今回は、埼玉県の株式会社Solmano 訪問介護ステーションそるまの岩槻の代表取締役を務める大西晃志様にお話を伺いました。

ステーションの特徴を教えてください。

2024年4月に開業し、埼玉県の岩槻市がメインの訪問エリアで、周辺地域の春日部市、見沼区、蓮田市、越谷市も訪問エリアに含まれています。

365日運営しており、7～22時まで定期訪問に対応しており、深夜帯も緊急連絡を受け付けています。利用者数は約70～80名の方にご利用いただいており、スタッフ数は、事務を含め15人です。

ZEST導入前、スケジュール作成に関してどんなお悩みがありましたか？
ZEST導入前はどのように訪問スケジュールを管理していましたか？

以前はスプレッドシートで作成しておりました。

1番課題に感じていたのは、スケジュール作成や変更にかかる時間です。

例えば来週のルートを作るときに、アナログな方法で1個1個見て確認をしなければいけないので、時間がかかっていました。一気に反映もできないのでコピー＆ペーストで、変更の指示を確認しながら作成をしていたので、1週間分の訪問スケジュール作成に3時間ほどかけて作成していました。さらに、新規依頼があったら追加をしたり、毎日、翌日のスケジュールの確認や微調整に1時間ほどかかっていたので、勤務時間の4分の1はスケジュール管理に費やしておりました。

また、アクセス権などのセキュリティに不安があるような状態で運用していましたので、改善したいと考えていました。

ZESTを導入することで訪問スケジュール管理はどのように変わりましたか？

ZESTを使うことで管理がしやすくなりましたし、作業効率が非常に上がりました。

未割当とキャンセルの処理が非常に楽なので、誰が見てもスケジュールの割当漏れではなく、キャンセルなんだということがわかり、キャンセルの集計も可能になりました。

また、ステーション全体のスケジュールが時系列で確認しやすくなっているので、スケジュールの間違いや勘違いがなくなりました。

現在、請求システムのカイポケと連携して使用していますが、以前は、スプレッドシートで作成したスケジュールをカイポケに反映していました。手作業での反映なので、反映するときに他のスタッフに割り当ててしまうことがありましたが、ZESTは自動で反映できるので間違いが発生することがなく、二重登録の手間も削減できていると思います。

あとは、スタッフ一人ひとりにメールアドレスとパスワードを使用してログインするので、セキュリティ面も安心できるなと思います。

スケジュール作成時間は、1時間あれば1週間分のスケジュールは作成でき、日々の調整も隙間時間にスマホから変更したりすることで、10～20分あれば完了するので、以前の5分の1程度に削減できていると思います。

開業してすぐに導入だったと思いますが、どのようなお考えから導入に至りましたか？
また、開業してすぐに入れるメリットを教えてください。

事業所としてある程度の規模(中規模程度)を目指しているため、アナログなやり方はすぐに太刀打ちできなくなることは分かっており、効率化しなければならないと思っていました。規模が大きくなってからのシステム導入は導入コストも教育コストも発生するので、利用者が増えて忙しくなる前に導入をしました。

教育コストの面では、初期メンバーが管理方法や操作を覚えてくれていることで、新しいスタッフが入ってきたときに先輩スタッフが使い方を教えることができるので、経営サイドが教える手間を省くことができます。

また、開業時から情報を集約できることで、数値を蓄積し推移なども見ることできるのもメリットだと感じています。

ZEST BOARD導入の背景とメリットを教えてください。

基本的に経営数値や会社の業績、ビジョンを語る上でも経営者は数字を一番シビアに見なければいけないところだと思います。また、社員や管理者のマネジメントをする上でも具体的な数字で道を示すことが大切だと思っています。

その中で、経営者や管理者は数字を集計する技術は必要かもしれませんが、数字を「集計」することが仕事なのではなくて、集計された数字を用いて「分析」をする、そして方向を定めるっていうところが大事なことだと考えています。そのため、思考に時間を費やしたいので、集計するっていう手間は省きたいなと思っていました。

ZEST BOARDでは、スケジュール作成をZESTで行うだけで、そのデータを自動で取得して集計してくれるので、非常に大きいメリットだと感じ導入しました。

カイポケ連携も活用いただいていると思いますが連携のメリットはどのようにお考えですか？

スケジュールとカイポケの二重登録の手間が省けるところが一番大きいです。

外出先で訪問スケジュールの変更が発生した際に、ZEST上でスケジュールを変更して、ZESTから「登録反映」ボタンを押せばカイポケにも反映されるので一瞬で完了できるところが良いです。

カイポケの変更は出先ではつい後回しにしてしまうので、自分が事務所に帰った後に変更を反映して、そのあとにスタッフが記録を行うという流れになるので、残業になってしまったり、記録の内容が漏れてしまうことが発生しやすくなってしまいます。このようなことは、見えないストレスにも繋がってしまうと思うので、解消できているのはありがたいです。

ZESTはどんな事業所さんに向いていると思われますか？

大規模な事業所はもちろんですが、職員が10名前後の規模感の事業所におすすめしたいと思っています。

このくらいの規模だと、管理者も現場に入らないとなかなか事業が成り立たないという現状があります。管理者がサービス提供責任者も兼任している場合も多いので、現場に入りながら、マネジメントもして、スケジュール調整もして、営業もしていくことになります。これは想像するだけでもかなり大変な状況ですが、当てはまる事業所は多いと思います。

さらに、職員10名前後の規模の事業所になってくると、スケジュール変更が本当に大変だと思います。そのような中で、現場の運営や利用者へのケアに集中するためには、ZESTを導入したほうが方がコスパが良いのではないかなと思います。

貴社にとって、ZESTはどんな存在でしょうか？

相棒ですね。訪問介護で収益を上げるにはいかに間接業務を減らすかというところが大切だと考えています。やっぱり私たちのような中小規模の事業所では、いかに売上を上げながら事業を安定させて、本質である利用者へのケアの質を守っていくかというのが大切になりますので、ZESTのような存在はありがたく感じております。