今回は福岡県のファミリーヘルスクリニック北九州様の常務 伊東様、事務長兼看護師 郷様、看護主任 篠原様にお話を伺いました。
【クリニック概要】
診療体制：常勤医師2名、非常勤医師3名で外来診療と訪問診療を兼務
提供サービス： 外来診療、訪問診療、コミュニティスペース（※）
※診療以外の地域の困りごと、安心できる場としてイベントや様々な相談事に対応できるスペース
患者規模： 訪問診療患者 約200名
ZEST導入前、スケジュール作成において特に負担だった点や課題を教えてください。
ZEST導入前は、Googleカレンダーを使用してスケジュール管理を行っていました。効率よく訪問するために患者さんの住所を近くに固めていましたが、Googleカレンダーでは地図と横並びで見ることができず、地理が苦手なスタッフにとっては負担でした。
さらに、医師が複数になった際、1日で回る人数は把握できても、院長が行くのか他の先生が行くのかの棲み分けが難しくなりました。担当者が分かるように予定の先頭に絵文字をつける工夫をしていましたが、その入力も面倒でした。
予定の変更や追加のたびに他の人との調整が必要で、その都度スケジュールを組み直すため、毎日半日以上スケジュール調整に時間を取られていました。
ZEST導入後、スケジュール作成の導入前の課題は解消されましたか？
はい、解消されました。ZESTは地図と横並びで訪問スケジュールを確認できるため、クリックするだけで訪問場所がすぐに分かり、地理的な課題が解決されました。
また、未割り当ての予定を自動で割り当ててくれるため、あとは自分の好みに合わせてスライドさせて微調整するだけで済むようになりました。以前は家に帰ってからもスケジュールのことを気にしていましたが、今では家に帰ってからスケジュールの作業をすることがなくなりました。
さらに、Googleカレンダーで発生しやすかった予定の漏れも減りました。入院や介入中止になった際には簡単に中断や終了ができ、予定を消すことができるためスケジュールが見やすくなり、急な往診が入った際も全体の予定が可視化されているため、どの先生に割り振ればいいかが一目瞭然になりました。
課題に感じていた部分以外にも感じられた効果はございますか？
医師や看護師だけでなく、コメディカルなどの多職種のスタッフ全体へのスケジュール共有が、視覚的に分かりやすくなりました。また、先生方も自らZESTを見て「今日は誰がどこに行くのか」を確認してくれるようになりました。
また、元々訪問診療の回数、往診の回数、そして患者人数を目標値として設定してるのですが、ZEST BOARDを使って数値を確認できるようになり、集計作業をせずに一目で分かりやすくなりました。
訪問診療の経営において、数値管理を行う重要性についてお考えをお聞かせください。
月の患者人数と訪問回数が把握できれば、その月の収支がある程度予想できます。
その数字をもとに「あとどれくらい患者を増やせばいいか」「患者が減ったら営業に行かなければ」といった判断がしやすくなります。
患者が減るだけでは経営が成り立たないため、数値を追っていくことは非常に重要だと考えています。
ZESTはどのようなクリニックに向いていると思われますか？
在宅医療を行っているクリニックや、多職種が在籍していてスケジュール管理が複雑化しているクリニックや病院に向いていると思います。
特に、スタッフの人数が10人を超えてくるとスケジュール管理が非常に難しくなるため、そうした人数の多いクリニックにおすすめです。
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