今回は、神奈川県の横浜まちだクリニック様の赤松様と水口様にお話を伺いました。
同クリニックは幅広い専門医が多数在籍しており、毎日2〜3件発生する緊急訪問にも即応できる機動力の高さが強みです。今回は、現場への同行と内勤を兼任するスタッフの皆様が、どのように業務効率化を実現したのか詳しく伺いました。
【クリニック概要】
診療体制： 常勤医師2名・非常勤医師14名（8月から16名予定）／1日約5名が稼働
提供サービス： 訪問診療（リハビリテーション科・内科・整形外科・精神科）
患者規模： 約500名/月
ZEST導入前のスケジュール管理の課題を教えてください。
以前はExcelでスケジュール管理を行い、作成した日々のスケジュールをモバカルへ1日ごとに手作業でコピー＆ペーストしていました。この作業を1人で担当していたため、転記漏れや間違いの不安が常にあり、カルテとExcelを見比べるダブルチェックまで1人で行っていました。
また、祝日がある月や5週目まである月の訪問予定をどう先生に振り分けるかという調整作業が大きな負担となっていました。
ZEST導入前の経営的な課題を教えてください。
手作業でのスケジュール作成や転記作業に追われ、毎日のように2〜3時間の残業が発生していました。
また、スケジュールの変更対応に追われるあまり、ケアマネジャーや各施設に対して「なぜ予定が変更になるのか」といった本来必要な確認や連絡業務に十分な時間を割くことができていませんでした。
ZEST導入後のスケジュール管理の効果を教えてください。
月に1回は主治医の先生、もう1回は非常勤の先生に回ってもらっていますが、そのような条件のスケジュールもZESTで自動で作成ができます。
また、祝日対応などのスケジュール変更が一括で処理できるようになり、システム上でずらした予定も翌月には元の綺麗な状態のカレンダーとして反映されるため、管理の負担が大幅に軽減されました。
さらに、これまで1人で抱え込んでいたスケジュール作成を、定期訪問と急な変更対応とでスタッフと分担できるようになりました。
モバカル連携でメリットに感じられていることを教えてください。
手作業でのコピー＆ペースト作業が一切不要になったことです。
システム間で自動的に予定が反映されるため、手作業による抜け漏れや転記ミスがなくなり、重労働だったダブルチェックの手間からも完全に解放されました。
ZEST導入後の経営的な効果も教えてください。
毎日のように発生していた2〜3時間の残業がなくなり、定時で帰れることが増えました。
また、細かい時間まで決めていない患者様が多く、午前・午後で分けていますが、その中で効率的な訪問ルートが組めるようになったことで、半日あたり1〜2件ほど訪問件数を増やすことができました。非常勤の先生方の訪問ルートも近接するように組めるため、移動時間が短縮されて効率よく回れるようになっています。
時間にゆとりができたことで、できるようになった業務や今後行いたいことはありますか？
以前はスケジュールの変更が多く、なぜその予定が変更になるのか（デイサービスやショートステイの都合など）を確認する十分な時間が取れていませんでした。
スケジュール管理にとらわれる時間が減った分、変更が発生してしまう理由を確認し、対応できるようになったことで、そもそも変更が起こらない体制作りができています。
また、スタッフが兼務している車両の安全運転管理や物品管理といったクリニック全体の業務にも余裕を持って注力できるようになり、将来的には広報など外部への活動にも時間を充てられるかもしれないと期待されています。
今後の展望を教えてください。
今後は、ZESTをさらに使いこなしてより間違いなく楽に管理できる体制を目指しています。
そして、担当者が休みの時でも誰もが混乱せずにスムーズにスケジュールを回せる体制を作り、より多くの患者様を受け入れて地域医療にさらに貢献していきたいと考えています。
スケジュール管理にお困りのクリニック様にメッセージをお願いします。
新しいシステムへの移行は、最初は慣れない部分もあり苦労するかもしれません。しかし、一度ZESTのようなシステムを導入してしまえば、ミスは明らかに減りますし、何よりあの過酷な手作業から解放されることを実感できます。Excelでの管理に限界を感じているクリニックさんには、なるべく早くシステムへ移行することをおすすめします。
導入事例一覧
