力で後押ししたい。少しでも多くの時間のゆとり、心のゆとりを生み出したい。それが、私たちゼストが存在する理由です。