今回は、岩手県の社会福祉法人大船渡市社会福祉協議会指定訪問介護事業所の事務職の佐々木翔様にお話を伺いました。

ステーションの特徴について教えてください。

岩手県大船渡市を中心に訪問を行っており、スタッフが12名（常勤7名・パート4名・事務1名）、利用者数は70名にご依頼をいただき、月間925件の訪問に行っています。車での移動がメインで最大で約30分かかるほど、広い範囲の訪問も行っています。山間部の訪問もあり、あまり雪が降る地域ではありませんが、たまに降ると移動時間もプラス10分ほどかかるため調整が大変になります。

加えて、事業所としては訪問介護事業所だけではなく、訪問入浴介護事業所・居宅介護支援の事業所と併設し、連携してサービスを提供しています。

ZEST導入前、スケジュール作成に関してどのようなお悩みがありましたか？

もともとスケジュール作成は介護士の主任が作成を担当しており、悩みが2つありました。

1つ目が主任が訪問も行いながら、空き時間にスケジュールの作成や調整を行っていたので、1日約3時間の残業が続いてしまっていたことです。翌日のスケジュールを前日の夜8時くらいに送っている状態でした。

2つ目は、スケジュール管理が属人化してしまっていることです。
弊社は、一人のご利用者様に対して、なるべくスタッフ全員が訪問に行く方針です。担当制にすると、ケアが大変なご利用者様もいらっしゃるので、負担が偏ってしまったり、ご利用者様とスタッフの相性が合わないといったこともあるので、全員が訪問に行くように組んでいました。

ただ、一人で訪問に行く前に同行訪問を行っていたので、スタッフの中でもいける人といけない人がいる状態でした。そして、その管理を主任しかできない状態になっており、属人化してしまっていたのが課題でした。

スケジュールを担っていた主任が前年度で退職することになり、後任を決めなければならなかったのですが、「スケジュール作成は大変そうだ...」というスタッフがほとんどで、なかなか決まりませんでした。そこで、どうにかスケジュール作成を簡略化できないかと思い、調べてみたところ、ZESTを知りました。

ZEST導入前はどのように訪問スケジュールを管理していましたか？

もともとエクセルでスケジュール管理をしており、大体1週間分のスケジュールを25時間かけて作成をしていました。スタッフへの共有は、エクセルで作成したものを紙に印刷して、撮影をしてLINEのグループで送っていました。

ご利用者様のスケジュールは、毎週固定なので時間が変わるときにだけ電話でお知らせをしていました。

ZESTを導入することで、訪問スケジュール管理はどのように変わりましたか？

現在は、1週間分のスケジュールを2時間あれば作成できるようになったので、残業や休日勤務が無くなりました。ZESTは、これまで主任が頭で覚えていた細かいご利用者と職員のマッチングの条件をZESTが代わりに覚えてくれます。急な変更があったときもドラックアンドドロップなどで簡単に予定変更ができますし、「移動時間が足りない」「NGの職員さんに割り当たっている」といったアラートも出してくれるので、主任以外もスケジュール調整をできるようになり、属人化の解消につながっています。

もともとの課題であった、「働き方」に関しては、改善されていますか？

ZEST導入後も新任の主任にスケジュール作成をお任せする予定でしたが、今は事務の私が担当しています。無料トライアルの期間に作成したときに、慣れていない状態の私でも1日のスケジュールを10～15分くらいで作成できたので、これなら事務の空き時間で作成できるのではないかと思いました。主任には、スケジュール作成よりも、チームのことを考えたり現場に出向きご利用者様へのケアに時間を使ってほしいと思い、スケジュール管理は事務で行うことにしました。

事務で作成することによって、スタッフから「このご利用者様の訪問が続くと負担が大きい」など、訪問に行っているからこそ分かる意見が出ることもありますが、以前はその意見が出ても修正する時間や余裕がありませんでした。しかし、ZESTでは数日先のスケジュールまで作成できるため、未来の予定について現場の意見をくみ取ることができ、修正自体も簡単なので、事務の私が作っても現場の意見を反映したスケジュール組みが出来ています。

また、以前は前日にスケジュールが出来上がっていたので、スタッフもプレッシャーを感じていたと思いますが、先々のスケジュールが分かるので、頭の中で整理して訪問に行くことができていると思います。

ZEST BOARD導入の背景とメリットを教えてください。

もともと、経営に関するデータを請求システムから数値を出し、自分たちで計算をしてまとめていました。ZEST BOARDはZESTでスケジュール作成をしているだけで、自動的にサービスごとの訪問件数など、経営に必要なデータを集計して可視化してくれるので、集計にかけていた時間も削減できていると思います。毎月行なっている経営会議でもZEST BOARDのデータを出しています。

また、以前から職員の負担が偏らないように配慮していましたが、やはり限界がありました。ZEST BOARD上でスタッフごとの負荷数や移動時間の確認もできるので、すぐに調整もできますし、負担が偏っていない根拠として示すこともできるので、スタッフの納得も得られるようになりました。

ZESTはどんな事業所さんに向いていると思いますか？

ZESTを導入する前は、何となくコストがかかりそうであったり、IT化やAIは都会感があって田舎の事業所にはまだ早いのでは？と壁を感じていました。

しかし、実際に使ってみるともっと早く使えばよかったと思うほど、スケジュール管理の作業効率が良くなりました。山間部は特に移動時間がかかるので、移動効率を向上させるために、導入してもよいと思いますし、田舎や都会など関係なく、スケジュール管理の他にもやるべき業務がたくさんある方は一度導入を検討してみてもよいのかなと思います。

また、デモやトライアル中も担当のスタッフさんがオンラインでサポートしてくれるので、気軽に声をかけてみてもいいのかなと思います。

貴社にとって、ZESTはどんな存在でしょうか？

スタッフがご利用者様にまっすぐ向き合うためには欠かせない存在だと思っています。

介護士さんは、現場でずっと働いていて事務の業務を行う機会がなかなかないと思います。しかし、長く働いていると役職に就いたりしてスケジュール管理など事務の業務を任される機会が必ずあると思います。ただ、ある程度年齢を重ねてからエクセルを覚えたりというのは年齢的に難しいという方がほとんどですが、それでもやってもらわなくちゃいけない、という矛盾が発生してしまいます。

それをどうにか無くして、介護士が一番力を発揮できる現場で働いてほしいと思っています。

現在の主任もZESTを導入したことによって「働きやすい環境になった」といってくれていて、ZESTが無かったらみんな辞めてしまっていたのではないかと思うほど、欠かせない存在になっています。