事例紹介

シフト作成時間が4分の1に削減した上に、追加訪問が可能に。
~医療生協ケアステーション うらしん様 「ZEST」導入事例~

うらしん様は、職員数が18名おり、その中で、看護師が15名のステーションです。利用者さんは全部で160~170名ほど。さいたま浦和区で一番大きい訪問看護ステーションとなります。 「ZEST」は、3か月のトライアル後、2020年1月より本格導入されました。今回は所長であり、スケジュール作成担当者でもある平泉様にお話しを伺いました。

「ZEST」導入の背景~月30時間以上費やして、ホワイトボードや紙でシフト表を作成していた

うらしん 職員の皆様

うらしん 職員の皆さま

「昔はホワイトボードを使って、160名ほどの利用者さんの名前を貼っていました。」
可視化されて、職員同士でスケジュール変更することもできたとのことですが、名札が落ちていることや、シフト漏れも起きました。
しかし、「来客があった場合に、個人情報が丸見えと言ったところも大きな問題になってきて、ホワイトボードを使わないようにと言われました。」

その後、紙を使って、全スタッフの名前を書いた上で、利用者の情報1カ月分、それを160人全てチェックして、まず業務日誌に落としこんでいたとのこと。
「この人は月に1回、この人は月木とか、この人はショートステイあるからここだけとか、今月はないとか、月に2回の人は第1第3とか。しかも、毎月スケジュールが変わるんですね。完全固定じゃない。」

作成した業務日誌から、利用者さんの名前をパソコンで打ち込んでいた平泉様。看護師の勤務予定や、訪問可能な看護師かチェックを入れながら何とか人力で作成していました。
「だいたい1日分で1時間。1か月分、30日分、つまり、月に30時間以上やるわけですよ。紙1枚が1日分なので、これを30枚出さないといけない。延べ件数でいうと1000件分作る必要がありました。」

ルートの効率性まで考慮することはできず、最適なスケジュールとは言えなかった

紙でシフトを作成していた時の実際の資料様

紙でシフトを作成していた時の実際の資料

シフトを埋める、作成することに月30時間以上費やしていた平泉様。

勤務時間中は時間が取れず、残業や休みの日に作成していたそうです。
訪問効率性まで考慮することは難しく、「そこまでを頭の中で考える事は私にはできなかった。遠くから遠くへの訪問も多くなっていました。」

自身の残業代と利用費を比較し上長を説得。導入後、シフト作成時間は4分の1に。加えて、シフト漏れがなく、1人あたり1件/1日の追加訪問が可能に。

「ZEST」を活用してスケジュール管理をする平泉様

「ZEST」を活用してスケジュール管理をする平泉様

「ZEST」は在宅医療スタッフが集まる勉強会にて知ったという平泉様。

「効率的な訪問の組み合わせが、しかも、それをインターネット上で自動で割り当てられるって聞いたときに、目からうろこでした。」
実際、月30時間以上かかっていたシフト作成を時給換算し上長を説得。

「今は、早ければ1日分は10分か15分でできる。だから4分の1。それで、シフト漏れがない。そして「ZEST」が最適化してくれるので効率的な訪問に繋がり、隙間ができている。1人1件ずつくらい訪問が増えたりしています。」

訪問に行けない看護師にシフトが振られることもなくなった。「訪問が可能な看護師に割り振られるようになりました。今まで、“私行ったことありません”となって急遽やっていた朝の組み換えがありました。測ったことはないですが、結構な時間使っていたと思うんです。そういう無駄な時間が無くなりました。」

空き状況を病院に即答できるようになり、それが病院からの信頼性アップに繋がっている。

「ZEST」はクラウドサービスなので、どこにいてもシフト確認ができる。

「病院の支援会議に行った時に、ここが空いているので入れましょうと即答できる。私たちは機能強化型ステーションとして、重症度の高い方を受け入れていきます。どんな病状の方にも応える。重症な方は、場合によっては数時間や一日単位で症状が変わっていってしまうので、即対応ができなくてはいけません。そういったときに病院に行って話を聞いて、今日のここなら空いているとすぐ連絡することができる。これは、病院からも信頼を得るきっかけにもなっているかなと思います。」

今までは紙で管理し、しかもシフトを逐一修正していたので、本当に今日明日のその時間が空いているのかわからず、一度持ち帰って確認した上で回答されていたそうです。

シフト作成に費やしていた時間を、チーム会議に

シフト作成に費やしていた時間を、チーム会議に

スタッフが効率的な訪問を意識するようになり、経営者マインドを持つように。チームでの情報・悩みの共有にきちんと時間を使えるように

加えて、「ZEST」導入がスタッフの経営意識に繋がってきているのではないかと話す平泉様。

「今まで訪問と訪問が遠くてもそのまま受け入れていたスタッフが、利用者さんに曜日変えてもらおうかとか、こういう風に行った方がスムーズに回れるよねとか。効率的な訪問をすることに意識が向いてきた気がします。」

また、効率的に訪問でき平泉様のシフト作成の時間が削減したことで、チームでの情報共有の時間がきちんと取れるようになったとのこと。

「在宅で1人で看護していると、自分の考えが正しかったのかとか、これで良かったのかとか、一人で抱えがちです。みんなで、チームで話し合える時間がとても大事ですが、ZESTによりその時間を設けることができています」