ユーフィット様は、24時間対応の訪問看護・訪問リハビリサービスを福岡県太宰府市と福岡市の2か所で展開しています。利用者数はあわせて約90名、認知症からターミナルケアまで、高齢者のご利用者中心に月間800件以上の訪問件数を数え、スタッフ16名で運営しています。訪問スケジュール作成にともなう管理者の負荷を軽減し、利用者数の増加や新規の問い合わせへの迅速な対応を図るため、ZESTの導入を決定いただきました。訪問スケジュール管理を担う方々にお話をうかがいました。

導入前は訪問から戻ってスケジュール作成に毎日1〜2時間、きつかった…

藤原様「ZESTが導入されるまでは管理者が一人で訪問スケジュールを作成していました。毎月中旬ごろから徐々に作り始めて、毎日1－2時間。月末は4－5時間とられていました。どうしても残業することになってしまいます。作成したとおりにいくことはほぼなく、毎日スケジュール調整が発生しますし、シフト表のアップデートやそれにともなうスタッフへの周知連絡にかかる時間や手間はかなりありました。パソコンで作成したものを印刷して、さらにそこに手書きが入ると本当に大変で、結局、チャットや電話で再確認したり。私自身も利用者さんを訪問しながらやっていましたので、本当にきつかったです。」

皆がスケジュールを見られるおかげで「現場の課題を現場で解決」できるように

杉野様「ZESTが入ってからは、訪問スケジュール作成に時間をかけることはほぼなくなり、断然時間に余裕ができました。管理者がスケジュール組むのが当たり前、とならないよう、現場スタッフにも訪問スケジュールをチェックしてもらって、気づいたことを聞く余裕も生まれました。」

山内様「スタッフ皆にコミットしてもらうことで、所内や利用者さんなど、全体を俯瞰して状況を把握できるようになったんです。チームスタッフを組み合わせて配置・割り当てすることも容易になりましたので、“どのスタッフが訪問しても同じレベルのケアを利用者さんに提供できるようにする”という経営方針にも合致することにつながりました。次の訪問予定についてスムーズに引き継ぎもしやすくなったと思います。皆がスケジュールを見られるおかげで、現場で状況を把握して、問題があれば解決することができるようになりました。」

微調整は手動で可能、情報連携が簡単

山内様「朝いちばんで変更連絡が来ることもありますが、最適化ボタンですぐに対応できるようになりました。微調整は管理者が行っていますが、手動で調整もできるのが良い点です。子どもの急な発熱で迎えにいかなくてはならないスタッフの時間割り当てや再配置も調整しやすくなりました。」

藤原様「新型コロナ感染症対策で濃厚接触者の可能性のあるスタッフが急に自宅待機になったりもしましたが、ZESTでの調整がすごく役に立ちました。ZESTにログインしさえすすれば最新状況がシェアされますので、連携連絡の手間が大きく減って助かりました。」

見える化が進むことで売り上げアップも

杉野様「管理者の画面では、売上の計算もすぐできますので、“あと何件行けば売上が達成できるのか”がすぐわかるのがありがたいです。たとえば、隙間時間に訪問を入れて件数をアップしたり、利用者さんと話しながら訪問回数を上げることができています。時間配分がわかるようになっているのは非常に大きなことです。」

杉野様「スタッフの時間やスケジュールに対する意識が高くなったと思います。あいている時間を訪問現場ですぐ見られるので、先々の予定を見ながら主体的にサービス提案をするなどの動きがみられるようになりました。利用者さんにとっても、来て欲しい時間やサービスをその場で調整してくれるということで満足度も上がっていると感じています。」

藤原様「新規のお問い合わせへもスケジュールがすぐ確認できるので、確認して折り返すことによる機会ロスがなくなりました。新規獲得につながっています。」

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訪問スケジュールが最新の状態できちんとスタッフ皆が確認できる環境が整ったことにより、ユーフィット様では、残業削減に加え、スタッフの皆さまに積極性やチームとしての一体感が高まったり、利用者さんの満足度向上や売上への貢献にもつながってきたというお話いただきました。

ありがとうございました。