生成AIを使って何をしたら良いか分からないという悩みを聞くことも増えてきました。
そこでおすすめなのが、Excel操作を生成AIを使って学び、業務効率化につなげるというものです。Excelは、日々の事務作業の中心にあるツールのため、Excel作業を効率化できれば業務の効率化に直結するといっても過言ではない方も多くいると思います。
Excelといえば、特に数式や関数を使いこなせば、作業の幅は一気に広がりますよね。一方で、「たくさんありすぎて覚えきれない」「しばらく使わないと忘れてしまう」という悩みもあるのではないでしょうか。
生成AIの時代には、「どんなことがしたいか」が言語化できれば、後はAIとの対話で、解決まで自力で到達しやすくなりました。単に答えだけを教えてくれるのではなく、解説もしてくれるため、深い理解につながっていくことも期待できます。今回は、ZESTからダウンロードした予定CSV（※ZESTに登録された予定データをエクセル版でダウンロード出来ます）を例に、その具体的な活用法をご紹介します。ZESTをご利用出ない方も、普段のエクセル作業でお使いいただけるので、是非ご活用ください。
2つのセルに入力された氏名を1つにまとめる方法
ZEST SCHEDULEの予定CSVは、利用者さまの氏名がH列に「利用者（姓）」、I列に「利用者（名）」として分かれて出力されています。
ここでは例として、1つの列で氏名を表示したいとしましょう。そこでJ列に「利用者名」という新しい列を作り、H列とI列を結合したものをここに表示したいと思います。
早速実行にうつっていきたいと思いますが、文字列同士の結合はどう表現するのでしょうか。数値同士の足し算は、「=H2+I2」のように+記号を使った数式を記述することで実現することができます。まずはこれと同じように「文字列をプラス記号で足し算」してみましょう。「=H2+I2」と入力すると、どうなるでしょうか？結果は「#VALUE!」となってしまい、うまく表示されませんでした。文字列の場合は、数値の足し算のようには表現出来ないようです。
そこで、生成AIに質問してみましょう。今回はGeminiを使用しますが、ChatGPTやClaudeなど、どのAIでも構いません。
文字列同士の結合にはアンパサンド（&）記号を使うという回答だけでなく、数式の各項目の意味、加えて別のCONCAT関数を使う方法の提示など、非常に丁寧に解説してくれています。単に答えを知るだけでなく、理解も促され非常に勉強になります。
次に、姓と名に続けて「さん」を付けたいとします。先ほど文字列の結合には&記号を使うことと理解できましたので、次はAIに聞かずに自分で直接数式を変更しましょう。
「=H2&I2&さん」
結果は「#NAME?」となりうまく表示出来ませんでした。うまくいかなかった場合は、状況をAIに伝えて解決策の提案を受けてみましょう。
二重引用符が必要だった事が分かりました。
姓と名の間にスペースをあける場合もこの二重引用符を使えばフォーマットもできるようになります。
なお、質問文に「どうすれば正しく表示されますか」と聞いていますが、本当はあまり良い質問の仕方ではありません。「正しい表示」とは何を指すのかが若干曖昧だからです。しかしながら、このやり取りにおいては正しい表示が何を意味しているのかをAIは正確に捉えていることが分かります。もし頓珍漢な回答が出てきた場合は、こちらが曖昧な指示をしていないか確認し、別の具体的な表現に変えることをおすすめします。これにより、うまく軌道修正することが出来ます。
条件に合うデータの数を自動で集計する方法
Excelには、データ集計を効率化する便利な関数が多数用意されています。
ここでは条件に合うデータの数を集計したいというシーンで使う関数を調べたいと思います。
予定CSVのF列は予定がキャンセルされたかどうかを表しており、「TRUE」または「FALSE」という値が入っています。
このCSVデータの中から、キャンセルされた予定（F列が「TRUE」）が何件あったかを調べたいとします。
こんな時も、生成AIに質問してみましょう。
今回も前回同様、回答だけでなく、関数の解説付きで非常に学びになりますね。
COUNTIFという関数を使うことで目的を達成することが出来ました。
まとめ
Excelの数式や関数を調べてなかなか解決方法が見つからなかったという経験は誰しもあるものだと思います。ここに生成AIを使うことで、何をしたいかを伝えることで多くの場合は知りたかった回答が得られるともに、解説つきで学びにもなることがお分かりいただけたと思います。
なお、別の使い方として、例えば前任者が退職していて引き継いだExcelに非常に複雑な関数や数式が含まれているものの、何をしているか聞きたくても聞けないということもあるかと思います。そういうシーンでは、その関数や数式を生成AIに渡して解説させることで、自身の理解を深めるといった使い方も出来ます。
最近ではExcelにCopilot(※Microsoft が提供するAI搭載のデジタルアシスタント)が組み込まれているものも登場しているため、今回のようにExcelと生成AIのチャットページを行き来せずに、直接Excel内で対話して数式や関数を入力することも可能になっています。是非こちらも試してみてください。