前回の記事「【現場のAI活用術】2-1：膨大な資料も瞬時に理解！NotebookLMであなただけのAIアシスタントを爆誕させる方法」では、Googleの無料AIツール「NotebookLM」の基本的な使い方と、その驚くべき読解力・応答力についてご紹介しました。
さて、今回はNotebookLMの魅力をもう少し深堀りしたいと思います。今回は、皆さんの業務をさらに効率化し、事業所内の情報共有を円滑にする、一歩進んだ便利機能をご紹介します。
1. 気になった回答は即ストック！「メモに保存」機能
AIとのやり取りを何度かしていると、「この回答は特に重要だから、後で何度も見返すだろうな」と感じることがあります。 NotebookLMなら、そんな大切な情報を簡単にストックしておけます。
AIからの回答の下に表示されている「メモに保存」というボタンをクリックしてみてください。
すると、画面右側の「メモ」スペースに、そのやり取りがまるごと保存されます。何度も同じ質問をする必要がなくなり、重要な情報だけをまとめた、あなただけのNoteを簡単に作成できるのです。
2. 移動時間も学習時間に！驚きの「音声概要」機能
次にご紹介するのは、個人的にも「これはすごい！」と驚いた機能です。
NotebookLMの画面上部にある「音声概要」をクリックしてみてください。すると、アップロードした資料の内容について、男性と女性が対話するPodcast（ポッドキャスト）風の音声コンテンツが自動で生成されるのです。
淡々とした文字情報の羅列だったはずのQ&A集が、まるでラジオ番組を聞いているかのような、エンターテイメント要素のあるコンテンツに早変わりします。
「訪問から次の訪問までの移動中に、コンテンツ情報を耳で復習する」といった使い方ができれば、隙間時間を有効活用できると思いませんか？ ぜひ一度、この驚きのクオリティを体験してみてください。
3. 「これ、前に教えたよね？」をなくす「共有」機能
最後にご紹介するのが、チームの生産性を飛躍的に向上させる可能性を秘めた「共有」機能です。
画面右上にある「共有」ボタンを使えば、あなたが作成したノートブック（資料を読み込ませたAIアシスタント）を、事業所の他のメンバーと共有できます。
この機能の活用シーンを想像してみてください。
例えば、事業所内の業務マニュアルや、新人研修用の資料をすべて読み込ませた「教育担当Note」を作成し、チーム全員で共有します。
これまで、
「マニュアルに書いてあるのに、読んでくれずに何度も同じ質問をされる…」
「忙しそうにしている先輩に、一度聞いたことをまた質問するのは気まずい…」
といった経験は、誰しもお持ちではないでしょうか。
この共有機能を使えば、「まずはAIに聞いてみる。それでも分からなければ人に聞く」という新しい業務フローを確立できます。AI相手なら、どんなに初歩的なことでも、何度同じことを聞いても気まずさはありません。
これにより、質問される側の業務中断が減り、質問する側も迅速に自己解決できるため、事業所全体の業務スピードアップが期待できます。
まとめ：AIを「個人の相棒」から「チームの資産」へ
2回にわたり、Googleの無料AIツール「NotebookLM」の魅力と活用法をご紹介してきました。
前編(2-1)では、NotebookLMが膨大な資料の内容を正確に理解し、曖昧な質問にも的確に答えてくれること、そして資料にないことは正直に「知らない」と答える誠実さをご紹介しました。これにより、まずはあなた個人の強力な「情報検索の相棒」として活躍してくれることをお分かりいただけたかと思います。
そして今回の後編(2-2)では、気になった回答を保存する「メモ機能」、移動中にも学べる「音声機能」、そしてチーム全体の知識レベルを底上げする「共有機能」といった応用的な使い方を見てきました。
これらの機能を活用することで、NotebookLMは単なる個人の業務効率化ツールに留まりません。
個人の情報検索や学習の時間を大幅に短縮する「相棒」として。
事業所内のナレッジを蓄積・共有し、教育コストを削減する「チームの資産」として。
このように、NotebookLMは様々な側面から、日々の業務を力強くサポートしてくれます。情報検索や「これ、前に教えたよね？」といったコミュニケーションにかけていた時間を、本来最も大切にすべきご利用者様へのケアの時間へとシフトさせていく。AIは、そのための頼もしいパートナーになり得るのです。
ぜひ、この2回の記事を参考に、皆様の事業所に合ったAIとの付き合い方を見つけてみてください。