はじめに：数式・関数から、次のレベルへ！
当ブログでは、在宅医療・介護現場でのAI活用をテーマに、業務効率化のヒントをお届けしています。
前回は、Excelの数式や関数を使った業務効率化の例をご紹介しました。すでにこれだけでも、データの集計や管理が格段に楽になったかと思います。
しかし、Excelの可能性はそれだけではありません。今回は、手動で行っていた作業を自動化し、作業効率を劇的にアップさせる「秘密のワザ」にチャレンジしてみましょう！
具体的にはプログラミングが必要なのですが、身構える必要はありません。私たちがやることは、今回も生成AIにゴールを伝えて、コードを書いてもらうことです。
例として、新入社員の日報をExcelファイルに記入している運用におけるちょっとした手動運用に対して自動化を試してみたいと思います。
具体的には、「新入社員日報.xlsx」というExcelファイルがあり、日付で区切られたシートがあり、シート内はA列が日報本文、B列が記載した人の名前、C列が記載した日を書くようになっているとします。
この日報Excelを使って2つほどワザを紹介したいと思います。
現場で役立つ！面倒な作業が「一瞬」で終わる具体的な2つの例
普段お使いのExcelには、「マクロ（VBA）」という強力な機能が備わっています。
「マクロは難解なプログラミング言語（VBA）が必要」というイメージがあるかもしれません。しかし、ご心配は不要です。今話題の生成AI（GeminiなどのAIアシスタント）を活用すれば、このVBAコードを、皆さんの「お願い」に応じてAIが代わりに作成してくれます。
ではどんな場面で使うことができるのか？具体的な例として、訪問看護・介護事業所でよくある2つの「面倒な作業」をマクロで自動化してみましょう。
その1. 訪問実績の記録シートを自動で準備する
まずはこんなこともできるのかということを知っていただくために、簡単な自動化のワザを紹介したいと思います。
😓 よくある課題：手作業によるムダとミス
「〇月〇日_利用者A様」「〇月〇日_利用者B様」…毎回の記録のために、新しいシートを手動で作成していませんか？
手間と時間: 毎日、ファイルを開いて新しいシートを作り、シート名を変更する。このルーティン作業は、地味ながらも貴重な時間を奪います。
入力ミスのリスク: シート名や、シート内の「利用者名」「訪問時間」などのヘッダー項目を入力する際、打ち間違いが発生しがちです。
こうした手動による準備作業は、本来の記録業務の開始を遅らせる要因となっています。
✨ マクロで自動化！ファイルを開けば即スタート
この課題を解決するのが、生成AI（今回はGemini）に指示して作ってもらう、たった一つのVBAマクロです。
このマクロをExcelファイルに組み込むと、以下のような自動化を実現できます。
ファイルを開くと同時に実行: Excelファイルを開いた瞬間、マクロが起動します。
日付シートを自動作成: 今日の日付がついた新しい記録用シート（例：「11月11日」）を自動で作成します。
重複チェック機能: もし既に今日のシートが存在していれば、二重作成をせず、そのまま記録を開始できます。
必要なヘッダーを自動設定: 新しいシートの1行目には、「利用者名」「訪問時間」「サービス内容」など、記録に必要な項目名があらかじめセットされます。
現場で「その日の日報を最初に記載しようとした人がシートを作る」という運用をしている場合でも、この自動化によって誰かが手作業で準備をする必要が完全になくなります。ファイルを開いた瞬間に、すぐに記録を開始できる環境が整うのです。
今回も生成AIはGeminiを使用しますが、ChatGPTなど他のものを使っても構いません。
Geminiへの指示を以下のようにしました。
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Excelファイルを開いた時に、その日の日付を表すシートがなければ自動で作成するようにしたいです。
要件は以下です。
・シート名は、2025年9月10日であれば「20250910」となるようにします
・シートのA列の1行目は「日報」としてください。
・シートのB列の1行目は「記載者」としてください。
・シートのC列の1行目は「記載日」としてください。
これを実現する方法を示してください。
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すると次のように、VBAという機能を使うことや、設定方法、実行するためのプログラムを生成してくれました。
ここに、プログラムを貼り付けましょう。