今回は、秋田県のJAあきた白神 福祉介護課（いなほの里）の金子様と、スタッフの今井様、須合様、袴田様にお話を伺いました。
ZEST導入前の経営・運営で課題に感じられていたことを教えてください。
運営の課題として、まずスタッフの高齢化による人手不足が深刻でした。60代が主戦力となっており、エリア的にも秋田県全体でヘルパーの担い手が少ないため、求人募集をかけても人が集まらないのが現状です。介護保険が始まった当初から働いているベテランが、20〜30年近く主戦力として頑張ってくれています。新しい人がなかなか入ってこないので、今いる人数でどうにか回していかなければならない、という点が大きな課題でした。
ありがたいことに利用者のご相談は来るのですが、なかなかそこにヘルパーさんを割り当てられないという状況でした。「今の人数で回す」ということが厳しかったですね。
また、秋田県は車社会なので、利用者さん宅から次の利用者さん宅へ行くまでの距離が非常に長いため、移動の効率が悪いという課題もありました。
スケジュール管理で課題に感じられていたことはありますか？
私（金子様）がいなほの里で働くことになった時は、紙ベースでスケジュールを作成していました。
急な利用者さんの休みや職員の休みでシフトが変わるたびに、ヘルパーさんは紙のシフトを見て動くため、逐一電話やLINEなどでやり取りをする手間が多かったです。
また、紙で管理しているため、スケジュールの抜けやミスも発生していました。
例えば、訪問予定を追加するのを忘れてしまい、利用者さんから「今日誰も来ていないけど？」と連絡が来てしまう、ということもありましたね。
頭の中では、効率よく回すよう人員配置を考えていたのですが、限界がありました。
ZESTを導入したきっかけを教えてください。
2024年11月に当時の管理者が体調不良で休むことになり、私が管理者兼務という形で入りました。スケジュール調整を前任の管理者一人で担っていたため、作成の仕方が属人化していて、私自身が初めてシフト調整をするときは非常に苦労をしていました。
そんな困っているタイミングで、ZESTを知って、ぜひ話を聞いてみたい、というのがきっかけです。
ZESTを初めて見た印象や導入時の課題はありましたか？
見やすくて、直感的に操作ができて、簡単そうだと感じました。
予定の変更時は、ドラッグ＆ドロップだけで簡単に調整ができたりと、パソコンがあまり得意じゃなくても使えるんじゃないかなと思いました。
導入前はスタッフから「紙がいい」という声もあり、多少の抵抗はありました。しかし、ヘルパーさん全員に集まってもらい、使い方をレクチャーしながら使ってみたところ、2週間ほどで使いこなしていました。皆さん、スマホにZEST HUBを入れて、毎朝自分のシフトをチェックしてくれています。最高齢の78歳のスタッフもスマホで確認して、私が作成したスケジュールの抜けなどに気づいて教えてくれるほどです。
現在のスケジュールの管理方法を教えてください。
週ごとにローテーションで3人が作成し、必ず別の人がチェックするという体制で、スムーズに回っています。今まで1週間に8時間くらいかかっていたものが、1時間もかからずに作れるようになりました。
今までヘルパーさんがシフトの紙を取りに事務所に来るという手間がありましたが、スマホで確認できるため、事務所に来る手間も減りました。
事業所の中で起こった良い変化を教えてください。
スケジュール作成の時間が大幅に減ったおかげで、サービス提供責任者もモニタリングに行けたり、新規利用者の対応や、煩雑な書類作成などの業務に力を入れられるようになりました。
さらに、ゼストを導入したことで、移動距離が長くなりすぎず、、効率的かつ最適な予定の振り分けができるようになりました。
導入前はスタッフ一人あたり1日3〜5件程度の訪問でしたが、効率的なスケジュールでの稼働が可能になったことで、1日6件の訪問に行けるスタッフも出るほど稼働率が向上しました。
特に助かっているのが、Googleマップとの連携です。新規の利用者さん宅へ行く際、住所からGoogleマップを開けるので、道に迷うことがなく、時間通りに間に合うようになりました。
