富山県で訪問介護事業所を展開するアンフェーデ株式会社様。「職員は会社の一番大事な資本」と語る専務取締役の広瀬様に、ZESTを活用した経営戦略と、その具体的な効果についてお話を伺いました。

ZEST導入をご検討いただけたきっかけをお聞かせください。

最大の理由は、やはり「経営の可視化」です。

実は過去に一度、ZESTの利用を離れ、別のシステムのみで運用しようとした時期がありました。スケジュール管理だけであれば他のシステムでも賄えるのではないかと考えたからです。しかし、実際に離れてみて痛感したのは、「経営判断に必要な数値や全体像が見えなくなる」ということでした。

単に予定を埋めるだけでなく、会社としての予算を達成するためには、現状を正しく把握し、トップダウンで戦略を実行する必要があります。以前の環境では、そうした経営の舵取りに必要な「可視化」が不十分だと感じ、ZESTとの再契約に至りました。今では、ZEST BOARDなしでは経営戦略が立てられないほど、私の経営の中枢を担うツールになっています。

ステーションの運営で特に意識し、戦略的に行っていることはありますか？

「事務所を中心に、同心円状にエリアを広げていく」という戦略を徹底しています。

実は、最初の事務所選びの段階から考えて実行したことがあります。それは、「ターゲットとなる居宅介護支援事業所や地域包括支援センターの「ど真ん中」に事務所を構える」という戦略です。

創業当初、私は戦略的に「包括」に重点をおいて営業をかけていました。そのため「要支援」などの比較的介護度の軽い方のご依頼が多いスタートとなりますが、近隣の地域包括支援センターからご紹介をいただくことで、事務所周辺に利用者様が密集し、効率的なエリア形成が自然と出来上がっていきました。ZESTの「利用者分布マップ」を見ると、狙い通り事務所周辺に利用者様がしっかりと密集していることが一目でわかります。

この「分布マップ」には非常に助けられています。このおかげで、例えば、「職員が現在回っている最北の地点から、もう一つ先までエリアを広げよう」といった具合に、飛び地のような非効率な訪問を避け、データに基づいて着実に訪問範囲を拡大していけます。

結果として、職員の移動時間も最小限にできていると感じます。移動時間は平均10分程度ですが、利用者様の距離が非常に近く、徒歩3分ほどで次の利用者様の家に着くケースもあります。こういった移動のムダをなくすことで、ZEST利用後5ヵ月間で、訪問件数が約1.8倍まで増加させることができるなど、着実に成果が出ています。

具体的なサービス内容やターゲット選定について、採用・育成面とも絡めた独自の戦略があるそうですね。

うちは少し変わっているかもしれませんが、最初から重度の訪問介護を狙いにはいかないんです。まずは『ゴミ出し』のような数十分の短時間サービスを入り口にする。そこで利用者様との信頼関係をじっくり築きながら、スタッフも一緒に成長していく。そういった、「一緒にステップアップしていく方法」を経営の核に据えています。

この戦略を最後までやり抜くためには、ZESTによる緻密な管理がどうしても不可欠です。まず、自分たちが立てた方針が正しく実行されているかを確認するために、ZEST BOARDでサービスごとの提供割合を自動集計しています。戦略的に受けている短時間支援が、将来の資産としてどれほど蓄積されているか。これが可視化されることは、私の経営判断において欠かせない要素になっています。

また、この戦略の肝は「未経験者の戦力化」にあります。無資格・未経験者が家事支援からスタートし、数年後に利用者様の介護度が上がった際には、熟練した担当者として身体介護まで完結させる。この流れを維持するには、職員が途中で挫折しないよう、移動効率や休憩時間が適切に管理された「無理のないシフト」が絶対条件となります。ZESTでスタッフごとの負荷を可視化・調整することで、理想的な育成環境をシステムとして担保できていると感じます。

単なる業務効率化ではなく、「未経験者を育て、長期安定経営を実現する」という当社の戦略そのものを支えるインフラとして、ZESTはなくてはならない存在です。

ZESTを導入し、その他にどのような効果がありましたか？

大きく分けて「業務効率化」と「採用」の2点に大きな効果がありました。

まず業務効率化ですが、シフト作成にかかる時間が大幅に短縮されました。以前は膨大な時間がかかっていましたが、現在では1日20分程度で日々の調整が完了しています。また、労働局の監査が入った際も、職員の休憩時間の取得状況をデータですぐに証明できたため、非常にスムーズに対応でき助かりました。

そして何より大きいのが「採用」への効果です。 面接の際、ZESTの「スタッフごとの負担」が見られる画面を応募者に見せています。無理のないシフト管理体制を視覚的に提示することで、「この会社なら無茶な移動や偏った負担をさせられない」という安心感を持ってもらえると思っています。

その結果、面接に来た人の90%以上を採用できており、離職も非常に少なくなっています。口頭で「働きやすいですよ」と言うだけでなく、データを提示して納得してもらうことが、採用成功の鍵だと確信しています。

スタッフ様への想いと、ZEST活用の関係性について教えてください。

私にとって、職員は「会社の一番大事な資本」です。だからこそ、一人ひとりに確実に納得して訪問に出てもらいたいという強い思いがあります。

「なぜこの訪問に行かなければならないのか」を感覚だけで伝えても、職員は納得しません。特定の職員に負荷が偏っていないか、移動距離が長すぎないかといった状況を、データとして客観的に説明する必要があります。

ZESTを導入した大きな理由の一つは、この説明責任を果たし、大事な資本である職員に無理なく活躍してもらう環境を作りたかったからです。職員が納得して働ける環境を作ることが、結果として質の高いサービスと会社の成長につながると考えています。

最後に、ZESTはどのような事業所におすすめですか？

これから売上を上げていこうとする、小規模な立ち上げ直後の訪問介護事業所にこそおすすめです。

創業期にお金がないからといって、手書きやExcelのようなアナログな管理をしていては、成長に限界がきます。最初からZESTのようなデジタルツールを入れて効率的な基盤を作ることが、その後の成長スピードや会社としての「伸びしろ」に直結します。

介護報酬が売上として会社収入となるのは2ヶ月のタイムラグがありますが、そこを耐えてでも、未来への投資として導入すべきです。私自身、「もっと最初から導入していれば、さらに売上が上がっていたかもしれない」と感じているくらいですから。

ありがとうございました！

広瀬様の実践される「経営の可視化」の本質が、単なる数値管理ではなく、データを通じて「スタッフ様が納得して働ける環境」を築くことにあるという点に、大変感銘を受けました。

貴社のさらなる発展のため、今後ともお力になれれば幸いです。