三重県津市芸濃町で、社会福祉法人いろどり福祉会が運営する在宅複合型施設内に併設された「ホームヘルパーステーション花紬（はなつむぎ）」の管理者・古川様にお話を伺いました。
ZEST導入をご検討いただいたきっかけ、導入前の課題についてお聞かせください。
導入前はGoogleスプレッドシートを用い、利用者様の支援のコマをGoogleスプレッドシート上に図形で作成し、まるでホワイトボードのマグネットを動かすように操作できる環境をスプレッドシートで再現し、管理を行っていました 。 当時の体制としては、大元のスケジュール作成をほぼ私1人が担い、その後の調整や確認を別のサービス提供責任者が行う属人的な形でした。また、作成した予定を介護ソフト「カイポケ」に反映させる作業も、持ち回りで担当するスケジュールリーダーが一つひとつ手作業で行っていました。
別のスプレッドシートで作成した1ヶ月の勤務表を予定表に転記したり、各職員の適正や移動時間を考慮してルートを組む作業は非常に複雑で、月に約30時間以上もの時間を事務作業に費やしていました。加えて、外部端末（iPadなど）からは操作がしづらく、訪問の合間に時間があっても夕方に事務所へ戻らないと作業ができないという課題もありました。
私自身も現場のケア業務を兼務しており、職員の退職や欠勤が重なった時期は日中は支援に出て、夕方以降にやっと管理業務を行える状況でした。多い時は1日2〜3時間近くの残業が続く中、この体制と業務負担の限界を感じていたところ、カイポケのトップページでZESTの広告を目にし、すぐにお問い合わせをしました。
ZEST導入後、スケジュール作成や業務効率にどのような変化がありましたか？
iPadやスマートフォンさえあれば、いつでもどこでもスケジュールの作成や変更ができるようになったことが非常に大きいです。 あらかじめ情報を登録しておけば、パソコンに縛られず外出先でも対応可能になりました。
さらに、AIが職員のスキルや勤務時間、支援内容、介入時間、移動距離などを踏まえた最適なルートを考えてくれる自動作成機能や、手動で動かす場合でも無理な移動が発生すると赤枠で警告するサポート機能が大変便利です。 これにより、パソコン操作が苦手な職員でも直感的に予定調整ができるようになり、「管理者しかスケジュールを触れない」という属人化から抜け出せました。
現在も基本のスケジュールは私が作成しますが、急な予定変更があった際、私が対応できない場合には他のサービス提供責任者や一般のヘルパーが自ら調整をおこなってくれます。 「支援の間が空いたので、無駄な移動を減らすために動かしました」と自発的な連携も生まれました。 勤務表からの転記作業などもZEST上で完結するようになり、予定作成にかかる時間は体感で半分程度に削減されました。
カイポケと連携できることで、どのようなメリットがありましたか？
導入前は、作成した予定を一つひとつ手作業でカイポケに転記し、担当者や時間を変更するという非常に手間のかかる作業をおこなっていました。 ミスが許されないため、とても神経を使う業務でした。
しかしZEST導入後は、日々の訪問予定の情報がボタン一つでカイポケへ取り込めるようになりました。初めてリーダー業務でシステムを触った職員から、「もう終わりました！」と喜びの声があがったほどです。 管理者だけでなく、一般のヘルパーからも「本当に楽になった」と好評を得ており、私たちが本来集中すべき業務に時間を割けるようになりました。
ZESTの活用による、経営面の効果についてお聞かせください。
スプレッドシートで運用していた当時は、1ヶ月分のシートをすべて確認しないと、どの曜日のどの時間が空いているのか明確に分からなかったため、すぐにお返事することが難しかったです。
ZEST導入後は、時間帯ごとの支援の混み具合がオレンジや黄色で視覚的に把握でき、新規依頼へのレスポンスが格段に早くなりました。 以前は1ヵ月分のシートを確認しないと明確な空き状況が分かりませんでしたが、今では即答できます。 すぐにお返事できることで、ケアマネジャーさんからも頼りにされやすくなっていると感じます。
また、移動時間が自動算出されるため、「ここにもう一件支援を入れられる」とルートを見直し、空いた枠を狙って営業をかける動きもできるようになりました。 ルート変更の際も、車で30分を超えるような負担の大きい移動がないか、特定の職員に負荷が偏っていないかをデータで確認して調整できています。 さらに、キャンセル理由の分析や実績のグラフ化も自動でおこなわれるため、会議資料作成の手間も省けています。
ZESTはどのような事業所におすすめですか？
対応するヘルパーが日によって異なったり、出勤・退勤時間が変動したり、ご利用者様の予定変更が頻繁に発生する事業所には、特におすすめです。 担当が完全に固定されている事業所よりも、流動的なシフトを組んでいる事業所のほうが、ZESTの自動割り当てや調整機能の恩恵を大きく受けられると思います。
事業所規模で言うと、スタッフが4人を超えてくると手作業でのスケジュール調整やルート検討がかなり複雑になってきます。 そのため、5〜6名以上のスタッフが在籍している事業所であれば、導入することで劇的に業務が楽になるのではないでしょうか。
最後に、ZESTは古川様にとってどのような存在ですか？
一言で言うと、「なくてはならないもの」です。 今からスプレッドシートでの手作業に戻れと言われても、もう絶対に無理ですね。 日々の業務のあらゆる面をサポートしていただいています。 操作について「こういうことはできますか？」と質問した際にも、担当スタッフの皆様が迅速に答えてくださるなど、サポート体制もしっかりしているため、本当にありがたく思っています。
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