2024年9月に香川県高松市で夫婦で立ち上げた訪問介護事業所「ホームケアつっち」様。30代〜70代のヘルパー約10名が、利用者に寄り添う優しい支援を提供しています。今回は代表の槌谷様に、開業当初からZESTを導入した背景や業務効率化、データ分析を活かした経営戦略について伺いました。
ZEST導入をご検討いただいたきっかけ、導入前の課題についてお聞かせください。
きっかけは、以前サービス提供責任者だった妻の意見を尊重したことです。 訪問介護業界は手書きやExcelでの管理が多いですが、急なキャンセルや時間変更による抜け漏れやミスが多発すること、紙でのシフト共有が見づらく負担が大きいことを妻から聞いていました。 さらに、シフト作成が作成者の勘や技術に依存し、属人化してしまうことも経営上のリスクだと感じていました。誰でも簡単に操作できて視認性の良いシステムを探していたところ、先に導入を決めていた介護ソフト カイポケの画面上でZESTの連携機能を見かけ、興味を持ったのが始まりです。
ZEST導入の決め手と、スムーズな運用開始の秘訣についてお聞かせください。
最大の決め手は、画面上のコマをドラッグ＆ドロップし、パズル感覚で直感的に操作できる圧倒的な使いやすさです。 開業当初からの導入に不安はありませんでした。最初から使えばそれがスタッフにとって当たり前になるからです。途中導入は既存の方法からの反発や、再教育の労力などコストが跳ね上がります。私は前職（異業界）の管理職時代、新システムの途中導入で大変苦労した経験があり、最初から入れるべきだと確信していました。 開業当初のまだ比較的自由な時間が取れる時期に、営業活動の合間を縫って私自身が操作を覚える時間を充実して確保できたことも、その後のスムーズな運用開始に大きく寄与したと感じています。
ZEST導入後、スケジュール作成や業務効率にどのような変化がありましたか？
スケジュール作成時間は劇的に削減されました。自動割り当てで全体を配分し微調整するだけなため、Excel管理を想定した場合と比較し、感覚的に約3分の1に短縮できています。 また、急なキャンセルや時間の変更、当日対応にも強くなりました。ZESTは出先からでもスマートフォンで簡単に操作できるため、現場での対応力が格段に向上しました。 例えば、訪問先で「来週のこの時間に行けますか？」と相談された際、その場で携帯を開き「行けますよ」と即答できます。一度事務所に持ち帰って確認し折り返す二度手間が一切なくなり、非常に便利です。
ZESTの活用による、経営面の効果についてお聞かせください。
経営を安定させ、質の高いケアを継続するためにデータの可視化は不可欠です。ZESTでは経営に関わる数値を一通り確認しています。 例えば、職員ごとの訪問件数や時間、移動時間を可視化して特定のスタッフに負担が偏らないよう「不公平感の解消」を図っています。また、身体介護と生活援助の割合などがすべて数値化されるため、売上や単価アップの計算が容易になり、空き時間を把握した新規受け入れの営業も可能になりました。 新規のケアマネジャーさんからの仕事は100%受けるというポリシーも、ZESTで空き枠が可視化されているからこそ。地域に関わるすべての人を大切にし迅速に対応することが、紹介の増加に繋がっています。
ZESTはどのような事業所におすすめですか？
基本的にはすべての訪問介護事業所でおすすめですが、特に私たちのような10名〜20名規模の小規模事業者に向いていると感じます。 小規模事業者では管理者やサ責も現場に入るため、移動中や支援の合間の極小時間でデスクワークや急な変更をこなさなければなりません。出先で携帯から簡単に確認・入力できるZESTは、時間のない管理者の強力な味方になります。 また、働く時間が変則的になりがちな「登録ヘルパー」さんが多い事業所にも、お休みの日を管理する工夫を施すことで柔軟に対応できるため非常におすすめです。
最後に、ZESTは皆様にとってどのような存在ですか？
一言で言うと、経営における参謀であり、現場の相棒のような存在です。 これがないと業務が始まりませんし、今から以前のExcelや手書きのアナログ管理に戻れと言われても、もう絶対に無理です。私たちの事業所にとって、なくてはならない大切な存在です。
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