広島県で111床の大規模施設を運営するMANY PEOPLE株式会社様では、医療依存度の高い入居者様を積極的に受け入れ、訪問看護スケジュールが多数に亘ることから、スタッフ配置の複雑さと膨大な事務作業による業務負担の大きさが課題となっていました。
今回は、経営管理部長兼介護看護部部長の喜多様と看護主任の本田様に、ZEST導入が現場と経営にどのような変化をもたらしたのか詳しく伺いました。
まずは、ZEST導入前に抱えられていた課題や背景について教えてください。
本田様：当施設は1階から3階まで各フロア37床、合計111床もの規模で運営しており、医療依存度の高い入居者様が多数いらっしゃいます。スタッフによって力量が異なるため、例えば人工呼吸器の対応などには、経験豊富で慣れているスタッフを配置しなければなりません。誰でも良いわけではなく、スタッフのスキルや勤務時間に応じた細やかなスケジュール調整が必要でした。
これまでは、看護主任や所長がゼロから手作業で明日・明後日の予定を作成しており、スケジュール管理だけで1日およそ3時間を費やしていました。その結果、管理者がなかなか現場に出られないというジレンマを抱えていました。
喜多様：さらに、現場の看護師が作成した2日後のスケジュールを、私たち事務側で「抜け漏れがないか」確認する作業にも、3フロア分で毎日1時間ほどかかっていました。現場と事務を合わせると、スケジュール業務に1日最大4時間近くを取られていたことになります。
スケジュールの共有はどのように行っていたのでしょうか？
喜多様：以前は、膨大な手作業で登録した訪問看護記録システム内での確認、および二重チェックで各フロアのホワイトボードに、事務スタッフが毎日スケジュールを書き写して共有していました。
しかし、111床の規模があり、医療行為が必要な方だけでも60〜70名いらっしゃいます。お一人に対して1日2〜3コマのスケジュールが入るため、それを全て訪問看護記録システムやホワイトボードで管理するには限界を感じていました。
3フロア分のホワイトボードを毎日書き換え、変更があればその都度フロア間を移動して修正して回る。111床もの規模になると、情報の書き換えだけで手一杯になり、本部と現場の情報共有にタイムラグが生じるのは避けられない状況だったので、何とかシステム化したいと考えていました。
様々なシステムがある中で、ZESTを導入する決め手となったのはどのような点でしょうか？
喜多様：一番の理由は、やはり現場で1日3〜4時間かかっていたスケジュール作成業務を圧縮したかったという点です。
他社のシステムとも比較しましたが、ZESTは画面の作りが視覚的に見やすく、直感的に操作できる点が魅力でした。また、毎週のようにアップデートがリリースされるなど、今後のシステム改善や発展性への期待感も大きな決め手となりました。
実際に導入されてみて、どのような効果がありましたか？
喜多様：スケジュール作成・確認にかかる時間が、現在はおよそ1時間半程度にまで半減しました。
運用フローとしては、事務側で初回登録や定期的な予定を入力し、自動割り当てできる状態にした上で、現場の主任がスキルや医療依存度を考慮した最終的な微調整を行っています。事務側としては、初回登録さえしておけば、あとは漏れがないかを確認するだけで済むため、チェック業務がほとんど発生しない日もあるほど負担が軽減されました。
本田様：現場としても、スケジュールが可視化され、すべての管理者間で共有できるようになったのは非常に良かったです。
また、システムの処理能力が高く、急な予定変更時にもスケジュールをスライドさせたりドラッグで移動させたりする際のラグがありません。時間をかけずにパッと作成でき、スピーディーに対応できる点で、大幅な業務効率化を実感しています。
111床という大規模施設ならではの運用上の工夫はありますか？
本田様：まずは、フロアごとにチームを分けて担当者を配置しています。
また、急な欠勤や対応が発生した際にスケジュールが回らなくなるのを防ぐため、あえてスケジュールをぎっしり埋めず、1日フリーで動ける看護師や、予定を半分（6〜7コマ程度）だけ入れた看護師を配置するようにバランスを調整しています。
何か突発的な対応が起きた場合は、ZEST上でスケジュールを横にスライドさせてそのスタッフに割り振ることで、柔軟に対応できています。
LINE WORKSとの連携機能もご活用いただいていると伺いました。
喜多様：指示が入って急遽スケジュールが開始になった場合など、LINE WORKSに通知が来ることで、タイムラグなく情報をキャッチできるようになりました。
これまでチャットツールで「今ここをやっている」「何日のスケジュールを組んだ」と個別に連絡を取り合っていた手間が省け、連絡や確認の漏れも防げるようになったのは大きなメリットです。
今後の展望や、他システムとの連携についてお聞かせください。
喜多様：実は、ZESTは介護ソフトの「カイポケ」と連携しているというのを聞き、カイポケへの乗り換えを決断しました。
今後は「カイポケ」を本格的に導入・連携させる予定です。ZESTからカイポケへワンクリックでデータ移行できるようになれば、転記の手間がなくなり、ヒューマンエラーが削減され、新しい入居者様の情報反映も格段にスムーズになります。
既に月間のスタッフのシフト作成および勤怠システムへの連携は他システムで自動化しており、シフト自動作成・勤怠システム連携→訪問スケジュール自動作成（ZEST）→訪問看護システムへのスケジュール登録 までがほぼ自動化されるため、生産性がさらに向上します。
本田様：現在はまだ社内掲示板にてスケジュールを掲示していますが、カイポケとの連携後は、スタッフ各自が業務用のiPadから自分のスケジュールを確認できるよう、完全なデジタル化を目指しています。
喜多様：さらに将来的には、理学療法士などリハビリスタッフのスケジュールもうまくZESTの自動化に組み込みたいと考えています。現在、kintone上で「週3日入る人」「週5日入る人」といった回数管理を行っていますが、これがZEST上で完全に自動化できれば、事務の手間は初回の登録のみになり、さらなる効率化が期待できます。
最後に、同様の課題を抱えている施設様へアドバイスをお願いします。
本田様：これまでスケジュール作成に取られていた多大な時間が削減されたことで、現場への介入やスタッフの教育、クリニックやご家族との連携など、本来の管理者の役割により多くの時間を費やせるようになりました。結果として、施設全体のケアの質も上がったと感じており、大変助かっています。
喜多様：経営的な視点から見ても、主任看護師が1人3時間、2人体制の日であれば計5時間もスケジュール作成に取られていたことを考えれば、ZESTの導入費用を差し引いても十分に経済的なメリットを実感しています。管理者がより現場に集中できる環境を整えられるという意味で、非常にお勧めできるシステムです。
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