以前は事務所の地図を見たり、事前に試しに行ってみたりする手間があったのですが、それがなくなりました。
先日大雨で市内が冠水した際も、ZESTで住所を確認し、Googleマップで迂回ルートを探すことで、普段あまり行かない利用者さん宅にも、迷わず時間内にたどり着くことができ、BCP対策的な側面でも助かりました。
新規の利用者さんから依頼が来た時も、ゼストの週間スケジュールや月間スケジュールを見ながら、「この曜日の何時から何時までなら空いていますよ」とすぐにお答えできるようになりました。
以前は「ちょっと待っていただいていいですか」と時間をいただいて確認していたのが、即答できるようになったのは、切迫している利用者さんやケアマネさん側にも喜ばれています。
ZESTを現場でご活用いただいてメリットに感じていただいている部分はありますか？
＜サービス提供責任者／今井さま＞
サ責の立場では、ヘルパーに直接、タイムリーに変更を伝えられることです。以前は変更のたびに手間がかかっていました。
また、「スケジュール調整のために事務所に戻らなきゃ」ということがなくなり、出先で携帯から作業できるようになったのは大きな変化です。
さらに、過去のデータが残ることも役立っています。月末に実績を締める時や、利用者の入院期間など過去の記録を確認する場面で非常に役立っています。以前は書類を探して事業所内を歩き回っていたのが、今ではパソコン一つで作業が完結できるようになりました。
＜スタッフ／須合様、袴田様＞
訪問に行く際にスマホで確認できるメモ機能は助かっています。申し送り事項があるときに、赤い点がついてすぐにわかるのがスマホからも確認できるので便利です。また、常に最新のスケジュールが全員同じように閲覧できることで、サ責から予定の変更連絡があった際にこちらの都合も考慮してもらえるので、働く上で非常に安心感があります。
さらに、当日の朝に予定表を見て、急なキャンセルがあった場合も分かりやすくて良いと思います。今までは変更のたびに連絡をいただいていたので、自分で確認できるのは楽です。
ZEST BOARDでよく見ている数値や感じていただいている効果はありますか？
稼働率やアイドリング時間が見やすく、曜日によって稼働率のばらつきががあるので、曜日別で見られるのが良いですね。
また、スタッフ別の負担を可視化できるので、負担の偏りなどが無いかを確認できる点が良いです
今までは月末に給与計算をする際に、実態としてどれだけ働いていたのか（稼働時間）が分かっていましたが、ZEST導入後は先々の訪問スケジュールを立ててしまえば、直近や今後の見込みをいつでも確認できるようになり、未来の予想が立てやすくなり、対策を早く打てるので便利だと感じています。
特に、実績を少し前に締めなければならない場合に、ZESTで月末までのスケジュールを作成しておけば、月末までの数値の見込みが立てやすいので、とても役立っています。
ZESTはどのような事業所に向いていると思いますか？
また、おすすめポイントがあれば教えてください。
うちのような職員11名くらいの小規模な事業所ですね。
大人数の事業所であれば最大限に活用できると思いますが、小規模で人手が足りず、シフト調整に苦労しているところであれば、ゼストを使うことで、少ない人手でも効率性を高められると思います。特に、私たちのような過疎地域で長距離移動が必要な事業所には、非常に役立つと感じています。
今後の展望を教えてください。
今、福祉介護課からも「生産性向上」を求められています。ZEST BOARDを私がもっと活用できるようになれば、より効率的で最適な仕事の振り分けができるようになります。
スタッフの皆さんはご高齢で足腰も弱ってきているので、無理なくシフトを回しながら、末永く働いていただけるような環境づくりを進めていきたいと思っています。今いる人たちが本当に主戦力なので、大切にしていきたいです。
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