今回は、奈良県にて運営されている株式会社Story 訪問介護ステーションえみの代表取締役、林 ひとみ様にお話を伺いました。
ステーションの特徴について、教えてください。
訪問介護ステーションえみは、以前の職場の仲間や同級生など、私にとって身近な人たちと一緒に立ち上げた事業所です。そのため、アットホームな職場の雰囲気があります。
私たちの原動力は、非常にシンプルな「困っている人を助けてあげたい」「してほしいことをしてあげたい」という想いです。
私自身、もともと介護福祉士として施設で働いていた経験があり、そこで多くの利用者様が「家に帰りたい」と心から願っている状況を目の当たりにしてきました。施設ではどうしても集団生活における決まったルールがありますが、ご自宅での生活は利用者様一人ひとりの生活時間や環境がまったく異なり、非常に多様です。「私たちがしっかりと支援に入れば、もっと多くの方が住み慣れた自宅で生活を続けられるのではないか」と考えたことが、設立を決意した一番のきっかけです。
そのため、介護保険内のサービスはもちろんですが、「自費サービス」も積極的に取り入れています。
たとえば、庭の草引きや、お買い物への付き添い、通院などの送迎です。これらは介護保険ではカバーしきれない部分ですが、利用者様にとっては切実なニーズです。保険内サービスと自費サービスをうまく組み合わせることで、一人ひとりの生活に本当に必要なサポートを、柔軟に提供できるのが当ステーションの強みです。
ZEST導入をご検討いただけたきっかけをお聞かせください。
事業が順調に進み、利用者様と職員の数が増えていくにつれて、日々のスケジュール作成が非常に大きな負担になってきました。
私自身あまりパソコン操作に詳しいわけではないので、当時はスケジュールをすべて紙で管理していました。毎日、業務が終わってから2〜3時間をかけて、翌日のスケジュールをすべて手書きで作成していました。
スケジュールを作成する条件として、担当固定をすることなく、「全員がすべての現場を回れるように」調整を行い、さらに送迎などの自費サービスも組み込む必要がある……。そのため、複雑な調整作業に追われ、夜遅くまで作業が続く状況が常態化していました。
毎日長時間の残業が続き、翌日のスケジュールが夜遅くまで確定しない状況に疲れ果てていたとき、Instagramでゼストの広告を目にしました。
すがる想いでゼストに問い合わせてみて、「これで楽になれる！」というイメージがすぐに湧いたため、導入は即決でした。
ZESTを導入し、実際にどのような効果がありましたか？
スケジュール作成にかかる時間が劇的に削減されました。スマート割り当て機能を使用しつつ、手動で微調整を行いますが、その作業も30分未満で2～3日分の修正ができるようになっています。おかげで、以前は翌日のシフトを作るだけで精一杯でしたが、ZEST導入後は1週間や2週間先の予定まで余裕を持って組めるようになりました。
また、スケジュール作成業務を他の職員ができるようになったことも良い変化です。私の業務が手が回っていない時は先に作ってくれていて、私自身は最終調整を行うだけで良い日もあります。
運営面でもメリットは非常に大きいです。ZESTを開けば「誰がいつどこに行くか」が一目で把握できるため、急な問い合わせや変更が必要な際にもすぐに対応できています。特に送迎サービスは、「送り」の予定は組めても「迎え」の予定は組めないため、その時に空いている人が対応していますが、ZESTを見れば「今○○さんが空いているから、対応をお願いできる」とすぐに判断できてとても助かっています。
担当者会議など特定の日に集中しやすい業務も、事前に組み込んでおくことで余裕を持って対応できるようになりました。
さらに、スケジュールの全体像と空き枠が見えるようになったことで、新規の利用者様を受け入れやすくなり、稼働時間が向上しました。夜間帯のケアも空いた時間をうまく活用して対応可能になったため、結果的にステーションの売上増加につながっています。
働き方の観点からも、仕事のスケジュールが先々まで決まることで、「この日は朝がゆっくり」「この日は夕方早めにあがれそう」などが分かるため、職員のみんながプライベートの予定が立てやすくなったと思います。
ZESTはどのような事業所におすすめですか？
特に利用者数が多く、担当固定されていない事業所は絶対に活用された方がいいと思っています。
私たちが担当を固定しない一番の理由は「職員がいつでも気兼ねなく休めるようにしたい」という思いがあるからです。特定の担当に縛られてしまうと、急な欠勤の際に代わりが見つからず、利用者さんにご迷惑をかけてしまいますが、誰かが休んでも別の誰かが訪問できる体制があれば、事業所都合のキャンセルを防ぐことができます。
このスタイルを続けることで、利用者さん側にもメリットが生まれます。ヘルパーによって得意不得意があるため、利用者さんも「この内容なら○○さんにお願いしよう」と、その日の担当に合わせて頼みたい内容を工夫でき、結果として多様なニーズに対応できるようになります。また、支援のマンネリ化を防ぎ、常に新鮮な気持ちで向き合えるのも利点です。
「特定の担当だけでなく、みんなが行ける」というスケジュールを組む際、ZESTは非常に便利です。また、事業所全体で職員のスケジュールを共有し合いたい事業所や、職員人数が増えてきた事業所にも向いていると思います。
介護業界にはパソコン操作に不慣れな世代も多いですが、ZESTは手書きやExcelで作成するよりも時間がかからず、直感的に操作できるため、「使いこなせる」と感じています。
最後に、ZESTは林様にとってどのような存在ですか？
一言で言えば、「なくなったら困る」「仕事ができない」という存在です。
常に持ち歩いていて、どこでも開けるので、現在の仕事を行う上で必須になっていますし、もう手書きで夜遅くまで残業していた頃には戻れません。機能面でも、システムの改善が早く、使いやすくなっていると感じています。
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