今回は、東京ほくと医療生活協同組合様にお話を伺いました。
「ケアの質を底上げしたい」という想いからZESTを導入いただき、今ではスケジュール作成の属人化解消や、Care-wing様との連携による事務負担の軽減など、現場の課題を解決されています。
管理部目線で福祉事業部 部長 西村様、現場目線でヘルパーステーションのぞみ 所長・サービス提供責任者 柴田様と訪問介護員 熊倉様に導入までの経緯や、導入後の変化をお話いただきました。
■福祉事業部 部長 西村 祐子様インタビュー
ゼスト導入の背景と、当時の課題について教えてください。
一番の大きな理由は「担当固定の解消」です。当時は所長本人がケア業務に出てしまって、他のメンバーは空いている…といった状況でした。同じ人が長く入ると、視点を変えたサポートが難しくなりますし、複数の職員が入ることでケアの幅を上げて、全体の質を底上げしていきたいという思いがありました。
以前にも担当固定の解消に向けて取り組まれたことはありましたか？
ZESTを入れる前もアナログではあるんですが、紙ベースで一覧表にして見える化はしていました。「あなたばかり予定が詰まっているね」って分かるようにはなっていたんです。ただルートを考えているのが所長本人なので、そこは分かっているんだけど変えられないっていうような状況で、実際の変化にはなかなか結びつかなかったです。
様々なシステムの中で、ゼストを選んだ決め手は何でしたか？
AIを使って効率的なルートを作ってくださる機能を見て、もう単純に面白いなって思いました。私たちが想像していなかったルートを提案してくれるので、それが所長の認識を変える大きなきっかけになったのではと思います。
またシステム費用も発生しますので、効率を上げて収益につなげないといけないと、現場に効率化を促すためのいいきっかけにもなりました。
記録システム「Care-wing」との連携はいかがですか？
これは非常にありがたいです。あっちもこっちも直さなくていいっていうのが本当に大きな利点だなと思っています。人の手でやると途中で別の業務が入った時、うっかり修正を忘れてしまうことがあります。でも今はZESTで直したら何もしなくてもCare-wingも変わっていってくれているので、入力漏れですとかミスの防止につながっています。
導入後の変化や、今後の期待について教えてください。
当初の目的の「担当固定の解消」はまだ道半ばです。システム上で他の職員の空き情報がパッと見えるようになったのは大きな変化です。今後は、ケアマネジャーさんからの新規依頼にも連絡を受けた職員がリアルタイムで回答できるようになるかなとも思っています。
あとは、BOARD機能で稼働状況をしっかり把握して、適切な人員配置と事業部としての収益化を目指したいです。
ゆくゆくは同じ法人内に訪問診療ですとか訪問看護など他の事業もありますので、そちらでもZESTを活用して、エリアごとの強みですとか、空白地域を可視化し、事業所間の連携強化にもつなげていきたいと考えています。
■ヘルパーステーションのぞみ 所長 柴田 睦美様 、訪問介護員 熊倉 慎一様インタビュー
ZEST導入の話を最初に聞いた時の、率直なご感想を教えてください。
柴田様：導入の目的はなんとなくわかるような気はしたんですが、正直なところ「新しいシステムに慣れるまで少し時間がかかるかな」という、少し身構えるような気持ちがありましたね。
導入前はどのようにスケジュールを作成されていましたか？また、どのような課題を感じていらっしゃいましたか？
柴田様：以前は紙ベースでスケジュールを作っていました。当時は担当が固定されていたこともあって、私自身が作る分にはそこまで大変だとは感じていなかったんです。ただ、私以外のスタッフに作成をお願いしてみると、「スタッフ間での仕事が公平に回っていないのかもしれないな」と感じるようなスケジュールになっていたこともあり、結局作成が私に依存してしまっているという課題がありました。
実際に導入されてみて、現場での変化はいかがですか？
熊倉様：最初は操作が大変かと思っていたんですが、ZESTで予定を動かすとCare-wingの方も勝手に連動をしてくれるんです。ですので、実際に使ってみると2重に入力する手間がないので「これは便利だな」という感覚に変わりました。
柴田様：スケジュール作成の面でも、私以外の他のスタッフでも予定を作れるようになったというのはすごく大きな変化です。事業所としてのリスクヘッジという点で、とても良かったと感じています。
今後、ZESTを活用して取り組んでいきたいことはありますか？
柴田様：今後は、さらに訪問地域を拡げていきたいと考えています。そのためには、効率的な訪問ルートを組んでいかなければならないと思うので、ZESTの「利用者マップ」などを活用して、より移動時間が短くなるような訪問体制をイメージして取り組んでいきたいと思います。
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