千葉県で訪問介護や介護予防・総合事業、さらには自費サービスまで幅広く展開されている「たすけあい訪問介護センター」の皆様にお話を伺いました。2次医療圏の1市町村という非常に広い訪問範囲をカバーする同事業所が、どのようにZESTを活用して課題を解決したのか、その取り組みについて語っていただきました。
ZEST導入をご検討いただいたきっかけ、導入前の課題についてお聞かせください。
当事業所は訪問範囲が非常に広く、利用者様のご自宅まで車で片道30分ほどかかることも珍しくありません。導入前は、サービス提供責任者が長年の経験と頭の中の地図を頼りに訪問ルートやスケジュールを作成していました。 しかし、この方法では1日約37〜38件の訪問予定を組むだけで10分弱かかり、毎日少しずつ隙間時間に進めても、1ヶ月分のスケジュールが完成するのはなんとその月の20日を過ぎてからという状況でした。1日2時間ほどパソコンに張り付いている計算になります。 さらに、時間をかけて作成したスケジュールでも、実際に訪問するスタッフからは「トイレ休憩もできない」「移動時間が短すぎて車でスピードを出さなければならず、事故に繋がりそうで怖い」といった効率と安全面での不安の声が上がっていました。これらの課題を解決し、効率的で安全なルート作成ができるソフトを探していたのが導入のきっかけです。
ZEST導入の決め手と、スムーズな運用開始の秘訣についてお聞かせください。
県のモデル事業に参加したことで、システム化への取り組みが本格化しました。複数のソフトを比較しましたが、ZESTは画面が見やすく直感的に使いやすいと感じたことが大きな決め手です。 導入にあたっては、最初こそ「新しいものは使えないかもしれない」と抵抗感を示すスタッフもいました。しかし、私たちは「まずはやってみる」という姿勢を大切にしました。マニュアルを読み込んでから触るのではなく、朝のミーティングなどの短い時間に全員でタブレットを触り、「ここが分からない」「ここを押すんじゃない？」と、その場でお互いに教え合いながら操作を覚えました。 分からないことを1人で抱え込まずに全員で解決し合うチームワークがあったおかげで、導入からわずか2週間ほどでほとんどのスタッフが使いこなせるようになりました。
ZEST導入後、スケジュール作成や業務効率にどのような変化がありましたか？
スケジュール作成にかかる時間が劇的に削減されました。自動割り当て機能を使った後、微調整をかけるだけで済むため、1日の予定の調整にかかる時間はほんの2〜3分です。以前は20日かかっていた1ヶ月分のスケジュール作成が、今では1週間もかからずに終わるようになり、作業時間は約70%ほど減った感覚です。また、ZESTの活用によって訪問ルートが最適化され、平均移動時間が23％減少しました。これにより、特定の職員に偏っていた訪問先の担当の変更や分散にも成功し、スタッフにかかる業務負担を平準化することができました。
また、これまでは紙媒体を見ながらホワイトボードに手作業で札を貼って予定を共有していましたが、今ではZESTの画面をモニターに映し出すだけで済むようになり、転記による二度手間、三度手間が完全になくなりました。 さらに、急な予定変更にも強くなりました。以前は事業所に戻ってパソコンを開かないと変更が難しかったのですが、今では外出先や自宅からでもスマホやタブレットで簡単に予定を追加・変更できます。変更内容はスタッフの端末にすぐ反映されるため、対応スピードが格段に上がりました。
介護ソフト「CARE KARTE」と連携できることで、どのようなメリットがありましたか？
ZESTと連携できる介護ソフトを探した結果、「CARE KARTE」を導入することにしました。 新しい利用者様が入った際、CARE KARTEに入力してZESTに送り、ZESTでスケジュールを組んでからCARE KARTEに戻すという流れが確立できたことで、二重入力の手間や入力漏れがなくなりました。また、タブレットひとつで訪問スケジュールだけでなく、利用者様の計画書や提供記録などもすべて確認・入力できるようになったため、紙の記録用紙がなくなり、業務効率が大きく向上しました。
ZESTの活用による、その他の効果についてお聞かせください。
スタッフ間のコミュニケーションがとても円滑になりました。ZESTでは、移動時間がギリギリの場合に画面上で「赤枠」のアラートが表示されます。これにより、「ソフト上でも移動が厳しいと出ているけど、ここは少し頑張ってほしい」と頼みやすくなりました。一方で、赤枠が出ていない時は「ここは急ぐ必要がない、ちゃんと時間が取れている」とお互いに認識できるため、精神的な余裕が生まれました。
また、曜日・時間ごとの混み具合が、色の濃淡で表示されるため、全体の空き状況が一目で分かります。ケアマネジャーさんから新規の問い合わせがあった際にも、「この日なら行けます」と即答できるようになり、ショートステイや入院で空いた枠に別の予定をスムーズに組み込めるようになりました。
ZESTはどのような事業所におすすめですか？
私たちのように訪問範囲が広く、移動時間の管理が重要な事業所には絶対におすすめです。特に、田舎で渋滞が少なく、ソフトが算出した移動時間通りに動きやすい地域ではより効果を発揮すると思います。 また、子育て中のスタッフが多く、お子さんの急な発熱などでイレギュラーなお休みや予定変更が発生しやすい事業所にも向いています。急な欠員が出ても、外出先からすぐに別のスタッフの空き枠を見つけて予定を組み直せる機動力は大きな強みになります。スケジュール作成を1人のサービス提供責任者が抱え込んでいる事業所にとっても、業務負担を軽減できる強い味方になるはずです。
最後に、ZESTは皆様にとってどのような存在ですか？
確実に「生産性を上げられるソフト」です。もし今、ZESTがなくなってしまったら、また毎日何時間もパソコンの前に張り付いて予定を作り、急な変更のたびに事業所へ戻らなければならないのかと思うと、もう以前のやり方には戻れません。私たちの業務にとって、なくてはならない存在です。
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